(Nono Supriatna)
I. PENGERTIAN
Formulir : Secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu.
II. MANFAAT FORMULIR :
1). Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.
III. GOLONGAN FORMULIR
3.1. Menurut Sumbernya :
a). Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan
b). Form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan
c). Form yang diterima dari pihak luar perusahaan
3.2. Menurut Tujuan Penggunaannya :
a). Form untuk meminta dilakukannya tindakan
b). Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi.
IV. PRINSIP PERANCANGAN FORMULIR
1). Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
2). Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form lainnya
3). Sederhana dan ringkas
4). Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian.
5). Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dg. Pihak luar.
6). Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi.
7). Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol pengeluaran form.
8). Cetak garis jika akan ditulis tangan.
9). Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar.
10). Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak.
11). Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data.
V. KELEBIHAN ELECTRONIC FORM
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan, pengendalian dan pengarsipan datanya.
VI. DOKUMEN
Dokumen Sumber (Source Document) :
Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap jurnal atau buku pembantu.
Dokumen Pendukung (Supporting S.) :
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal dan buku pembantu
Contoh:
Faktur Pembelian: – Bukti Kas Keluar
– Surat Order Pembelian
– Laporan Penerimaan Barang
– Faktur dari pemasok
Catatan: Bagi mahasiswa yang sedang mengambil m.k. SIA pada SP 2009/2010 Genap, untuk berbagi ilmu, Berikan Komentar pada tag comment berupa ulasan atau tambahan pembahasan dari referensi lain (sebutkan dari sumbernya, misal www. Httf://aaa.com, atau buku SIA – Nonosun, dll. sebutkan :
NIM : …………….
Nama : …………….
mata kuliah : …………….
Judul yang dikomentari : …………….
Agustus 4, 2010 pukul 6:57 am |
Defrina Sari Tilawati
0807081
Pend. Akuntansi
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Formulir elektronik dapat dibagi menjadi 6 tingkatan, yaitu :
1. Static
Bentuk dasarnya berupa kertas. Proses input data dilakukan secara
manual.
2. Editable
Pengisi dapat mengetik formulir tetapi responnya tidak cerdas.
Proses input data kebanyakan mesih menggunakan metode manual.
Contohnya adalah Microsoft Word tanpa menggunakan bentuk
bentuk khusus.
3. Fillable
Di tingkat ini, formulir mulai meunjukkan nilai riil. Dalam tingkat ini,
kemungkinan data dapat dimasukkan dari suatu pemrograman dan
kemudian menjadi database. Contohnya adalah PDF yang dapat diisi.
4. Validating
Pada tingkat ini, formulir tersebut dapat menyediakan umpan balik
kepada pengisi.
5. Smart
Pada tingkatan ini, formulir memiliki dua cara untuk merespon isi,
yaitu memberikan umpan balik dan memodifikasi formulir itu sendiri.
6. Connected
Formulir pada tingkat keenam ini dapat memanfaatkan segala bentuk
media elektronik yang tersedia. Hal ini memungkinkan formulir untuk
menetapkan aturan yang bergantung pada data eksternal dan
mengirimkan data secara langsung ke dalam database.
Sumber :
1. http://www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
2. http://formulate.com.au/articles/what-is-an-electronic-form/
Agustus 4, 2010 pukul 7:39 am |
Dini Septiani (0808405)
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
SUMBER : http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 4, 2010 pukul 8:56 am |
FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu
1. jika suatu kejadian harus di catat, maka formulir perlu di gunakan
2. jika informasi tertentu harus di catat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang tepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir, diantaranya
1. siapa yang memerlukan atau yang akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. adakah formulir lain yang sekarang di rancang atau sekarang di gunakan berisi informasi yang sama, jika ya apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang di rancang ini dengan formulir lain. banyak perusahaan yang merancang faktur penjualan, surat muat (bill of leading), slip pembungkus (packing slip), dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan
3. apakah elemen-elemen yang harus di cantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. hal ini akan mengurangi kemunhkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisn formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir
4. apakah formulir akan menggunakan penulisan tangan atau dengan mesin. dll.
informasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir
formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakannya penyempurnaan, penggantian, atau penghentian, pemakain formulir yang sekarang digunakan, untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
a. yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan
b. yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut,
DOKUMEN
dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
dokumen ada 2 jenis, yaitu:
1. dokumen sumber adalah dokumen yang di pakai sebagai pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu,
2. dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
sumber: sistem akuntansi, mulyadi
nama: irma nurmayanti
nim:0803155
jurusan: pendidikan akuntansi
Agustus 4, 2010 pukul 9:14 am |
kebetulan saya baru saja menemukan e-book yang membahas tentang materi ini.
walaupun hanya berupa lembaran-lembaran, ternyata formulir sangatlah penting bagi sistem informasi akuntansi. formulir dapat digunakan sebagai alat komunikasi untuk memuat informasi yang diperlukan dalam setiap transaksi akuntansi, sperti misalnya transaksi pemesanan persediaan barang dagang.
Tambahan:
dalam sistem informasi akuntansi dikenal 3 jenis formulir input, ini digunakan sebagai entri data.
diantaranya:
1)formulir entri satu record: digunakan utk menambah, menghapus atau memodifikasi data di satu record tabel tertentu.
2)formulir entri bentuk tabel: bentuk formulir ini seperti kertas kerja untuk memasukan banyak atau sekumpulan kejadian dalam satu tabel.
3)formulir entri multitabel
(untuk lebih lengkap dapat dibaca di http://books.google.co.id/books?id=HQa4RQC1zYgC&pg=PA319&lpg=PA319&dq=macam+formulir+dalam+sia&source=bl&ots=8XsmZl43Ib&sig=cJiWmr6zIbzdsBkJGjhFMckDg1Y&hl=id&ei=SylZTISiLs2_rAfN-bidDg&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=10&ved=0CDUQ6AEwCQ#v=onepage&q=macam%20formulir%20dalam%20sia&f=false)
Agustus 4, 2010 pukul 9:31 am |
(sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi Edisi 3. Bagian penerbitan STIE YKPN. 1997: Yogyakarta)
A. Kapan formulir diperlukan?
Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu :
1. jika suatu kejadian perlu dicatat
2. jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali
3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.
4. jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi
B. faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perancangan formulir
1. siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut?
2. adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama?
3. apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis?
4. apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya?
C. Formulir Ganda
Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. tembusan formulir dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan cara :
1. dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali diantara lembar asli dengan lembar tembusannya.
2. Dengan menyisipkan karbon sekali pakai diantara lembar asli dan lembar tembusannya
3. Dengan menggunakan kertas tanpa karbon (carbonless paper) sebagai bahan cetak formulir berganda.
D. Dokumen sumber dan pendukung
Dokumen pendukung berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman. dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.
(sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi Edisi 3. Bagian penerbitan STIE YKPN. 1997: Yogyakarta)
Agustus 4, 2010 pukul 10:23 am |
FORMULIR
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.
jenis-jenis formulir
menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
menurut tujuan penggunaannya:
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.
Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll
Faktor-faktor yang yang dipertimbangkan dalam merancang formulir:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Formulir di perlukan dalam suatu perusahaan apabila:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
DOKUMEN
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer).
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”.
sudah jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain.
Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan.
sumber:
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
http://www.documentsolution.com/ID/about_document.htm
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
Agustus 4, 2010 pukul 10:29 am |
Artikel yang menarik pak. Formulir elektronik memang sangat dibutuhkan dalam efisiensi arus data dan informasi. Kalau boleh menambahkan, mengutip kata-kata Mulyadi, formulir diperlukan saat sebuah organisasi dalam kondisi sebagai berikut :
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
Terimakasih
(Sumber : http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html)
Agustus 4, 2010 pukul 11:10 am |
A. Pengertian Formulir
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi. Menurut saya formulir adalah lembaran yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan dijadikan data dan informasi bagi pihak yang berkepentingan. Manfaat adanya formulir yaitu mempermudah kita untu mempunyai data yang akurat yang kita perlukan untuk suatu kebutuhan karna dengan adanya formulir kita bias mengetahui informasi mengenai sesuatu. Formulir biasanya berisi pertanyaan singkat dan jelas mengenai apa yang kita ingin ketahui.
B. Dokumen
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images). Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
Dilkutip dari:
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 4, 2010 pukul 11:12 am |
Nama : Benny Ricana
Nim : 0801013
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
Terima kasih pak atas materinya dikelas dan di internet,saya setuju dengan yang bapak tulis di blog bapak, karena faktur, formulir atau dokumen lainnya berfungsi untuk menyampaikan informasi akuntansi kepada yang memerlukan informasi akuntansi tersebut.
Dokumentasi yang terkait dengan akuntansi sebagai contoh:pembukuan,L/C, Rekening Koran. kelebihan pemeriksaan dokumen dalam akuntansi ialah : 1) dapat memperoleh gambaran menyeluruh tentang usaha secara efisien, 2) dapat memperoleh pembayaran yang sebenarnya. Kekurangannya ialah : 1) sukar untuk memperoleh proses negoisasi transaksi, 2 ) sukar untuk memperoleh transaksi off-record. (ttp://www.bppk.depkeu.go.id/webbc/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=122&Itemid=62). Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit. Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
(http://pustaka.ictsleman.net/bisnis/penjualan/11_FORMULIR_ADMINISTRASI/index.html)
Agustus 4, 2010 pukul 11:18 am |
http://www.docstoc.com/docs/32612423/Sistem-Informasi-Akuntansi
-Formulir merupakan secarik kertas yang memiliki ruang utuk diisi dengan informasi yang terdapat didalamnya, baik itu yang tercetak maupun tidak. Dalam perusahaan formulir bermanfaat untuk mentapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisinis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain.
-Formulir adalah dokumen yg digunakan untuk mencatat terjadinya tramnsaksi yang biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristis\wa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Agustus 4, 2010 pukul 11:48 am |
nama : arny yuniar
nim : 0801020
saya akan menambahkan beberapa penjelasan mengenai formulir.
> Faktor-fator yang perlu dipertimbagkan dalam merancang formulir
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut, Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
> Informasi yang diperlukan dalam merancang formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
sumber : http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 4, 2010 pukul 11:49 am |
Dalam kebanyakan kepustakaan sistem bukti transaksi sering juga disebut dengan formulir. Sedangkan dalam arti luasnya sama seperti pengertian formulir yang telah dipaparkan oleh Bapak diatas, yakni suatu kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk kemudian diisi sesuai dengan kebutuhannya. Dengan demikian blanko jurnal, buku besar juga termasuk ke dalam contoh dari formulir (http://elearning.gunadarma.ac.id)
Dengan meluasnya pemakaian komputer dalam bisnis, maka pemakaian formulir elektronik pun semakin diminati oleh masyarakat. Pemakaian formulir elektronik pun menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Formulir diperlukan ketika:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
(http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com)
Agustus 4, 2010 pukul 12:05 pm |
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
(http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com)
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
(http://bakoel-bakoel.blogspot.com)
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Formulir-e (bentuk elektronik) atau electronic form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Aside from eliminating the cost of printing, storing, and distributing pre-printed forms, and the wastage of obsolete forms, e-forms can be filled out faster because the programming associated with them can automatically format, calculate, look up, and validate information for the user. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, e-bentuk dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna. (http://searchcio.techtarget.com)
Agustus 4, 2010 pukul 12:08 pm |
Formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi, sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur” .
Karena prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal, sedangkan kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar maka kegiatan yang dilakukan adalah : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan.
# Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan – laporan, yang dipergunakan untuk membangun system akutansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.
# Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan – laporan, yang dipergunakan untuk membangun system akutansi dan administrasi perkantoran..
# Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data electronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akutansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.
# Hadir dan tidaknya karyawan dalam suatuperusahaan
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntansi ”.
sumber: http://www.docstoc.com/docs/32612423/Sistem-Informasi-Akuntansi
http://divlaa.multiply.com/journal/item/19/SIA-pengantar_penyusunan_SIstem_akuntansi
Agustus 4, 2010 pukul 12:13 pm |
Form adalah Satu fasilitas untuk membuat formulir. Formulir ini dapat berupa input-input dalam bentuk berbeda
(http://www.total.or.id/info.php?kk=Form)
Agustus 4, 2010 pukul 12:17 pm |
Perkembangan teknologi memungkinkan formulir tidak hanya dalam bentuk kertas, namun dalam bentuk tampilan baik melalui layar mesin ATM,Telepon Seluler atau Telepon genggam (Handphone), dan layar komputer. jenis media apapun yang digunakan, formulir pada dasarnya memiliki manfaat yang sama, yaitu :
a. Merekam data transaksi bisnis
b. Menetapkan pihak yang bertanggungjawab atas transaksi bisnis
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan aktivitas dalam bentuk tulisan
d. media untuk menyatakan informasi dari pihak yang satu ke pihak yang lain.
Contoh formulir :
a. formulir yang dibuat dan disimpan di perusahaan :kartu absen karyawan, kartu gaji karyawan, surat permintaan pembelian, bukti permintaan, bukti pengeluaran barang, dll.
b. formulir yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan : faktur penjualan tunai, faktur pajak, surat penawaran harga, dan bukti kas keluar.
c. formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan : faktur pembelian dan rekening koran Bank.
d. formulir untuk meminta dilakukannya tindakan : Bagian Personalia telah menyusun daftar gaji, selanjutnya menerbitkan formulir untuk mencairkan gaji karyawan kepada unit organisasi lainnya seperti bagian keuangan atau bagian pengeluaran kas.
e. formulir untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi : bagian personalia mengisi formulir ringkasan jam kerja karyawan.
sumber : “Buku Kerja Berbasis Komputer untuk Manajer Keuangan dan Akuntansi” oleh Johar Arifin dan Achmad Sumaryono. Penerbit : Elex Media Komputindo.
Dilihat dari bentuknya, formulir dibagi menjadi 2 jenis :
a. Hardcopy : formulir yang dicetak pada kertas dimana dalam penggunaannya user dapat mengisi langsung daftar pertanyaan formulir tersebut dengan menggunakan alat tulis seperti bolpoin atau pensil. penggunaan formulir ini kurang efisien dan kurang reliabel karena pemilik formulir perlu melakukan penginputan ulang atas data yang telah diisi oleh user ke dalam komputer, sehingga membutuhkan waktu untuk proses penginputan ulang dan dalam proses penginputan ulang itu juga terdapat kemungkinan kesalahan yang dapat mempengaruhi keabsahan data. Walaupun demikian, sampai saat ini formulir hardcopy masih digunakan oleh perusahaan dengan pertimbangan : infrastruktur teknologi dan informasi pada perusahaan masih belum memadai serta kurangnya sosialisasi penggunaan formulir softcopy kepada masyarakat.
b. Softcopy : formulir dalam bentuk file dokumen pada komputer yang terhubung database tertentu. Kelebihan penggunaan formulir softcopy :
1. dapat disebarkan melalui jaringan internet baik menggunakan email maupun situs web.
2. memungkinkan penggunaan fasilitas validasi untuk meningkatkan tingkat reliability data yang diinput oleh user.
3. data yang sudah diinput dapat disimpan dalam database tanpa harus melakukan penginputan ulang atas data yang sama sehingga lebih efisien dari segi waktu.
4. data yang tersimpan dalam database dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
5. memberikan fleksibilitas yang tinggi dalam hal penggunaan kembali informasi pada sistem atau proses bisnis lainnya dalam bentuk yang berbeda.
6. biaya pembuatan dan penyebaran formulir softcopy jauh lebih rendah dibandingkan dengan formulir hardcopy.
7. pemilik dokumen tidak perlu melakukan penyimpanan formulir hardcopy yang membutuhkan biaya dan tempat penyimpanan dokumen.
Sumber : “Solusi Jitu Membuat Formulir Bisnis Dinamis dengan InfoPath 2003 & Access 2003”. Oleh : Irawan Sardi. Penerbit : PT Elex Media Komputindo, Jakarta .
Agustus 4, 2010 pukul 12:31 pm |
Nama : Nandina Endah Maulani
NIM : 0807050
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
setelah saya mengumpulkan informasi dari berbagai sumber yang berkaitan dengan materi ini, saya menemukan beberapa informasi tambahan yaitu sebagai berikut.
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi. Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang. (http://id.wikipedia.org)
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut. (http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com)
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
(http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com)
Agustus 4, 2010 pukul 12:38 pm |
assalamualaikum wr.wb
Materi diatas merupakan materi yang sangat menarik bagi saya,karena dalam hal ini saya baru pertama kali mengenal mata kuliah sistem informasi akuntansi, maka tentunya banyak sekali hal yang belum saya ketahui mengenai materi-materi pada perkuliahan Sistem informasi Akuntansi ,termasuk materi mengenai “FORMULIR” ini.
Memang istilah formulir ini tentunya sudah tidak asing lagi bagi saya, karena dalam kehidupan sehari-hari terkadang saya berada pada suatu kegiatan/event yang mengharuskan saya untuk mengisi sebuah formuli,misalnya saja formulir pendaftaran SNMPTN dan lain-lain.
Namun istilah formulir ini menjadi suatu hal yang baru/asing bagi saya ketika dikaitkan dengan bidang sistem informasi akuntansi.
yang mana dalam hal ini formulir itu memiliki manfaat atau peranan yang sangat besar dalam transaksi bisnis,(dunia bisnis) seperti yang diuraikan sebelumnya . Selain itu formulir juga digolongkan kedalam 2 jenis,yaitu:
1.Menurut Sumbernya : Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan,form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan, dan form yang diterima dari pihak luar perusahaan
2.Menurut Tujuannya : Form untuk meminta dilakukannya tindakan, dan form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi
Disamping itu perancangan formulir pun dilakukan dengan tidak sembarangan karena terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi ketika membuat suatu formulir (tidak sembarangan),seperti yang di uraikan dalam materi dalam blog ini.
Formulir diperlukan pada saat:
1 Jika kejadian harus dicatat
2.Jika data tertentu harus dicatat berulangkali
3.Jika data yang berkaitan perlu dikelompokan untuk memudahkan pengelolaannya
4.Jika diperlukan untuk menetapkan penanggung jawab terjadinya transaksi
5.Jika diperlukan media komunikasi
Selain formulir, kita juga mengenal istilah dokumen, dalam sistem informasi Akuntansi dokumen dibagi menjadi 2,yakni :
a.Dokumen sumber (source document): dokumen yang dijadikan sebagai dasar pencatatan
b.Dokumen pendukung (Supporting S) : dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi
Mungkin demikian pendapat saya mengenai materi ini, tentunya masih banyak hal yang tidak saya ketahui.Maka dari itu mohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang terdapat dalam komentar ini.Wassalam
oleh Nur Anisa (0806005)
Pendidikan Akuntansi
Agustus 4, 2010 pukul 12:45 pm |
Form adalah Satu fasilitas untuk membuat formulir. Formulir ini dapat berupa input-input dalam bentuk berbeda
(http://www.total.or.id/info.php?kk=Form)
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html)
Dokumen
Dokumen, naskah. Dokumen ini terdiri dalam dua bentuk, yang pertama dalam bentuk hardcopy, dan kedua dalam bentuk softcopy. Hardcopy biasanya dalam bentuk hasil cetakan, seperti yang biasa kita lihat pada kertas misalnya. Sedangkan softcopy, adalah dalam bentuk yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung, melalui alat bantu, seperti penyimpanan data pada file di disket, sehingga dokumen tersebut bisa dilihat dengan bantuan komputer.
(http://www.total.or.id/info.php?kk=dokumen)
Agustus 4, 2010 pukul 12:49 pm |
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
1. Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
2. Adakah formulir lain yang ada atau akan dirancang yang isinya sebagian sama? (mengurangi pekerjaan berulang)
3. Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang logis? (mudah diisi)
4. Alat yang digunakan untuk mengisi formulir? (jumlah
ruang yang akan diisi)
5. Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas dan ukuran)
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images). Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Dokumen sumber dan Pendukung
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sebagai bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Sistem Inf Akt 1, Drs.Ak.Sartono, MM
Agustus 4, 2010 pukul 12:51 pm |
Nama : Nur Ayani Fathonah
Nim : 0804196
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.
Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti
transaksi)
Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam
mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha.
Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan
laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang
membutuhkan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya
transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari Jenis Formulir
6. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
7. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
8. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
9. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Jenis Formulir
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan, contoh: surat permintaan pembelian,
bukti permintaan dan pengeluaran barang,
Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur
pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Prinsip Perancangan Formulir
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi
lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam merancang formulir:
Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
Adakah formulir lain yang ada atau akan
dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang
logis? (mudah diisi)
Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah
ruang yang akan diisi)
Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas
dan ukuran)
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Dokumen sumber dan Pendukung
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai
sebagai dasar dalam melakukan pencatatan
transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran
dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan,
dokumen pendukungnya: order pengiriman,
laporan pengiriman barang, surat muat.
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http://www.google.com/search?hl=en&q=sartono+sistem+informasi+akuntansi+bab+03&aq=f&aqi=&aql=&oq=&gs_rfai=
Agustus 4, 2010 pukul 12:59 pm |
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
sumber:
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
sumber: http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 4, 2010 pukul 1:01 pm |
Tina Siti Kodariah
0807053
Pendidikan Akuntansi
PENGERTIAN FORMULIR
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.
(http://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/13/sistem-informasi-akuntansi/Formulir.)
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
(http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html)
Agustus 4, 2010 pukul 1:01 pm |
DEFINISI FORMULIR:
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
FORMULIR ELEKTRONIK
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
DOKUMEN
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
sumber:
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 4, 2010 pukul 1:05 pm |
Listri Cipta Lestari
0801018
A. Formulir
-Formulir berasal dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak
pertanyaan yang harus diisi.Contoh formulir : faktur penjualan, dll
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
-Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam
organisasi
(http://bakoel-bakoel.blogspot.com)
-Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu
1. jika suatu kejadian harus di catat, maka formulir perlu di gunakan
2. jika informasi tertentu harus di catat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktu penulisan informasi tersebut.
3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama,
untuk memudahkan pengecekan yang tepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir
harus digunakan.
4. jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi, formulir perlu
digunakan.
B. DOKUMEN
Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain
atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan
yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah
dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat,
dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa
pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih
bisnis.
Dokumen ada 2 jenis, yaitu:
1. dokumen sumber adalah dokumen yang di pakai sebagai pencatatan ke dalam jurnal atau buku
pembantu,
2. dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti shahihnya
transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
(sumber: sistem akuntansi, mulyadi)
Agustus 4, 2010 pukul 1:09 pm |
Ade Tini K.A. (0800040) :
1. FORMULIR DIPERLUKAN KETIKA:
a. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
b. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
c. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
d. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
2. FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR :
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
(http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html)
SOP Administrasi Transaksi
Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.
I. SOP administrasi pembelian
1. Mempersiapkan bukti permintaan berupa surat permintaan
2. Melakukan Survei Pasar dengan mengirimkan Surat Penawaran Order
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang
4. Memutuskan pihak yang akan menjadi supplier
5. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
6. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
7. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
II. SOP administrasi penjualan tunai
1. Menerima surat permintaan (order) dari calon pembeli.
2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen ( catatan kesepakatan sementara ).
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian.
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sesuai dengan pesanan pembeli.
6. Periksa invoice asli dan invoice rangkap serta teliti uang tunai yang dibayarkan
7. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen.
III. SOP administrasi penjualan kredit
1. Menerima surat permintaan (order) dari calon pembeli.
2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
3. Calon pembeli mengisi Aplikasi Kredit dengan lengkap
4. Periksa formulir aplikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan.
5. Pembuktian survei calon pelanggan dengan formulir bukti survei
6. Kepala bagian kredit menyetujui penjualan kredit tersebut
7. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada calon pelanggan.
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.
9. Buatkan invoice.
10. Kirim barang dengan tepat waktu kepada pembeli.
(http://www.e-dukasi.net/mapok/mp_files/mp_298/materi2.html)
Agustus 4, 2010 pukul 1:12 pm |
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi.
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
Adakah formulir lain yang ada atau akan dirancang yang isinya sebagian sama? (mengurangi pekerjaan berulang)
Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang logis? (mudah diisi)
Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah ruang yang akan diisi)
Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas dan ukuran)
Dokumen sumber dan Pendukung
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Sistem Inf Akt 1, Drs.Ak.Sartono, MM
Agustus 4, 2010 pukul 1:20 pm |
Electronic Form
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya. Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan, Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 4, 2010 pukul 1:34 pm |
berikut ini adalah data-data yang saya temukan mengenai formulir:
>>Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
>>Manfaat Formulir
# Merekam data transaksi bisnis perusahaan
# Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
# Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
# Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
>>Kapan Formulir Diperlukan?
– Jika suatu kejadian harus dicatat.
– Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali.
– Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.
– Jika diperlukan tanggung jawab terhadinya transaksi.
>>Formulir Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
>>Formulir Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
>>Formulir Elektronik
Dahulu kita hanya mengetahui formulir yang ditulis tangan secara manual,tetapi dewasa ini telah muncul formulir elektronik..
*Keuntungan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
*kelemahan formulir elektronik
1. Penggunaan teknologi yang tidak layak antara lain:
– Analis sistem atau pemogram tidak mempunyai keahlian yang cukup untuk menggunakan teknologi tersebut.
– Pemakai yang awam terhadap teknologi hardware yang baru.
– Pemakai yang awam terhadap teknologi software yang baru.
– Perencanaan yang minim untuk instalasi teknologi hardware dan software yang baru.
2. Kondisi yang dapat menimbulkan kesalahan pemasukan data, antara lain:
– Nilai-nilai data sumber yang tidak layak atau tidak konsisten mungkin tidak dideteksi.
– Kesalahan manusiawi dalam mengetik (keying) data atau kesalahan-kesalahan selama transkripsi mungkin tidak dideteksi.
– Record data yang tidak lengkap atau diformat secara buruk mungkin diterima seakan-akan record itu lengkap.
– Kesalahan mekanis peralatan hardware.
– Kesalahan interpretasi karakter-karakter atau pengertian input yang dicatat secara manual.
– Kesalahan prosedur pemasukan data
sumber::
– http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
-http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:HBUfAWxHqfcJ:repository.binus.ac.id/content/F0642/F064246855.ppt+tentang+formulir+elektronik+dalam+akuntansi&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id
(Neneng Mida N_0808404)
Agustus 7, 2010 pukul 4:42 am |
Nama : Eva Rosdiana
NIM : 0801008
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
menambahkan…
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1.Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Agustus 7, 2010 pukul 4:44 am |
Nama : Eva Rosdiana
NIM : 0801008
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
menambahkan…
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1.Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Sumber:
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 4, 2010 pukul 1:48 pm |
Menurut Turban, Mclean dan Wetherbe (1999), Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Salah satu cara bagaimana informasi tersebut dapat tersampaikan khususnya dalam menyampaikan informasi akuntansi maka dipergunakanlah formulir atau form maupun dokumen lainnya.
Definisi Dokumen
Dokumen adalah suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari satu kelompok ke kelompok lain yang menuntun kita pada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Formulir adalah salah satu jenis dokumen dan pembukuan merupakan salah satu contoh dari dokumentasi akuntansi.
Adapun manfaat dari formulir itu sendiri adalah:
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi.
Klasifikasi Formulir:
1) Menurut Sumbernya:
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh: surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja dan lainnya.
Formulir yang dibuat dan dikirimkan pada pihak luar perusahaan. Contoh: faktur penjualan, surat order pembelian dan lainnya.
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: faktur penjualan dan faktur pembelian.
2) Menurut Tujuan Penggunaannya:
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh: faktur penjualan dan faktur pembelian.
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh: bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga dan lainnya.
Penggunaan formulir dilakukan karena adanya:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat
2. Jika informasi tertentuharus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, sehingga memudahkan pengecekan yang tepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan
4. Dan jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir:
1. Identitas perusahaan, nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
http://www.its-berry.com
http://net-asia.net
http://www.bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 1:50 pm |
Saya hanya ingin menambahkan, semoga bermanfaat.
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
Menurut Cushing (1997;81), formulir terdiri dari 4 bagian pokok yaitu :
1. Pengenalan
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul dan nomor formulir.
2. Instruksi
Terdiri atas 2 jenis yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selessai pengisian.
3. Isi utama
Informasi yang berhubungan secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang bagi data yang dicatat.
4. Kesimpulan
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang yang cukup untuk mencatat informasi yang menyangkut persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tandatangan persetujuan dan tanggalnya.
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/10364/487/0101034.pdf?sequence=1
Agustus 4, 2010 pukul 1:56 pm |
FORMULIR
Adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti
transaksi)
Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam
mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha.
Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan
laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang
membutuhkan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya
transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari
Jenis Formulir
Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat
permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh:
Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order
pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan,
pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran
Bank.
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan, contoh: surat permintaan pembelian,
bukti permintaan dan pengeluaran barang,
Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur
pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Prinsip Perancangan Formulir
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi
lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam merancang formulir:
Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
Adakah formulir lain yang ada atau akan
dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang
logis? (mudah diisi)
Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah
ruang yang akan diisi)
Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas
dan ukuran)
Formulir
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji
dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke
job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku
catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
sumber:
1. http://aksartono.edublogs.org/files/2008/10/bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
2. http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Agustus 4, 2010 pukul 2:07 pm |
Setelah membaca materi yang bapak paparkan di atas, bapak hanya menjelaskan poin-poinnya saja.
Berhubung telah banyak yang berkomentar menjelaskan poin-poin tersebut, mungkin saya akan lebih memperjelas bagaimana contoh formulir tersebut.
Di contoh yang bapak paparkan tidak tersedia gambar atau link yang dapat melihat bagai mana bentuk formulir tersebut. Jadi saya disini mencoba untuk menyempurnakannya.
Faktur Pembelian:
– Bukti Kas Keluar
– Surat Order Pembelian
– Laporan Penerimaan Barang
– Faktur dari pemasok
Untuk lebih jelasnya bisa di klik link dibawah ini untuk melihat contoh Faktur pembelian:
Bukti kas keluar :
http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:XWL6Z4De6ZLPSM::&t=1&usg=__yOcpn0jf-SPrd4rQhCVu9V0z62A=
Surat order pembelian :
Laporan Penerimaan Barang :
http://1.bp.blogspot.com/_Ani5ZAeG2CQ/Sa5IWxQ1MiI/AAAAAAAAAjs/7Swe2ckIvls/s400/r.bmp
Faktur dari pemasok:
itulah contoh gambar formulir.
Tidak banyak yang saya komentari tapi mudah-mudahan bisa bermanfaat.
Agustus 4, 2010 pukul 2:08 pm |
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
sumber: http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 4, 2010 pukul 2:13 pm |
Reksa Jayengsari ( 0802691)
Pendidikan Akuntansi ( A )
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
Diposkan oleh bakoel-bakoel di 17:55
Label: Sistem akuntansi
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 2:14 pm |
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
Agustus 4, 2010 pukul 2:15 pm |
Mitha Octavyan
0801003
Pend. Akuntansi/A
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam atau di dokumentasikan diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan di rekam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dan sebagainya. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.
Dokumen transaksi bisa berupa :
1. Bukti Pengeluaran Kas
2. Bukti Penerimaan Kas
3. Bukti Setoran Bank
4. Faktur Pembelian
5. Faktur Penjualan
6. Surat Penerimaan Barang (Pembelian Kredit)
Sumber : SIAP (Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan : Parama Solusindo)
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut :
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas dan utang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan perintah surat pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan suratpermintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
(Sumber : Muhammad Nur Blog)
Agustus 4, 2010 pukul 2:18 pm |
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir :
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir :
1. Menurut sumbernya :
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
c. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
2. Menurut tujuan penggunaannya :
a. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
b. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir :
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Agustus 4, 2010 pukul 2:23 pm |
nama:ulpha lisni azhari
nim:0801012
pendidikan akuntansi 2008
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
DOKUMEN
Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu system sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan entry data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai.
Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada procedure pengolahan data.
Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.
sumber:
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 2:36 pm |
Nama :Rosdianica Dewi Lestari
NIM :0806304
Persyaratan formulir
Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir.
Dalam merancang formulir harus memperhatikan prinsip seperti ringkas, sederhana, terdapat nama dan nomor formulir, hindari duplikasi data, mengandung unsur pengendalian internal, dan sebagainya. Contoh formulir yang paling lengkap dapat dilihat dalam program komputer akuntansi seperti DacEasy Accounting, MYOB Accountiong, Accpac dan sejenisnya.
Perangkat computer dalam suatu perusahaan saat ini hampir dipastikan tersedia, sehingga sangat disarankan dapat digunakan untuk mengisi formulir. Pengisian formulir dapat dirasakan lebih rapi dan efisien dengan menggunakan komputer sehingga dapat menghindari kesalahan data. Adapun program yang digunakan dalam mengisi formulir bisa menggunakan aplikasi Microsoft excel. Melalui excel dapat dibuat program fungsi terbilang untuk mengkonversi angka menjadi huruf yang antara lain dapat digunakan untuk membuat kuitansi dan faktur pajak.
Sumber : (http//www.books.google.co.id) (BK Basis Komputer Keuangan&Akuntan+CD)
Agustus 4, 2010 pukul 2:39 pm |
Jika dilihat-lihat ternyata teman-teman yang lain banyak menambahkan pembahasan.
Saya mencoba berkomentar tentang penggunaan dokumen dalam sistem akuntansi.
Setelah membaca beberapa artikel mengenai topik yang sedang dibahas. Dapat disimpulkan bahwa dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu system sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan entry data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai.
Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada procedure pengolahan data.
Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.
Agustus 4, 2010 pukul 2:39 pm |
Salah satu asumsi-asumsi dasar (basic assumptions) yang mendasari struktur akuntansi keuangan menurut Donald E. Kieso dkk, adalah economic entity assumptions yang mengandung arti bahwa aktivitas ekonomi dapat diidentifikasi dengan unit pertanggung jawaban tertentu. Dengan kata lain, aktivitas entitas bisnis dapat dipisahkan dan dibedakan dengan aktivitas pemiliknya dan dengan setiap unit bisnis lainnya.
Misalnya pada tingkat paling dasar, asumsi entitas ekonomi meminta suatu perusahaan untuk mencatat aktivitas keuangan perusahaan terpisah dari aktivitas pemilik dan manajer.
Walaupun konsep entitas ini disebutkan tidak selalu mengacu pada entitas legal, namun kejelasan pencatatan entitas ini harus dibuat jelas sedemikian jelas, sistematis, dan terstruktur agar transaksi yang bersifat pribadi tidak tercampur dengan transaksi resmi perusahaan.
Maka di sanalah menurut saya peran Sistem Informasi Akuntansi untuk mengatur alur dan pemisah dari entitas ekonomi yang khususnya berkaitan dengan pencatatannya.
Sumber:
Kieso, Donald E. dkk.2008.Intermediate Accounting.Jakarta:Erlangga.
Agustus 4, 2010 pukul 2:40 pm |
Persyaratan formulir
Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir.
Dalam merancang formulir harus memperhatikan prinsip seperti ringkas, sederhana, terdapat nama dan nomor formulir, hindari duplikasi data, mengandung unsur pengendalian internal, dan sebagainya. Contoh formulir yang paling lengkap dapat dilihat dalam program komputer akuntansi seperti DacEasy Accounting, MYOB Accountiong, Accpac dan sejenisnya.
Perangkat computer dalam suatu perusahaan saat ini hampir dipastikan tersedia, sehingga sangat disarankan dapat digunakan untuk mengisi formulir. Pengisian formulir dapat dirasakan lebih rapi dan efisien dengan menggunakan komputer sehingga dapat menghindari kesalahan data. Adapun program yang digunakan dalam mengisi formulir bisa menggunakan aplikasi Microsoft excel. Melalui excel dapat dibuat program fungsi terbilang untuk mengkonversi angka menjadi huruf yang antara lain dapat digunakan untuk membuat kuitansi dan faktur pajak.
Sumber : (http//www.books.google.co.id) (BK Basis Komputer Keuangan&Akuntan+CD)
Agustus 4, 2010 pukul 2:45 pm |
Nama : Ifat Fatmawati
NIM : 0807048
Unsur sistem akuntansi pokok adalah: formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan-laporan.
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji
dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke
job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku
catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
Formulir dan Ringkasan
Formulir yang digunakan untuk membuat ringkasan distribusi tergantung pada metode distribusi yang digunakan.
Klasifikasi dan Laporan
Klasifikasi rekening untuk gaji dan upah berbeda antara perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang.
sumber : http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Agustus 4, 2010 pukul 2:56 pm |
nama:ulpha lisni azhari
nim:0801012
pendidikan akuntansi 2008
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
DOKUMEN
Dokumen dasar yang digunakan sebagai bukti transaksi pada suatu system sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan perusahaan. Kekurangan atau dokumen dasar kurang berkualitas menyebabkan tidak berjalannya informasi sesuai dengan yang dibutuhkan, sebaliknya kelebihan dokumen dasar dapat menimbulkan keruwetan dalam pengolahan data sehingga memicu terjadinya kesalahan entry data yang menyebabkan terjadinya kesalahan berantai.
Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada procedure pengolahan data.
sumber:
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 3:25 pm |
Formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Dewasa ini hampir semua website yang ada sudah menggunakan form sebagai penginput datanya. Adapun contoh dari form adalah: input kata, password, textarea,dll. Sebagai contoh aplikasi yang menggunakan form adalah halaman pendaftaran anggota, buku tamu, dll. Mengingat akan pentingnya keberadaan form sehingga dapat dikatakan tiada website tanpa form.
Form adalah media interaksi antara program aplikasi dengan pengguna (user). Form merupakan sebuah penampung/kontainer dari objek kontrol-objek kontrol yang akan digunakan. Form juga sebagai penerima tugas dan memberikan reaksi terhadap perintah yang diterima. Dari pengertian tersebut, form dapat juga dikategorikan sebagai objek, karena memiliki sifat, bisa diperintah dan memberikan reaksi saat menemui suatu kejadian.
Jika anda ingin membuat formulir yang akan digunakan via internet, agar formulir anda tidak bisa diganti atau dirubah dengan orang yang tidak dikenal, maka caranya adalah pertama, anda harus mendesign formulir yang akan anda gunakan. setelah selesai, untuk memulai membuat formulir melalui word klik tab deplover, kemudian pada bagian control pilih jenis dari pada formulir yang akan menampung data. misalnya klik pada bagian nama, kemudian pilih text lalu pilih properties, pada title inisial misalnya untuk nama fieldnya, kemudian aktifkan cannot control delete agar tidak dapat di hapus. kemudian lakukan pada field-field lainnya. dan untuk tanggal lahir anda gunakan date paker, kemudian klik properties, pada title anda ketikan tanggal dan kemudian pilih bentuk tanggal yang anda inginkan. dan begitu juga untuk yang lainnya.
Jika isi dari formulir kita terdapat beberapa data pilihan, maka dapat anda gunakan tombol drove down list, klik lalu klik propeties. misalnya anda membuat judulnya paket, lalu aktifkan content control cannot delete. pada item, klik modifie lalu ketikan jenis paket yang ada, ok dan begitu juga dengan yang lainnya. untuk uang pendaftaran, anda dapat menggunakan tombol text, kemudian properties dan aktifkan control cannot delete, begitu juga dengan uang kursus. Di materi kali kita akan membahas bagaimana cara membuat formulir elektronik. Dalam pembuatan formulir elektronik langkah pertama yang harus dilakukan dengan cara mengklick tab di bagian plopler yang dimana anda memilih protect dokumen. setelah itu anda harus memilih restik formatik and editing. Kemudian anda harus memberikan tanda ceklis pada allow all at this tab of editing in. Setelah itu kita memilih felling infrom, dimana kita hanya mengijinkan pengguna untuk mengisikan datanya saja, lalu anda langsung mengklick tombol yes. Kemudian anda dapat mengisikan password yang anda inginkan dan mengklick tombol OK.
Sekarang kita sudah dapat membuat langkah-langkah untuk mengisikan formulir kita. Di dalam membuat atau pun mengisi formulir kita tidak dapat mengganti stuktur design, di sini kita hanya bisa mengisikan data nya saja Untuk pengisian tanggal, kita dapat memilih atau pun mengetikkan tanggal yang kita inginkan. Untuk melanjutkan pelatihan yang telah tersedia, anda sudah dapat memilih langsung paket yang telah tersedia. Dalam urusan pendaftaran anda langsung dapat mengetikkan isinya begitu juga dengan uang kursus.
Sekarang formulir kita aman dan dapat digunakan sebagai electronik formulir, sedangkan apabila kita ingin membuka password terhadap formulir yang telah kita buat, kita cukup mengklick stop protection lalu masukkan kembali password yang telah kita buat sebelumnya, kemudian klick OK. Apabila kita ingin melakukan editing terhadap formulir kita, anda bisa melakukan dengan cara mengklick tombol design mode lalu anda dapat menghapus bagian feel yang tidak di inginkan.
http://www.aefil.com
http://videobelajar.com
Agustus 4, 2010 pukul 3:35 pm |
FORMULIR ELEKTRONIK
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
Contoh : Dalam Akuntansi General Ledger adalah bagian utama dari komputer akuntansi. cukup mencatat transaksi melalui form elektronik, selanjutnya komputer akan mengolah data transaksi tersebut dengan menyusun jurnal transaksi sampai kesasaran akhir yaitu laporan keuangan.
Agustus 4, 2010 pukul 3:38 pm |
Setelah saya membaca materi yang bapak paparkan diatas mengenai formulir dan dokumen, menurut saya kurang jelas karena tidak terlalu rinci hanya menyebutkan point-pointnya saja. alangkah baiknya kalau dilengkapi dengan gambar dari formulir itu sendiri, supaya bisa langsung dipraktekkan.
adapun pembahasan yang akan saya tambahkan, dintaranya:
Prinsip Perancangan Formulir
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam merancang formulir:
Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
Adakah formulir lain yang ada atau akan
dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang
logis? (mudah diisi)
Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah
ruang yang akan diisi)
Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas
dan ukuran)
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
SUMBER :
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/search/label/3%20-%20Formulir
Agustus 4, 2010 pukul 4:07 pm |
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
Meningkatkan sharing knowledge
menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 4:12 pm |
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
Meningkatkan sharing knowledge
menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 4:16 pm |
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
Meningkatkan sharing knowledge
menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 4, 2010 pukul 4:57 pm |
NIM : Agin Sugiwa
Nama : 0809266
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : Dokumen
Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
* sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
* sebuah laptop/komputer portabel
* sebuah Personal Digital Assistant
Manfaat dari Dokumen :
1. Untuk menjamin kepastian hukumdokumen perusahaan berguna melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, diantaranya untuk melindungi kekayaan intelektual, paten, merk
dagang, asset perusahaan dsb.
2. Untuk pengambilan keputusan (misal dalam bidang penelitian dan pengembangan), program dokumen/Arsip perusahaan sangat mendukung pengambilan keputusan dalam membuat proyek baru
yang lebih inovatif.
3. Arsip/dokumen sebagai memori perusahaan merupakan pusat
ingatan perusahaan. Ia menyediakan dukungan bagi kepentingan leadership dan merupakan bahan untuk mengembangkan produk sehingga tidak hanya memberikan dukungan terhadap penghasilan (revenue), tetapi juga mempererat identitas perusahaan, budaya dan hubungan dengan budaya nasional yang lebih luas.
4. Untuk referensi sejarah, dokumen perusahaan adalah merupakan rekaman perjalanan perusahaan , catatan sukses/gagalnya perusahaan.
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
Klik untuk mengakses Memahami%20Arti%20Penting%20dan%20Jenis%20Dokumen%20Perusahaan.pdf
Agustus 4, 2010 pukul 5:06 pm |
NIM: 0802632
Nama: Puspita Indah L
Mata Kuliah: Sistem Informasi Akuntansi (SIA) 1
Judul yang dikomentari: FORMULIR & KELEBIHAN FORMULIR ELEKTRONIK
Assalamu ‘alaikum Wr. Wb.,
Formulir pada umumnya didefinisikan sebagai secarik (kertas) untuk diisi.
Namun, kini sebagaimana umumnya kini bahwa formulir bukan hanya dalam bentuk hard copy (Formulir Kertas), akan tetapi kini lebih popular penggunaan Formulir Elektronik (Electronic Form).
Sehingga pengertian tentang formulir memiliki penggolongan tersendiri sesuai perkembangan zaman.
Beragam keunggulan yang ditawarkan dari penggunaan Electronic Form antara lain:
1.Tidak pernah kehabisan formulir,
2.Tidak pernah ketinggalan zaman,
3.Ketidakefisienan formulir dapat dihindari,
4.Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah,
5.Kecepatan pengisian formulir,
6.Penangkapan data dilakukan sekali,
7.Tidak ada data yang mengambang,
8.Kemudahan dalam pengelolaan formulir.
dikutip dari http://ninuk-dewi.blogspot.com/2008/03/sa-pertemuan-3.html
Meskipun demikian, keunggulan tersebut belum dapat dikatakan sebagai keunggulan mutlak karena:
1. Pengguna terbatas
Pengisian form elektronik memerlukan sarana input (misalkan:komputer, ketersediaan komputer di daerah terpencil terbatas). Sehingga pengisian formulir hanya dapat dilakukan andaikata telah tersedia alat tersebut.
2. Akses terbatas
Pengisian formulir ini biasa menggunakan sistem online, yang membutuhkan jalur internet. Hal ini dapat menyulitkan bagi daerah terpencil yang belum terjamahi internet.
3. Tingkat kepahaman pengguna belum merata
Terkadang ditemui pengguna yang bingung dan khawatir pengiriman data dikarenakan belum memahami sistem yang ada.
Sehingga keunggulan/kelebihan-kelabihan Electronic Form dapat dikatakan belum merata.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini
peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) (www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf)
Dokumen transaksi bisa berupa (www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf):
1. Bukti Pengluaran Kas
Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya
2. Bukti Penerimaan Kas
Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai. (http://paksiman.blogspot.com/2009/03/sumber-pencatatan-dan-analisis-bukti.html)
3. Bukti Setoran Bank
4. Faktur Penjualan
5. Faktur Pembelian
6. Surat Penerimaan Barang (Pembelian Kredit)
Wassalamualaikum Wr. Wb.,
Agustus 4, 2010 pukul 10:38 pm |
Menurut saya materi yg ditulis oleh bapak mudah dipahami karena hanya menyampaikan materi dengan garis besar atau point-point pentingnya saja, sehingga dapat memberikan gambaran kepada saya pribadi. Hal ini akan meningkatkan rasa penasaran untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembahasan d atas. Saya tertarik dengan bahasan mengenai elektronik form. Di sini saya akan menambahkan pembahasan mengenai bagaimana cara membuat form yang akan digunakan sebagai form dalam media online dengan menggunakan Microsoft SharePoint 2007. Ini akan sangat bermanfaat dalam dunia kerja di perusahaan. Program ini juga bisa memproteksi formulir agar aman dalam pengisian formulir secara aman. Jika anda ingin membuat formulir yang akan digunakan via internet, agar formulir anda tidak bisa diganti atau dirubah dengan orang yang tidak dikenal, maka caranya adalah pertama, anda harus mendesign formulir yang akan anda gunakan. Setelah selesai, untuk memulai membuat formulir melalui word klik tab deplover, kemudian pada bagian control pilih jenis dari pada formulir yang akan menampung data. misalnya klik pada bagian nama, kemudian pilih text lalu pilih properties, pada title inisial misalnya untuk nama fieldnya, kemudian aktifkan cannot control delete agar tidak dapat di hapus. Kemudian lakukan pada field-field lainnya, dan untuk tanggal lahir anda gunakan date paker, kemudian klik properties, pada title anda ketikan tanggal dan kemudian pilih bentuk tanggal yang anda inginkan. Dan begitu juga untuk yang lainnya. Untuk lebih jelas dan lebih rinci bisa langsung dikunjungi di http://videobelajar.com/membuat-formulir-elektronik/
Agustus 5, 2010 pukul 12:38 am |
Formulir dalam kegiatan adminitrasi dapat berupa:
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
http://pustaka.ictsleman.net/bisnis/penjualan/11_FORMULIR_ADMINISTRASI/index.html
Tata cara Mengisi Formulir
Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya
a. Daftar harga barang
Daftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.
b. Daftar konsumen
Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan
c. Buku pesanan konsumen
d. Faktur
e. Kuitansi
f. Nota kredit
g. Nota debet
h. Kartu persediaan
i. Nota permintaan
j. Surat pesanan
http://pustaka.ictsleman.net/bisnis/penjualan/11_FORMULIR_ADMINISTRASI/materi3.html
Agustus 5, 2010 pukul 1:09 am |
Nama : Linda Mauliani Purnamasari
NIM : 0805958
Prodi : Pendidikan Akuntansi
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
sumber :
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 5, 2010 pukul 3:00 am |
Nama
Agustus 5, 2010 pukul 3:15 am |
Puspita Dini (0801021)
Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.
Dokumen transaksi bisa berupa :
1. Bukti Pengluaran Kas
2. Bukti Penerimaan Kas
3. Bukti Setoran Bank
4. Faktur Penjualan
5. Faktur Pembelian
6. Surat Penerimaan Barang (Pembelian Kredit)
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi formulir di atas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam kegiatan bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
Agustus 5, 2010 pukul 3:25 am |
Muti Mutiarawati (0807041)
Pengertian Formulir dan Dokumen-Dokumen Akuntansi
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
Formulir dan Ringkasan
Formulir yang digunakan untuk membuat ringkasan distribusi tergantung pada metode distribusi yang digunakan.
Klasifikasi dan Laporan
Klasifikasi rekening untuk gaji dan upah berbeda antara perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang.
Agustus 5, 2010 pukul 3:27 am |
NIM : 0807035
Nama : Dian Fridayani
jurusan: Pendidikan Akuntansi (A)
Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini
peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik
kertas.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
Sumber :
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 5, 2010 pukul 3:31 am |
NIM: 0804376
Prodi : Pendidikan akuntansi (A)
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi, Bukti Pengeluaran
Kas merupakan contoh formulir yang paling umum dijumpai dalam kegiatan
akuntansi dalam perusahaan. Formulir yang sudah terisi merupakan sumber data
untuk membuat jurnal. Formulir sering juga disebut dengan dokumen, dalam
formulir ini terekam berbagai macam transaksi keuangan, data transaksi
merupakan data yang sangat vital, karena dari data inilah semua laporan keuangan
dihasilkan, data ini terbentuk dari berbagai kegiatan akuntansi yang dilakukan
perusahaan.
Dokumen transaksi bisa berupa :
1. Bukti Pengluaran Kas
2. Bukti Penerimaan Kas
3. Bukti Setoran Bank
4. Faktur Penjualan
5. Faktur Pembelian
6. Surat Penerimaan Barang (Pembelian Kredit)
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi formulir di atas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam
kegiatan bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan
bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas
dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk
menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua
peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk
merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya bisnis perusahaan
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan
4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Sumber :
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
Agustus 5, 2010 pukul 3:50 am |
NIM : 0809266
Nama : AGIN SUGIWA
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : Dokumen
Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
* sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
* sebuah laptop/komputer portabel
* sebuah Personal Digital Assistant
Manfaat Dokumen:
1.Untuk menjamin kepastian hukum, dokumen perusahaan berguna melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, diantaranya untuk melindungi kekayaan intelektual, paten, merk dagang, asset perusahaan dsb. Misalnya : tentang paten, nama Jeep
pertama kali didaftarkan pada kantor Paten AS sebagai merk dagang pacta Nopember 1940. Coca Cola telah melindungi penggunaan kala “Coca Cola dan Coke” dan bahkan telah mendaftarkan bentuk botolnya yang terkemuka sebagai merk dagang tahun 1960 (Leonard MC Donald, 1991).
2. Misalnya : tentang paten, nama Jeep pertama kali didaftarkan pada kantor Paten AS sebagai merk dagang pacta Nopember 1940. Coca Cola telah melindungi penggunaan kala “Coca Cola dan Coke” dan bahkan telah mendaftarkan bentuk botolnya yang terkemuka sebagai merk dagang tahun 1960 (Leonard MC Donald, 1991).
3. Arsip/dokumen sebagai memori perusahaan merupakan pusat ingatan perusahaan. Ia menyediakan dukungan bagi kepentingan leadership dan merupakan bahan untuk mengembangkan produk sehingga tidak hanya memberikan dukungan terhadap penghasilan (revenue), tetapi juga mempererat identitas perusahaan, budaya dan hubungan dengan budaya nasional yang lebih luas.
4.Untuk referensi sejarah, dokumen perusahaan adalah merupakan rekaman perjalanan perusahaan , catatan sukses/gagalnya perusahaan.
Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
Klik untuk mengakses Memahami%20Arti%20Penting%20dan%20Jenis%20Dokumen%20Perusahaan.pdf
Agustus 5, 2010 pukul 3:57 am |
NIM : 0809266
Nama : AGIN SUGIWA
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : Dokumen
Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
* sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
* sebuah laptop/komputer portabel
* sebuah Personal Digital Assistant
Manfaat Dokumen:
1.Untuk menjamin kepastian hukum, dokumen perusahaan berguna melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, diantaranya untuk melindungi kekayaan intelektual, paten, merk dagang, asset perusahaan dsb. Misalnya : tentang paten, nama Jeep
pertama kali didaftarkan pada kantor Paten AS sebagai merk dagang pacta Nopember 1940. Coca Cola telah melindungi penggunaan kala “Coca Cola dan Coke” dan bahkan telah mendaftarkan bentuk botolnya yang terkemuka sebagai merk dagang tahun 1960 (Leonard MC Donald, 1991).
2. Untuk pengambilan keputusan (misal dalam bidang penelitian dan pengembangan), program dokumen/Arsip perusahaan sangat mendukung pengambilan keputusan dalam membuat proyek baru
yang lebih inovatif. Contohnya, tahun 1960 melalui Bell Laboratories
(Litbangnya AT&T) berusaha dikembangkan Picture phone, tetapi
proyek ini tidak pemah berhasil. Sepuluh tahun kemudian proyek
tersebut berguna saat Bell Laboratories mengembangkan Tele Conferencing, dimana rekaman informasi, catatan, laporan yang dihasilkan oleh proyek picture phone sangat berguna dalam
pengambilan keputusan untuk membuat proyek Tele Conferencing.
Jika AT&T tidak mempunyai program dokumen/ Arsip maka hasil riset masa lalu tak mustahil telah hilang dan boleh jadi proyek Tele Conferencing pun tidak pemah ada.
3. Arsip/dokumen sebagai memori perusahaan merupakan pusat ingatan perusahaan. Ia menyediakan dukungan bagi kepentingan leadership dan merupakan bahan untuk mengembangkan produk sehingga tidak hanya memberikan dukungan terhadap penghasilan (revenue), tetapi juga mempererat identitas perusahaan, budaya dan hubungan dengan budaya nasional yang lebih luas.
4.Untuk referensi sejarah, dokumen perusahaan adalah merupakan rekaman perjalanan perusahaan , catatan sukses/gagalnya perusahaan.
Honda misalnya, dalam membuat inovasi produk baru, menyatakan
bahwa lebih dari 40% (empat puluh) persen masalah design yang rumit
sudah dipecahkan dalam program sebelumnya. Jika Arsip tentang
program sebelumnya tidak ada, maka para engineer (insinyur) Honda harus menghabiskan 30% waktunya untuk memecahkan masalah design yang sebenamya sudah terpecahkan oleh program sebelumnya.
Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
Klik untuk mengakses Memahami%20Arti%20Penting%20dan%20Jenis%20Dokumen%20Perusahaan.pdf
Agustus 5, 2010 pukul 4:04 am |
Nama
Agustus 5, 2010 pukul 4:07 am |
Nama : Yusi Sukmayanda
NIM : 0801015
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
Komentar saya berkenaan dengan formulir elektronik. Di mana terdapat beberapa argumen dari saya sendiri disamping dari rujukan sumber-sumber yang berkaitan dengan komentar saya.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Disamping banyak kelebihan dari formulir elektronik ini, tetapi juga terdapat kelemahannya. Yaitu apabila data-data formulir yang terdapat di dalam komputer tersebut hilang. Hilangnya data-data tersebut bisa dikarenakan :
1. kecurangan yang dilakukan oleh hacker. Seorang hacker dapat membobol sistem keamanan dan dapat merubah data dalam sistem tanpa ijin.
2. Terdapat virus di dalam data tersebut.
3. Pembajakan software.
4. Kesalahan internal. Seperti kesalahan yang dibuat secara tidak sengaja oleh pegawai di dalam perusahaan itu sendiri.
Beberapa tips yang bisa dipakai untuk kelemahan diatas diantaranya :
1. Menjaga keamanan sistem komputer yang berisikan data-data formulir penting, sehingga senantiasa dapat terjaga dari kecurangan-kecurangan dari pihak yang tak bertanggungjawab.
2. Pegawai selalu bersikap hati-hati dalam mengoperasikan komputernya.
3. Pengawasan terhadap sistem komputer juga dapat dilakukan untuk mengawasi keamanan dari data-data tersebut.
sumber :
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://wbbrilliance.wordpress.com/2010/07/20/fraud-kecurangan-dalam-dunia-it/
http://syopian.net/blog/index.php?s&paged=18
Agustus 5, 2010 pukul 4:16 am |
NIM : 0807044
Nama : nikki debora forsyana
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari :formulir
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi.Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang.
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
Pengertian Formulir dan Dokumen-Dokumen Akuntansi
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Agustus 5, 2010 pukul 4:23 am |
Nama : Muthmainnah
Nim : 0809264
Mata Kuliah : SIA
artikel yang bagus buat di share pa,, jadi bisa tetap ada kegiatan pembelajaran meskipun tidak bertatap muka secara langsung.
menurut sumber yang saya baca, Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
umumnya Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir
adapun prinsip dalam perancangan formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
sedangkan yang dimaksud dengan elektronik form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, formulir dalam bentuk e-form juga dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna. sehingga lebih user friendly.
lebih dari itu, Organisasi yang bergantung pada intranet dan internet untuk internal, masyarakat, dan-untuk-bisnis komunikasi bisnis lebih lanjut bisa mendapatkan keuntungan dengan mengintegrasikan e-form bentuk cerdas untuk pengumpulan data dan proses otomasi. sehingga pengelolaan data bisa lebih mudah dan efisien.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
berikut keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
terkait dengan dua hal diatas (dokument dan formulir), sebenarnya keberadaan dokumen dan formulir difungsikan sebagai alat untuk mempermudah pengelolaan data sekaligus untuk menghindari atau meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi akibat kelalaian (human error) maupun dalam ketidakakuratan data.
adapun Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut :
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas dan utang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan perintah surat pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan suratpermintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
sumber :
http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid182_gci212039,00.html http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http//www.books.google.co.id
http://ginnysthoughts.wordpress.com/2007/09/15/muhammad-nur’s-blog
Agustus 5, 2010 pukul 4:36 am |
Nama : Eva Utami
Nim : 0800998
Prodi : Pendidikan Akuntansi
Formulir
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji
dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke
job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku
catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
* Formulir yang digunakan untuk membuat ringkasan distribusi tergantung pada metode distribusi yang digunakan .
Sumber: http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Definisi formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Sumber: http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Definisi formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Sumber: http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
1.Kapan formulir diperlukan?
Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu :
1. jika suatu kejadian perlu dicatat
2. jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali
3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.
4. jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi
2.faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perancangan formulir
a.siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut?
b.apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis?
c. apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya?
d. adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama?
* Formulir Ganda
Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. tembusan formulir dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan cara :
1. dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali diantara lembar asli dengan lembar tembusannya.
2. Dengan menyisipkan karbon sekali pakai diantara lembar asli dan lembar tembusannya
3. Dengan menggunakan kertas tanpa karbon (carbonless paper) sebagai bahan cetak formulir berganda.
Pencatatan formulir dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yangmembutuhkan.
Contoh formulir: Faktur (invoice) Penjualan
Formulir merupakan catatan uyang paling banyak digunakan untuk membantu kelancaran kegiatan operasional karena mempunyai manfaat dan kegunaan yang besar bagi penggunanya. nTujuan dan manfaat formulir menurut Sedarmayanti adalah sebagau berikut:
a. Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
b. Mempermudah dalam mengklasifikasikan data
c. Sebagai alat pemberian intruksi
d. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi
e. Mempermudah tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja.
Macam-macam formulir diantaranya:
a. Formulir intern yaitu formulir yang dipergunakan di lingkungan perusahaan.misalnya order form yaitu formulir untuk permohonan pembelian atau pengadaan bahan-bahan atau alat alat perusahaan.
b. Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak ekster atau luar perusahaan. Misalnya surat pemesanan barang, faktur, nota kredit. Kuitansi.
Desain Formulir
Desain formulir hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga dapat mempermudah para pegawai dalam bekerja atau memeriksa dan sekaligus membantu mengefektifkan dan mengefisiensikan waktu. Berikut ini merupakan bagian-bagian penting dari formulir diantaranya adalah : (misalnya dalam sebuah perusahaan)
1. Pendahuluan
-Identitas perusahaan
-Tanggal dibuat
-Nomor formulir
-Tujuan formulir
-Judul Formulir
.
2. Tempat pengisian atau pencatatan
3. Dapat berupa tempat, table. Atau kolom yang memuat instruksi atau pertanyaan mengenai data atau informasi yang harus diisi.
4. Penutup dapat berupa tanda tangan dan intruksi tambahan (jika ada)
sumber:http://books.google.co.id/books?id=pOPD009z668C&pg=PA111&lpg=
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
2.5 Sistem Penggajian
Sistem penggajian/kepegawaian mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara-cara penggajian karyawan secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan karyawan kepada manajemen.
2.5.1 Distribusi Gaji dan Upah
Distribisi gaji dan upah adalah kegiatan menggolongkan dan membuat ringkasan gaji dan upah untuk membuat macam-macam laporan usaha dan jurnal yang akan diposting ke buku besar. Juga menggolong-golongkan dan membuat ringkasan macam-macam debit yang timbul dari pajak penghasilan karyawan yang menjadi beban perusahaan, asuransi dan lain-lain. Distribusi gaji dan upah dapat dilakukan sekaligus dengan pembuatan daftar gaji, cara ini biasanya dikerjakan dalam perusahaan kecil. Dalam pembuatan daftar gaji dan dikerjakan oleh shop clerk. Hasil pekerjaan shop clerk ini diserahkan kebagian akuntansi biaya.
2.5.2 Formulir
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji
dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke
job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku
catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
Formulir dan Ringkasan
Formulir yang digunakan untuk membuat ringkasan distribusi tergantung pada metode distribusi yang digunakan.
Klasifikasi dan Laporan
Klasifikasi rekening untuk gaji dan upah berbeda antara perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang. Sumber: http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Dokumen
Source document
Dokumen yang menjadi sumber. Formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi.
http://www.total.or.id/info.php?kk=dokumen
Dokumen adalah suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari satu kelompok ke kelompok lain yang menuntun kita pada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
GambarTransaksi, Dokumen Sumber, danDokumen Pendukung yang bersangkutan. sumber:Mulyadi, Sistem Akuntansi
Prinsip umum perencanaan dokumen
Pertimbangan uum pertimbangan bobot dan kualitas kertas sesuai dengan pemakaian dokumen
Formatting dan ukuran standar untuk keperluan pengarsipan
Warna kertas yang berbeda untuk tembusan dokumen agar mudah pendistribusiannnya.
Bagian atas
-nama dokumen ditepel paling atas
Cantumkan nomor urut dokumen
Bagian isi
a.Informasi yang logis dikumpulkan menjadi Satu
b.Sediakan ruang yang cukup untuk merekam data
c.Urutkan data sesuai dengan urutan standar
Bagian bawah:
Sediakan ruang yang cukup untuk mencantumkan disposisi, tanda tangan,atau persetujuan mencantumkan nilai total transaksi.
Agustus 5, 2010 pukul 4:41 am |
Ade Dwi Wijayanti
Agustus 5, 2010 pukul 4:48 am |
Ade Dwi Wijayanti
0808401
Pendidikan Akuntansi
Judul : CONTINUOUS FORM
Continuous form adalah formulir yang sambung menyambung. Continuous form oleh orang/perusahaan yang telah menggunakan computer untuk melakukan kegiatan usahanya dimana formulir yang hendak dicetak bisa langsung dicetak tanpa harus menyetel printer, dan printer yang digunakan umumnya adalah dot-matrix printer untuk mencetak multiply atau deskjet or laser printer yang mempunyai fasilitas tractor unit untuk single ply.
Continuous form berdasarkan bentuk ada 2 macam yaitu:
1.Sheet Continuous Form
Secara fisik sheet continuous form berbentuk lembaran kertas yang dibagi dengan perforasi (horizontal perforation) sebagai pembatas kertas setiap setnya. Dimana dalam packagingnya berbentuk box.
Perforasi adalah suatu potongan pada kertas yang tidak sempurna atau masih terdapat bagian kertas yang menyambung. Perforasi pada continuous form selain sebagai pembatas pada kertas juga untuk mempermudah penyobekan kertas.
Perforasi kertas terdiri atas vertical perforation atau perforasi yang berdiri tegak dari atas kertas hingga kebawah kertas dan horizontal perforation yang memotong dari kiri hingga kekanan kertas.
Pada kiri dan kanan continuous form umumnya ada terdapat punch hole atau lobang-lobang yang berfungsi untuk menempatkan kertas pada tractor printer, yang oleh tractor printer digunakan untuk menarik kertas yang akan diprint. Lobang-lobang tersebut mempunyai diameter standar sebesar 5/32 inch dan jarak antar setiap titik tengah lobang tersebut adalah ½ inch, dan letak lobang teratas adalah ¼ inch dari ujung atas kertas ke titik tengah lobang teratas dan ¼ juga dari titik tengah lobang terbawah ke ujung bawah kertas. Dan pada sisi kiri dan kanan kertas setalah punch hole terdapat vertical perforation yang berjarak ½ inch dari ujung masing-masing kertas, tapi tidak semua continuous form mempunyai punch hole atau vertical perforation, untuk kasus tertentu ada cetakan yang tidak menggunakannya.
Untuk multiply continuous form diantara punch hole pasti terdapat crimlock, yang berfungsi untuk menyatukan kertas Top, Middle dan Bottomnya. Jarak crimlock sendiri bervariasi tapi standar harus mempunyai satu crimlock untuk setiap 2 inch.
# Roll Continuous Form
Roll continuous form ini adalah kertas yang berbentuk roll, dimana dalam biasanya digunakan untuk mesin cahs register atau struk parker dan lain-lain. Dan dipacking dalam bentuk roll.
Pada roll continuous form umunya tidak terdapat horizontal perforation atau vertical perforation, karena biasanya printer yang digunakan untuk applikasi roll continuous form mempunyai cutting unit sendiri.
Agustus 5, 2010 pukul 4:53 am |
Ade Dwi Wijayanti
0808401
Pendidikan Akuntansi
Judul : CONTINUOUS FORM
Selain dari pembahasan tentang formulir di atas, saya akan menambahkan sedikit mengenai hal formulir, yaitu tentang continuous form.
Continuous form adalah formulir yang sambung menyambung. Continuous form oleh orang/perusahaan yang telah menggunakan computer untuk melakukan kegiatan usahanya dimana formulir yang hendak dicetak bisa langsung dicetak tanpa harus menyetel printer, dan printer yang digunakan umumnya adalah dot-matrix printer untuk mencetak multiply atau deskjet or laser printer yang mempunyai fasilitas tractor unit untuk single ply.
Continuous form berdasarkan bentuk ada 2 macam yaitu:
1. Sheet Continuous Form
Secara fisik sheet continuous form berbentuk lembaran kertas yang dibagi dengan perforasi (horizontal perforation) sebagai pembatas kertas setiap setnya. Dimana dalam packagingnya berbentuk box.
Perforasi adalah suatu potongan pada kertas yang tidak sempurna atau masih terdapat bagian kertas yang menyambung. Perforasi pada continuous form selain sebagai pembatas pada kertas juga untuk mempermudah penyobekan kertas.
Perforasi kertas terdiri atas vertical perforation atau perforasi yang berdiri tegak dari atas kertas hingga kebawah kertas dan horizontal perforation yang memotong dari kiri hingga kekanan kertas.
Pada kiri dan kanan continuous form umumnya ada terdapat punch hole atau lobang-lobang yang berfungsi untuk menempatkan kertas pada tractor printer, yang oleh tractor printer digunakan untuk menarik kertas yang akan diprint. Lobang-lobang tersebut mempunyai diameter standar sebesar 5/32 inch dan jarak antar setiap titik tengah lobang tersebut adalah ½ inch, dan letak lobang teratas adalah ¼ inch dari ujung atas kertas ke titik tengah lobang teratas dan ¼ juga dari titik tengah lobang terbawah ke ujung bawah kertas. Dan pada sisi kiri dan kanan kertas setalah punch hole terdapat vertical perforation yang berjarak ½ inch dari ujung masing-masing kertas, tapi tidak semua continuous form mempunyai punch hole atau vertical perforation, untuk kasus tertentu ada cetakan yang tidak menggunakannya.
Untuk multiply continuous form diantara punch hole pasti terdapat crimlock, yang berfungsi untuk menyatukan kertas Top, Middle dan Bottomnya. Jarak crimlock sendiri bervariasi tapi standar harus mempunyai satu crimlock untuk setiap 2 inch.
2. Roll Continuous Form
Roll continuous form ini adalah kertas yang berbentuk roll, dimana dalam biasanya digunakan untuk mesin cahs register atau struk parker dan lain-lain. Dan dipacking dalam bentuk roll.
Pada roll continuous form umunya tidak terdapat horizontal perforation atau vertical perforation, karena biasanya printer yang digunakan untuk applikasi roll continuous form mempunyai cutting unit sendiri.
sumber: http://www.bhl-corp.com/CFInf.html
Agustus 5, 2010 pukul 5:12 am |
Nama : Leni Kania Syarifah
NIM : 0807039
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
Assalamuaaikum..
ada beberapa hal yang ingin saya tambahkan.
FORMULIR ELEKTRONIK
Formulir elektronik adalah ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik ini sangat bermanfaat.
Ada beberapa tahapan formulir elektronik, yaitu:
1. Static
Bentuk dasar dari formulir ini berupa kertas. Dalam menginput data dilakukan manual.
2. Editable
Proses input data kebanyakan mesih menggunakan metode manual. Kita harus tetap mengetik sendiri. Contohnya : Microsoft Word
3. Fillable
Ini adalah tingkat pertama di mana data mungkin dapat diekstrak dari bentuk pemrograman dan ditempatkan ke dalam database. Contohnya : PDF yang bisa diisi.
4. Validating
Pada tingkat ini, formulir tersebut dapat menyediakan umpan balik
kepada pengisi terhadap respon yang diterima.
5. Smart
Pada tingkatan ini, formulir memiliki dua cara untuk merespon isi,
yaitu memberikan umpan balik dan memodifikasi formulir itu sendiri.
6. Connected
Formulir pada tingkat keenam ini dapat memanfaatkan segala bentuk
media elektronik yang tersedia. Hal ini memungkinkan formulir untuk
menetapkan aturan yang bergantung pada data eksternal dan
mengirimkan data secara langsung ke dalam database.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Selanjutnya, tambahan mengenai materi dokumen
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Sumber:
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/search/label/3%20-%20Formulir
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
http://formulate.com.au/articles/what-is-an-electronic-form/
Agustus 5, 2010 pukul 5:30 am |
nama: hilyatul F
NIM : 0807042
assalamualaikum Wr.wb
setelah saya membaca materi yang bapak paparkan diatas menurut saya alangkah lebih baiknya jika materi tidak hanya berupa point-point tapi disisipkan dengan penjelasan yang singkat namun tetap dapat dimengerti. selain itu pula perlunya ditampilkan contoh-contoh bentuk formulir dan dokumen sendiri baik itu berupa gambar maupun penjabaran sehingga dapat terlihat perbedaan antara formulir dan dokumen.
adapun yang saya ingin tambahkan adalah bentuk-bentuk formulir itu sendiri.
BENTUK-BENTUK FORMULIR
1. formulir berbentuk hardcopy. merupkan formulir yang dicetak pada kertas.
2. formulir berbentuk soft copy merupakan formulir dalam bentuk file dokumen
saat ini penggunaan formulir masih lebih banyak dalam hard copy. penggunaan formulir dalam bentuk softcopy lebih efisien dan reliable karena tidak membutuhkan biaya percetakan dan tidak perlu melakukan penginputan ulang (double input atas formulir yang telah diisi sehingga hasilnya lebih reliable.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
JENIS FORMULIR
Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat
permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh:
Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order
pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan,
pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran
Bank.
9-Oct-08 SIA I, Drs. Ak. Sartono, MM 6
Jenis Formulir
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan, contoh: surat permintaan pembelian,
bukti permintaan dan pengeluaran barang,
Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur
pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
DOKUMEN SUMBER DAN PENDUKUNG
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai
sebagai dasar dalam melakukan pencatatan
transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran
dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan,
dokumen pendukungnya: order pengiriman,
laporan pengiriman barang, surat muat.
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
http://books.google.co.id/books?id=XNUQyMTkSzsC&pg=PA281&lpg=PA281&dq=definisi+formulir+dan+dokumen&source=bl&ots=-DOIJ0D3x8&sig=OoOKJZp_eZria50bv9t-QjIP_fY&hl=id&ei=rTNaTIrgB9K0rAf6m9W9DA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=6&ved=0CCEQ6AEwBQ#v=onepage&q&f=false
Agustus 5, 2010 pukul 5:47 am |
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi.
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenan
dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
* sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
* sebuah laptop/komputer portabel
* sebuah Personal Digital Assistant
sumber:
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://id.wikipedia.org/wiki/dokumen
Agustus 5, 2010 pukul 6:06 am |
Formulir
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
Sumber: http://bakoel-bakoel.blogspot.com/search/label/Sistem%20akuntansi
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 5, 2010 pukul 6:23 am |
Nama : Fani Oktaviani
NIM : 0804574
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Materi yang Dikomentari : Formulir
Pengertian Formulir
Formulir (form) merupakan dokumen terstruktur yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi tertentu. Penggunaan formulir dalam dunia bisnis merupakan hal yang mutlak diperlukan mulai dari rancangan formulir yang sederhana hingga rancangan formulir yang kompleks. Sebagai contoh formulir aplikasi permohonan kartu kredit (credit card) atau fasilitas kredit di sektor dunia perbankan, formulir pendaftaran mahasiswa baru di sektor pendidikan dan masih banyak lagi penggunaan formulir dalam berbagai bidang usaha lainnya.
Pembuatan formulir dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word, Access, Excel dan lain-lainnya. Namun, pada perkembangan terakhir, pihak Microsoft Corporation telah merilis sebuah aplikasi perkantoran baru yang khusus digunakan untuk desain pembuatan formulir dinamis yang sangat fleksibel karena mendukung skema XML yaitu aplikasi Microsoft Office InfoPath 2003. Aplikasi tersebut merupakan anggota baru dalam aplikasi perkantoran Microsoft Office System 2003.
Pada aplikasi Microsoft InfoPath, formulir merupakan dokumen yang didalamnya terdapat serangkaian objek kontrol yang memungkinkan user untuk memasukkan dan dan informasi. Pada aplikasi Microsoft InfoPath, pada sebuah formulir dapat terdiri dari rich textbox, date pickers, optional dan repeating section, data validation dan conditional formatting.
Bentuk Formulir
Dilihat dari bentuknya, formulir sendiri dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu :
1. Formulir HardCopy
Formulir hadfcopy merupakan formulir yang dicetak pada kertas di mana dalam penggunaannya user dapat mengisi langsung daftar penggunaan formulir tersebut dengan menggunakan alat tulis seperti pen atau pinsil.
Penggunaan formulir ini kurang efisien dan kurang reliabel karena pemilik formulir perlu melakukan penginputan langsung atas data yang telah diisi oleh user ke dalam komputer sehingga membutuhkan waktu untuk proses penginputan ulang tersebut dan juga dalam proses penginputan ulang tersebut terdapat kemungkinan kesalahan penginputan kembali (human error) yang dapat mempengaruhi keabsahan data yang pada akhirnya dapat mempengaruhi keakuratan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Walupun penggunaan formulir hardcopy kurang efisien dan kurang reliabel, tetapi sampai saat ini masih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut :
a. Infrastruktur teknologi dan informasi pada perusahaan tersebut masih belum memadai untuk mendukung penggunaan formulir softcopy. Misalkan penggunaan web server yang memungkinkan user untuk mengisi formulir dan kemudian mengirimkannya secara online.
b. Tingkat pendidikan yang masih rendah terutama untuk penduduk di negara-negara yang baru berkembang, serta kurangnya sosialisasi penggunaan formulir softcopy kepada user sehingga masyarakat lebih memilih penggunaan formulir hardcopy yang dapat diisi langsung menggunakan pen atau pinsil.
2. Formulir Softcopy
Formulir softcopy merupakan formulir dalam bentuk file dokumen pada komputer yang terhubung dengan database tertentu. Penggunaan formulir ini lebih efisien dan reliabel dibandingkan dengan penggunaan formulir hardcopy karena tidak perlu dilakukan penginputan ulang atas informasi yang diisi oleh user.
Disamping itu, dalam penyebaran formulir ini, pihak perusahaan tidak perlu melakukan pencetakan formulir pada media kertas yang tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar. Contohnya penggunaan formulir softcopy pendaftaran alamat email di Yahoo.
Dari segi isi (content) antara formulir hardcopy maupun formulir softcopy sama, namun perbedaannya terletak pada medianya, di mana penggunaan formulir harcopy media yang digunakan yaitu kertas, sedangkan pada penggunaan formulir softcopy media yang digunakan yaitu media komputer.
Saat ini bentuk penggunaan formulir masih lebih banyak dalam hardcopy atau masih lebih banyak dalam bentuk cetakan di atas kertas. Dalam kenyataannya di negara-negara maju, penggunaan formulir dalam bentuk hardcopy sudah banyak ditinggalkan dengan beralih ke formulir dalam bentuk file softcopy karena penggunaan formulir dalam bentuk hardcopy tidak efisien dan tidak reliabel.
Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy
Seperti yang telah dijelaskan di atas, penggunaan formulir saat ini sudah beralih ke penggunaan formulir dalam bentuk softcopy karena memilki beberapa kelebihan yang tidak dimilki formulir hardcopy.
Beberapa kelebihan penggunaan formulir softcopy dimaksud di atas yaitu sebagai berikut.
a. Formulir yang berbentuk softcopy dapat disebarkan melalui jaringan intranet dan internet baik menggunakn email maupun situs web (websites)
b. Pada formulir tersebut memungkinkan penggunaan fasilitas validasi untuk meningkatkan tingkat realibility data yang diinput oleh user.
c. Data yang tersimpan dalam database dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan strategis dan operasional.
d. Penggunaan formulir softcopy memberikan flesibilitas yang tinggi dalam hal penggunaan kembali informasi pada sistem atau proses bisnis lainnya dalam bentuk yang berbeda.
e. Biaya pembuatan dan penyebaran formulir softcopy jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya pembuatan dan penyebaran formulir hardcopy.
f. Pemilik dokumen tidak perlu melakukan penyimpanan formulir hardcopy yang membutuhkan biaya dan tempat penyimpanan dokumen.
Sumber : http://books.google.co.id/books?id=nodSoiwZZ0AC&pg=PA23&lpg=PA23&dq=Pengertian+formulir&source=bl&ots=tH6uMCA1CA&sig=45EAzmspf605_FdNv3mkIWtr5CI&hl=id&ei=DERaTI-FNcWYrAeJ-Zm-DA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBEQ6AEwADgK#v=onepage&q=Pengertian%20formulir&f=false
Agustus 5, 2010 pukul 6:43 am |
Nama : Lina Winarsih
NIM : 0803021
Pendidikan Akuntansi
DOKUMEN
1. Pengertian Dokumen
Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.
2. Macam-Macam Bahan dan Jenis Dokumen
Menurut Burhan Bungin (2008; 122) bahan dokumen itu berbeda secara gradual dengan literatur, dimana literatur merupakan bahan-bahan yang diterbitkan sedangkan dokumenter adalah informasi yang disimpan atau didokumentasikan sebagai bahan dokumenter. Mengenai bahan-bahan dokumen tersebut, Sartono Kartodirdjo (dikutip oleh Bungin, 2008; 122) menyebutkan berbagai bahan seperti; otobiografi, surat pribadi, catatan harian, momorial, kliping, dokumen pemerintah dan swasta, cerita roman / rakyat, foto, tape, mikrofilm, disc, compact disk, data di server / flashdisk, data yang tersimpan di web site, dan lainnya.
Dari bahan-bahan dokumenter di atas, para ahli mengklasifikasikan dokumen ke dalam beberapa jenis diantaranya;
a. Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.
v Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.
v Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan.
(termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)
b. Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya
v Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
v Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
v Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.
c. Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi
v Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
v Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.
Selain itu, istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web. Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantik merujuk ke makna dari sebuah pesan. Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu.
Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan.
Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita tahu apakah sesuatu yang dihadapan kita itu adalah sebuah dokumen atau bukan dokumen.
Sumber :
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 5, 2010 pukul 6:52 am |
NAMA :ANISA RAHMAH
NIM : 0801005
JURUSAN : PENDIDIKAN AKUNTANSI
KELAS : A
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
7. Sederhana dan ringkas
8. Rancang pengisian yang efisien
9. Rancang urutan logis pengisian dan penempatan kelompok data
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
DOKUMEN
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
SUMBER:
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://wbbrilliance.wordpress.com/2010/07/20/fraud-kecurangan-dalam-dunia-it/
http://syopian.net/blog/index.php?s&paged=18
Agustus 5, 2010 pukul 7:21 am |
Helmy Hilmiyah
0800550
Pend. Akuntansi
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Agustus 5, 2010 pukul 8:01 am |
Helmy Hilmiyah
0800550
Pend. Akuntansi
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Sumber : http://bakoel-bakoel.blogspot.com/…/perancangan-formulir.html
Agustus 5, 2010 pukul 8:52 am |
NAMA : RINDA HENDRIANTIKA
NIM : 0805287
JURUSAN : PENDIDIKAN AKUNTANSI
PENGERTIAN FORMULIR
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini
peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik
kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah
faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data
mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual,
harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk
mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur
penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi formulir di atas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam
kegiatan bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan
bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas
dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk
menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua
peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk
merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya bisnis perusahaan
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan
4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
DOKUMEN
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah.
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 5, 2010 pukul 8:53 am |
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
FORMULIR ELEKTRONIK
formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
MANFAAT FORMULIR
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Agustus 5, 2010 pukul 10:57 am |
assalamualaikum Wr.wb
Untuk mememenuhi tugas mata kuliah SIA ini, dengan cara menambahakan materi dan memberikan komentar tentang form.
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
Pengertian dokumen
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
sebuah laptop/komputer portabel
sebuah Personal Digital Assistant
Apa itu dokumen?
stilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
Sumber :
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
Agustus 5, 2010 pukul 11:04 am |
assalamualaikum wr.wb
untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi, dengan ini saya menambahakan materi dengan cara mencari dari sumber lain.
Dokumen
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Belum Diperiksa
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer).
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
sebuah laptop/komputer portabel
sebuah Personal Digital Assistant
Apa itu dokumen?
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
sumber :
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 5, 2010 pukul 11:05 am |
Josefa Sinaga
0808942
Sistem Informasi Akuntansi
FORMULIR
Definisi formulir
Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Formulir elektronik
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Klasifikasi formulir:
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik
Merupakan layar pengisian data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Formulir elektronik dirancang pada sebuah digitizer atau layar Video Display Terminal (VDT) dari sistem CASE, menggunakan beberapa komponen seperti pada formulir, yaitu :
• Pembagian area
• Instruksi
• Line, box dan caption
• Indikator field data
• Urutan pedoman perancangan
Pengelolaan Formulir Elektronik
Sesudah formulir ini dirancang dan disetujui, formulir disimpan pada media magnetik atau media optikal dan dikirim ke workstation. Formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation, dan diisi oleh user melalui keyboard. Jika hard copy dari formulir elektronik ini diperlukan, dapat diakses dari database dan dihasilkan oleh printer.
Perancangan Formulir Elektronik
Untuk merancang formulir ini kita mengambil data dari dokumen sumber, dan kita harus mengikuti format dari dokumen sumber. Dengan formulir elektronik, tidak dibutuhkan lagi dokumen sumber.
Informasi yang diperlukan dalam merancang formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Sumber :
setia.staff.gunadarma.ac.id/…/SapPerancanganSistem+Infor_PTA2006-2007.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 5, 2010 pukul 11:25 am |
Rena Oktafrina Fitri (0804422).
Setelah saya membaca mengenai materi yang bapak paparkan, alangkah baiknya disisipkan gambar salah satu formulir dari contoh yang bapak sebutkan diatas.
FORMULIR
Definisi Formulir
Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Formulir Elektronik
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Ada pun manfaat dari formulir :
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
Penggolongan Formulir
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir.
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Setelah mengetahui definisi maupun prinsip-prinsip perancangan formulir, tidak ada salahnya mencari tau KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Disini saya menyisipkan bentuk atau gambar formulir.
Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
—————————————————————————————————————————–
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
—————————————————————————————————————————–
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………
T E K S
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?
D E S A I N
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
K E R T A S
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?
PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dhubungi ?
KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………
=================================
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
Sumber :
Sistem Akuntansi, Mulyadi – UGM
Agustus 5, 2010 pukul 12:37 pm |
Materi yang sudah Bapak paparkan sangat jelas dan mudah dimengerti. Mungkin tidaklah asing kata formulir ataupun dokumen di dengar oleh telinga kita. Tetapi, bila kita mencoba menjelaskan begitu sulit untuk dikatakan karena, kebanyakan kita hanya mengenal kata tanpa tahu artinya secara benar. Dengan adanya hal ini, saya akan sedikit menambahkan apa itu “Dokumen” dari sumber yang saya dapatkan.
Dokumen merupakan secarik kertas yang sudah terisi oleh data-data yang ada.
Dokumen ini terdiri dalam dua bentuk, yang pertama dalam bentuk hardcopy, dan kedua dalam bentuk softcopy.
Hardcopy biasanya dalam bentuk hasil cetakan, seperti yang biasa kita lihat pada kertas misalnya.
Sedangkan softcopy, adalah dalam bentuk yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung, melalui alat bantu, seperti penyimpanan data pada file di disket, sehingga dokumen tersebut bisa dilihat dengan bantuan komputer.
Contohnya, Dokumen suatu perusahaan biasanya di simpan rapih dan bersifat rahasia.
Dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan.
Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Dengan dokumen dasar yang berkualitas dapat dihasilkan berbagai bentuk informasi yang akurat. Perubahan yang dilakukan pada dokumen dasar akan menyebabkan perubahan pada procedure pengolahan data.
Walaupun pada dasarnya setiap perusahaan mengolah data dengan cara yang sama namun besar kecil perusahaan, jenis usaha dan teknologi yang digunakan serta pengaruh sumber daya lainnya menyebabkan system akuntansi satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda.
Dokumen ada 2 jenis, yaitu:
1. dokumen sumber adalah dokumen yang di pakai sebagai pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu,
2. dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya.
Dokumen transaksi bisa berupa:
1. Bukti Pengeluaran Kas,
2. Bukti Penerimaan Kas,
3. Bukti Setoran Bank,
4. Faktur Pembelian,
5. Faktur Penjualan,
6. Surat Penerimaan Barang.
Manfaat Manajemen Dokumen
Di hari ini dan usia, semuanya akan digital. Musik yang sedang download, film bisa disewa dengan menekan sebuah tombol Kamera bisa upload ke komputer bukannya membawa film ke lab foto untuk melihat gambar pertama tangan.. Kita hidup di dunia cepat tanggung mana teknologi yang sangat maju. Dalam dunia bisnis, manajemen dokumen adalah cara inovatif untuk menyimpan dokumen. perangkat lunak manajemen Dokumen adalah alat untuk menghemat waktu. Dengan melestarikan waktu, uang disimpan dan efisiensi meningkat Waktu dan. tenaga kerja di masa lalu telah digunakan untuk memilah-milah dokumen dan file Sekarang tersedia adalah software untuk melakukan semua hal ini. Dokumen. perangkat lunak manajemen memungkinkan pengguna untuk memindai, pencarian, indeks dan keamanan melindungi dokumen. Menggunakan kata-kata kunci atau frasa dapat dicari untuk menemukan dokumen yang diperlukan.
Bekerja dengan faktur scan dapat membuat persetujuan antar-kantor dilakukan dengan mudah. Dokumen ini tidak hilang atau masih menunggu di bawah “keluar” surat untuk disampaikan kepada departemen lain Seiring dengan manfaat-manfaat ini., Ada elektronik ” kertas jejak “pada individu sebelumnya yang telah dilihat atau diambil bahwa dokumen tertentu. Ambil skenario ini misalnya pelanggan A panggilan ke Customer Service Department untuk meminta pengembalian dana.. dokumen mereka telah discan ke dalam sistem komputer sehingga Departemen Layanan Pelanggan dapat memperoleh dokumen yang diperlukan dengan mudah. Setelah berbicara dengan pelanggan, perwakilan perusahaan telah memutuskan untuk terus maju dan masalah pengembalian dana. Dokumen itu dapat dikirim ke Departemen Penagihan dalam beberapa detik dan mendapatkan dana kembali ke pelanggan dengan cara prompt . dokumen lain fitur perangkat lunak manajemen dapat lakukan adalah permintaan siapa orang terakhir untuk melihat bahwa dokumen tertentu serta bukti pengiriman.
http://www.doxtek.com
Agustus 5, 2010 pukul 1:14 pm |
nama : candra dewi m
nim : 0704363
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam merancang formulir:
*Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
*Adakah formulir lain yang ada atau akan
dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
*Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang
logis? (mudah diisi)
*Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah
ruang yang akan diisi)
* Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas
dan ukuran)
http://www.google.co.id/search?hl=id&q=related:bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html+manfaat+formulir&tbo=1&sa=X&ei=BLdaTID6O8e3rAfw6N2-DA&ved=0CBYQHzAA
http://www.google.co.id/search?hl=id&q=related:aksartono.edublogs.org/files/2008/10/bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf+manfaat+formulir&tbo=1&sa=X&ei=BLdaTID6O8e3rAfw6N2-DA&ved=0CBsQHzAB
Agustus 5, 2010 pukul 1:20 pm |
Nama: Mahesha Desta P
NIM: 0800999
Mata Kuliah : SIA1
Judul yang dikomentari: Electronic Form dan Dokumen
Berbicara mengenai electronik form dan dokumen, saya baru saja membaca tentan bagaimana memproses sebuah transaksi kedalam dokumen berbasis komputer.
Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer
Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:
•dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
•dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
•dengan sms
•dengan menginputkan data di internet
•dengan barcode scanner
•scanner yang lain
Dokumen Input
Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.
Fungsi dokumen input:
•sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
•sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
•refleksi akuntabilitas
•menyediakan data untuk membuat laporan
Desain dokumen input yang baik:
•judul yang bermakna
•marjin
•ukuran font
•warna
•berat kertas
•nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif
Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:
•warna yang nyaman di mata user
•memudahkan user dalam menginput data
•perhitungan otomatis
•kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
•pesan kesalahan yang mudah dipahami
•menu help yang tersedia untuk membantu user
Proses
Pemrosesan Input:
•off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
•on line
Agustus 5, 2010 pukul 2:01 pm |
Angga Prasetya S
0806618
Pend.Akuntansi
Formulir Dokumen adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggung
jawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan.
Formulir dokumen pada dasarnya digunakan untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab kagiatan untuk memulai, mecatat atau menyelesaikan
transaksi.
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
3. Mengirim data dari satu pihak ke pihak lainnya.
4. Meekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan.
Agar penggunaan furmulir mencapai efisiensi yang tinggi, dalam perancangannya perlu
diperhatikan prinsip:
1. Kurangi jumlah pembuatan dokumen asli seminim mungkin.
2. Sedapat mungkin gunakan lembar duplikat (tembusan).
3. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
4. Desain formulir harus sederhana dan ringkas.
5. Upayakan agar desain formulir memudahkan pencatatannya.
6. Upayakan agar didalam desain formulir terkandung unsur internal check.
7. Upayakan agar formulir dapat dimanfaatkan untuk keperluan laporan statistik.
8. Upayakan agar desain formulir memudahkan proses audit eksternal.
ALASAN KEBUTUHAN FORMULIR DALAM PERUSAHAAN
Formulir mutlak diperlukan jika:
1. Ada suatu kejadian atau transaksi yang perlu dicatat, karena berdampak pada
perubahan posisi keuangan.
2. Jika ada data yang harus dicatat berulangkali oleh beberapa pihak.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu digabungkan dalam tempat
yang sama, sehingga pengecekan kelengkapan data dapat dilakukan dengan mudah.
4. Jika perlu penetapan tanggung jawab.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESAIN FORMULIR
1. Jumlah pihak yang membutuhkan formulir dikumen bersangkutan.
2. Jenis formulir lain yang memiliki muatan yang hampir sama.
3. Keteraturan data yang akan dimuat dalam formulir.
4. Cara pengerjaan dokumen.
5. Cara penyimpanan formulir.
PRINSIP DASAR PEMBUATAN FORMULIR
1. Formulir yang ditujukan untuk pihak eksternal perlu diberi nama perusahaan (berikut
logo) serta alamat yang dicetak pada posisi yang jelas.
2. Judul formulir harus dicetak agar penggunannya jelas.
3. Setiap formulir harus memiliki nomor petunjuk sehingga dapat dijadikan referensi
pencatatan baik oleh pihak yang mengisi ataupun yang menerimanya.
4. Harus disediakan ruang untuk tanggal, sedikitnya satu ruang pada setiap formulir
sumber :
http://www.siamitek.files.wordpress.com/2007/09/sistem-informasi-akuntansi.pdf
Agustus 5, 2010 pukul 2:29 pm |
Egie Selamet A
0801000
Pend. Akuntansi
FORMULIR
Adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti transaksi)
Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam mencatat suatu transaksi bisnis dalam satuan usaha.
Manfaat Formulir
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
Merekam data transaksi bisnis
Mengurangi kemungkinan kesalahan
Untuk menyampaikan data informasi pokok
Untuk bukti di kemudian hari
Jenis Formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan di Perusahaan contoh : memo, surat permintaan pembelian
Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim pada pihak lain contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian
Formulir yang diterima dari pihak luar contoh : Order pelanggan, faktur pembelian, wesel bank
Menurut Kegunaannya :
Dibuat untuk melakukan suatu tindakan contoh : Memo debet dan kredit
Dibuat untuk mencatat kegiatan yang telah dilakukan : Faktur penjualan, faktur pembelian
Prinsip Perancangan Formulir
1.Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi jelas
2.Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3.Adanya unsur internal check
4.Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5.Ada nama dan alamat perusahaan
6.Ada nama formulir
7.terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8.Ukuran formulir
9.Petunjuk pengisian
Sumber :
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
Agustus 5, 2010 pukul 2:31 pm |
NIM :0902724
Nama : Mery Irawan
Mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi I
Judul yang dikomentari : Form (Formulir )
Assalamualaikum wr.wb
Bismillahi rrahmani rrahim
FORMULIR
• Merupakan sebuah kertas yang berisi informasi yang harus diisi oleh seseorang / sebuah lembaga demi mencapai tujuan yang diinginkan.
• Dengan adanya formulir, maka data yang akan diperoleh pun akan lengkap dan seragam (sama) dengan pengisi formulir yang lain (sumber lain). Artinya bahwa bagian-bagian dari formulir tidak ada perbedaan dengan sumber data lainnya (sudah memiliki kesamaan point-point yang harus diisi). Dalam hal ini yang berbeda adalah isi informasi tersebut.
• Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari
Penggolongan formulir menurut Sumbernya :
a). Fomulir yang dibuat dan disimpan di perusahaan : formulir ini dibuat dengan tujuan memberikan informasi kepada orang-orang yang berada di dalam perusahaan dan tidak untuk diberitahukan kepada pihak lain diluar perusahaan. Contoh : formulir persediaan barang digudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan : formulir yang dibuat untuk dapat memberikan inromasi kepada pihak diluar perusahaan. Contoh : formulir pesanan barang
c). Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan : Formulir yang berisi informasi yang diberikan oleh pihak perusahaan lain yang akan berguna menjadi informasi bagi perusahaan. Contoh : formulir pembelian bahan baku.
Formulir dalam point b) dan c) diatas biasanya akan saling tukar menukar fungsinya diantara perusahaan lainnya. Misal perusahaan A (pembeli) memesan barang kepada perusahaan B (pemasok). Maka bagi perusahaan A, formulir pesanan barang tersebut dianggap sebagai formulir yang dibuat untuk dikirim ke luar perusahaan. Sedangkan bagi perusahaan B, formulir itu merupakan formulir yang diterima dari perusahaan lain. Kemudian terjadi interaksi dengan perusahaan C (sebagai pembeli barang-barang perusahaan A). Maka, bagi perusahaan A, formulir pesanaan itu merupakan formulir yang diterima dari luar perusahaan, sedangkan bagi perusahaan B, formulir pesanan tersebut merupakan formulir untuk dikirim keluar perusahaan. (dalam catatan format formulir pesanan sama antara pesanan untuk masuk dan pesanan untuk keluar). Jika bentuk format pesanan untuk keluar berbeda dengan bentuk pesanan untuk masuk, maka tidak akan terjadinya pertukaran fungsi antara kedua bentuk formulir tersebut.
Bentuk – bentuk formulir
1. formulir berbentuk hardcopy : formulir yang dicetak pada kertas.
Kelebihan dari bentuk ini adalah : tidak perlu adanya kekhawatiran kehilangan informasi apabila dikemudian hari terjadi kesalahan (error pada komputer)
Kekurangan dari bentuk ini adalah : kurang efisien dan membutuhkan biaya yang banyak
2. formulir berbentuk soft copy : formulir dalam bentuk file dokumen
Kelebihan dari bentuk ini adalah : efisien dan cepat dalam mengolah data / mengakses informasi
Kekurangan dari bentuk ini adalah : ada kemungkinan kehilangan informasi apabila terjadi error.
Prinsip dasar dalam pembuatan formulir
1. Penggunaan tembusan atau copy formulir.
Fungsi dari pembuatan tembusan atau copy formulir ini adalah untuk mengantisipasi apabila terjadi kehilangan formulir yang asli, sehingga copy formulir ini dapat membantu dalam mengatasi masalah tersebut dan sebagai sumber informasi pengganti formulir yang asli.
2. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas namun lengkap dan bermanfaat bagi pengguna . Tujuan nya selain untuk efisiensi juga agar tujuan dari informasi tersebut tersampaikan dan mudah dimengerti oleh pengguna informasi.
3. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian internal perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk eksternal perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima dan agar tidak terjadi kekeliruan dengan perusahaan lain.
4. Nama formulir.
Fungsi dari nama formulir ini adalah untuk memudahkan dalam penggunaan dan penyimpanan formulir sehingga rapid an mudah diidentifikasi sehingga apabila suatu saat formulir tersebut diperlukan maka akan mudah mencari formulir tersebut.
5. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber : Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Merupakan sumber utama dalam memberikan informasi yang dibutuhkan
– dokumen pendukung : Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut. Dengan adanya dokumen pendukung, maka akan mengurangi keraguan terhadap keabsahan dokumen sumber.
Mohon maaf apabila terdapat kata – kata yang sulit difahami, semoga bermanfaat dan terima kasih.
Sumber :
http://books.google.co.id/books?id=XNUQyMTkSzsC&pg=PA281&lpg=PA281&dq=definisi+formulir+dan+dokumen&source=bl&ots=-DOIJ0D3x8&sig=OoOKJZp_eZria50bv9t-QjIP_fY&hl=id&ei=rTNaTIrgB9K0rAf6m9W9DA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=6&ved=0CCEQ6AEwBQ#v=onepage&q&f=false
Agustus 6, 2010 pukul 12:41 am |
VERA RACHMAWATY
0804468
DEFINISI DAN MANFAAT FORMULIR
Dalam kehidupan bermasyarakat, terutama pada masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Dari sejak seseorang dilahirkan sampai dengan meninggal dunia selalu menggunakan formulir. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Fomulir sangat penting untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
1. Menurut Sumbernya
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
FORMULIR ELEKTRONIK
Pada zaman yang telah modern ini, definisi tetang formulir kertas tersebut dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis, dan tidak sama engan zaman modern ini.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
MANFAAT FORMULIR ELEKTRONIK
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut 2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang 3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/search/label/3%20-%20Formulir
Agustus 6, 2010 pukul 1:43 am |
Nim : 0807031
Nama : Bonita Silaen
Mat. Kul : SIA
Judul bahasan : Formulir dan dokumen
Trimakasih pak untuk bahasannya. Terus terang saya suka dengan gaya belajar seperti ini. Up to date.. berbeda dengan dengan mata kuliah lainnya. Mungkin ini yang bisa saya paparkan mengenai bahasan Formulir dan dokumen, dengan bantuan penjelasan dari berbagai sumber.
Form di visual basic adalah jendela tempat untuk merancang antar muka program. Perancangan antar muka program dengan memanfaatkan kontrol-kontrol yang ada di jendela toolbox.
Banyak para ahli berpendapat bahwa kemampuan Anda untuk merancang antar muka program telah menyelesaikan 70% pekerjaan pada perancangan suatu sistem. Sisanya 30% adalah untuk penulisan kode program.
Pernyataan tersebut tentu saja dapat diterima pada saat ini. Kita tahu bahwa sistem yang diterima dipasaran bila sistem yang dirancang mudah digunakan oleh penggunanya (user friendly). Sistem yang antar mukanya kurang menarik walaupun fungsinya baik umumnya hanya akan digunakan oleh kalangan tertentu saja.
Untuk merancang antar muka program yang menarik di form tentu dibutuhkan perancangan yang sangat mendetail. Biasanya para perancang akan membutuhkan waktu yang lebih untuk menentukan keinginan dari para pemakai. Interaksi antara perancang (developer) dengan pemakai (user) harus sesering mungkin. Uji coba program dengan melibatkan pemakai merupakan salah satu cara untuk mendapatkan umpan balik (feed back) sistem yang akan dikembangkan.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Formulir-e (bentuk elektronik) atau electronic form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Aside from eliminating the cost of printing, storing, and distributing pre-printed forms, and the wastage of obsolete forms, e-forms can be filled out faster because the programming associated with them can automatically format, calculate, look up, and validate information for the user. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, e-bentuk dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna.
http://prodisi.wordpress.com/category/tanya-jawab-si/pemrograman/apa-itu-form/
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web. Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan? Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 6, 2010 pukul 1:43 am |
Nim : 0807031
Nama : Bonita Silaen
Mat. Kul : SIA
Judul bahasan : Formulir dan dokumen
Trimakasih pak untuk bahasannya. Terus terang saya suka dengan gaya belajar seperti ini. Up to date.. berbeda dengan dengan mata kuliah lainnya. Mungkin ini yang bisa saya paparkan mengenai bahasan Formulir dan dokumen, dengan bantuan penjelasan dari berbagai sumber.
Form di visual basic adalah jendela tempat untuk merancang antar muka program. Perancangan antar muka program dengan memanfaatkan kontrol-kontrol yang ada di jendela toolbox.
Banyak para ahli berpendapat bahwa kemampuan Anda untuk merancang antar muka program telah menyelesaikan 70% pekerjaan pada perancangan suatu sistem. Sisanya 30% adalah untuk penulisan kode program.
Pernyataan tersebut tentu saja dapat diterima pada saat ini. Kita tahu bahwa sistem yang diterima dipasaran bila sistem yang dirancang mudah digunakan oleh penggunanya (user friendly). Sistem yang antar mukanya kurang menarik walaupun fungsinya baik umumnya hanya akan digunakan oleh kalangan tertentu saja.
Untuk merancang antar muka program yang menarik di form tentu dibutuhkan perancangan yang sangat mendetail. Biasanya para perancang akan membutuhkan waktu yang lebih untuk menentukan keinginan dari para pemakai. Interaksi antara perancang (developer) dengan pemakai (user) harus sesering mungkin. Uji coba program dengan melibatkan pemakai merupakan salah satu cara untuk mendapatkan umpan balik (feed back) sistem yang akan dikembangkan.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Formulir-e (bentuk elektronik) atau electronic form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Aside from eliminating the cost of printing, storing, and distributing pre-printed forms, and the wastage of obsolete forms, e-forms can be filled out faster because the programming associated with them can automatically format, calculate, look up, and validate information for the user. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, e-bentuk dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna.
http://prodisi.wordpress.com/category/tanya-jawab-si/pemrograman/apa-itu-form/
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web. Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan? Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 6, 2010 pukul 1:58 am |
NIM : 0800999
Nama : Mahesa Desta P
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Sistem akuntansi adalah suatu organisasi dari foermulir-formulir, catatan-catatan dan laporan –laporan yang erat dikoordinasi untuk memberi fasilitas kepada pimpinan perusahaan melalui penetapan informasi-informasi dasar yang dibutuhkan.
Informasi yang harus diperoleh pimpinan adalah:
(1) jumlah laba yang diperoleh dalam suatu periode tertentu
(2) Jumlah aktiva-aktiva, utang-utang dan kekayaan bersih dari suatu perusahaan pada setiap waktu
(3) Beberapa informasi pelengkap, diantaranya: jumlah hasil penjualan, jumlah piutang yang sudah dibayar dan belum oleh pelanggan, jumlah pembelian dll.
(4) Informasi yang disampaikan keinstansi pemerinta dan badan ;ainnya, seperti laporan keuangan untuk keprluan tax.
Tiap sistem akuntansi terdiri:
(1) suatu seri formulir yang tercetak seperti faktur penjualan, voucher, check, dan laporan-laporan yang digunakan dalam menyusun sistem akuntansi dalam prosedur-prosedur yang merupakan dasar untuk membuat pos-pos akunting.
(2) Suatu seri buku-buku, dimana dibukukan catatan-catatan pertama atau primer Buku-buku ini terdiri dari bermacam-macam buku jurnal atau buku harian.
(3) Suatu seri buku besar dimana informasi-inforamsi yang dicatat dalam buku jurnal diikhtisarkan atau dikumpulkan dalam perkiraan-perkiraan khusus.
(4) Suatu seri laoran-laporan atau daftar-daftar misalnya: neraca, laporan laba rugi dll.
Arti penyusunan sistem akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi memiliki dua pengertian:
(1) penciptaan suatu sistem formulir-formulir, jurnal-jurnal, buk besar dan daftar-daftar keuangan unuk suatu entitas yang masih baru.
(2) Penyusunan sistem kembali atau revisi dari sistem akuntansi yang sudah ada.
Penyusunan sistem akuntansi ini dapat dilakukan oleh KAP (Kantor akuntan publik) atau akuntan internal yang ada di perusahaan.
3. Syarat-syarat pertamaan dari pekerjaan sistem akuntansi
Untuk merencanakan pekerjaan penyusunan sistem akuntansi dibutuhkan latihan akuntansi tertentu yang dilengkapi bermacam-macam pelatihan. Latihan ini tidak hanya membutuhkan suatu latihan dasar dalam teroi akuntansi akan tetapi juga harus memiliki pengetahuan mengenai:
(1) pekerjaan rutin dan sistem-sistem kantor
(2) organisasi dari fungsi-fungsi akuntansi dalam suatu perusahaan besar dan kecil
(3) Prinsip-prinsip dan praktek audit sehingga catatan-catatan yang ada dalam perusahaan siap dicek dan assets perusahaan dapat diamankan.
4. Problem penyusunan sistem akuntansi
Problema yang timbul dari penyusunan sistem akuntansi dapat dilihat dari beberapa pertanyaan berikut ini:
(1) apa sifat perusahaan?
(2) Bagaimana organisasi fungsional atau departemental dari perusahaan?
(3) Formulir-formulir, daftar-daftar dan kartu-kartu apa yang digunakan untuk mencatat pesanan, penjualan pembelian , penerimaan kas dll
(4) Pos-pos pembukuan apa yang harus dibuat dari formulir-formulir, dan daftar-daftar ?
(5) Bagaimana cara yang efisien (murah) untuk mencatat pos-pos pembukuan?
(6) Karyawan yang bagaimana yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan ini?
(7) Tindakan yang akan dilakukan untuk mencegah kesalahan-kesalahan?
(8) Daftar apa saja yang harus disusun dalam pencatatan sistem akuntansi?
(9) Dll
5. Sumber informasi dan data sistem akuntansi
Dalam peyelidikan pendahuluan dan pengumpulan data, seorang akuntan dapat menggunkaan sumber-sumber informasi dari dalam perusahaan dan dilengkapi informasi dari :
(1) perusahaan yang sejenis
(2) perusahaan yag menjual mesin-mesin pembukuan(program akuntansi) untuk perusahaan sejenis
(3) perusahaan yang menjual formulir-formulir, daftar-daftar, kartu-kartu dan buku-buku yang tercetak untuk bermacam-macam perusahaan.
(4) Buku-buku akuntansi khusus yang mendiskusikan sistem – sistem dan problema-problema akutansi
6. Prinsip umum yang berhubungan dengan penyusunan sistem akuntansi
Untuk penyusunan sistem akuntansi dari bermacam-macam perusahaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan:
(1) Menganalisa transaksi dari perusahaan
(2) Mengumpulkan transaksi-transaksi dalam formulir-formulir dan catatan-catatan yang tepat.
(3) Menetapkan pengecekan inter dari transaksi yang terjadi
(4) Mencatat dala buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam formulir-formulir
(5) Merancang daftar-daftar akuntansi dan laporan laporan statistik yang harus disusun dari transaksi yang telah di catat.
(6) Mengurus internal audit yang kontinu dan audit eksternal secara berkala dari sistem akuntansi
(7) Menyusun laporan-laporan yang teratur yang harus disampaikan kepada pemerintah.
http://divlaa.multiply.com/journal/item/19/SIA-pengantar_penyusunan_SIstem_akuntansi
Agustus 6, 2010 pukul 2:26 am |
NIM : 0807049
Nama : Fauzan Adrian
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : Formulir dan Dokumen
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian Formulir adalah lembar isian; surat isian: — yg telah diisi harus diserahkan kpd bagian pendaftaran.
Formulir Elektronik
–> ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Dalam situasi apa phttps://nonosun.wordpress.com/2010/08/04/form-formulir/#comment-517erusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat
mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Apabila temen-temen ingin belajar membuat formulir elktronik,silahkan kunjungi http://videobelajar.com/membuat-formulir-elektronik.
Pengertian dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah surat yg tertulis atau tercetak yg dapat dipakai sbg bukti keterangan (spt akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); 2 barang cetakan atau naskah karangan yg dikirim melalui pos; 3 rekaman suara, gambar dl film, dsb yg dapat dijadikan bukti keterangan;
— medis arsip data keadaan perkembangan kesehatan pasien.
Sumber :
http://pusatbahasa.diknas.go.id
http://bakoel-bakoel.blogspot.com
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi,UGM)
Agustus 6, 2010 pukul 3:55 am |
Formulir biasanya sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. Dan bisa di sebut juga formulir adalah merupakan catatan kantor yang berguna dalam mencapai tujuan khusus suatu perusahaan, catatan dan laporan merupakan hasil akhir. Dan formulir merupakan paling banyak di gunakan oleh kantor. Formulir membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat yang besar bagi penggunanya
Dan bisa di sebut juga formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan.
Manfaat dan tujuan adanya formulir yaitu :
• Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
• Mengurangi kesibukan , menguntip kembali keteragan yang sama atau berulang-ulang, hal ini dapat menghemat waktu kerja dan tidak membuat kebosanan
• Mempermudah dalam mengklasifikasikan data
• Mempermudah tata kerja dan prosedur kerja
• Sebagai alat pemberian instruksi
• Sebagai alat perencanaan karena di formulir terdapat kuantitatif dan kualitatif
• Sebagai alat pengawas dan evaluasi.
Point penting yang harus di perhatikan dalam formulir seperti judul formulir
Dan ada pula desain formulir yang harus di perhatikan seperti desain yang menarik, sederhana dan mudah untuk dimengerti dan diisi. Instruksi atau pertanyaannya harus lengkap untuk menampung semua informasi.Ada pertimbangan dalam mendesain formulir yaitu pertimbangan fungsional.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Sumber : blog: ida nuraida, S.E. dan Sistem akuntansi, Mulyadi
Agustus 6, 2010 pukul 4:26 am |
Lailli Rahmawati (0805608)
Formulir Dokumen adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggung
jawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan.
Formulir dokumen pada dasarnya digunakan untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab kagiatan untuk memulai, mecatat atau menyelesaikan
transaksi.
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
3. Mengirim data dari satu pihak ke pihak lainnya.
4. Meekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan.
Agar penggunaan furmulir mencapai efisiensi yang tinggi, dalam perancangannya perlu
diperhatikan prinsip:
1. Kurangi jumlah pembuatan dokumen asli seminim mungkin.
2. Sedapat mungkin gunakan lembar duplikat (tembusan).
3. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
4. Desain formulir harus sederhana dan ringkas.
5. Upayakan agar desain formulir memudahkan pencatatannya.
6. Upayakan agar didalam desain formulir terkandung unsur internal check.
7. Upayakan agar formulir dapat dimanfaatkan untuk keperluan laporan statistik.
8. Upayakan agar desain formulir memudahkan proses audit eksternal.
ALASAN KEBUTUHAN FORMULIR DALAM PERUSAHAAN
Formulir mutlak diperlukan jika:
1. Ada suatu kejadian atau transaksi yang perlu dicatat, karena berdampak pada
perubahan posisi keuangan.
2. Jika ada data yang harus dicatat berulangkali oleh beberapa pihak.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu digabungkan dalam tempat
yang sama, sehingga pengecekan kelengkapan data dapat dilakukan dengan mudah.
4. Jika perlu penetapan tanggung jawab.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DESAIN FORMULIR
1. Jumlah pihak yang membutuhkan formulir dikumen bersangkutan.
2. Jenis formulir lain yang memiliki muatan yang hampir sama.
3. Keteraturan data yang akan dimuat dalam formulir.
4. Cara pengerjaan dokumen.
5. Cara penyimpanan formulir.
PRINSIP DASAR PEMBUATAN FORMULIR
1. Formulir yang ditujukan untuk pihak eksternal perlu diberi nama perusahaan (berikut
logo) serta alamat yang dicetak pada posisi yang jelas.
2. Judul formulir harus dicetak agar penggunannya jelas.
3. Setiap formulir harus memiliki nomor petunjuk sehingga dapat dijadikan referensi
pencatatan baik oleh pihak yang mengisi ataupun yang menerimanya.
4. Harus disediakan ruang untuk tanggal, sedikitnya satu ruang pada setiap formulir.
5. Kalau formulir diisi secara manual harus dibuat garis pedoman penulisan. Kalau diisi
dengan alat, mesin atau komputer, garis pedoman itu tidak diperlukan.
6. Kalau formulir yang digunakan cukup lebar dan pencatatannya dilakukan disebelah kiri
dan kanan yang harus berada dalam satu baris, maka setiap baris penulisan diberi
nomor urut sehingga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan.
7. Agar fungsi formulir efektif ruang data pada formulir harus disusun teratur, sistematis
dan logis. Untuk mengetahui urutan logika itu diperlukan studi yang cukup.
8. Untuk menarik perhatian, bagian-bagian yang penting dapat diberi warna khusus.
9. Sebagai alat kontrol setiap lembar formulir dapat diberi nomor seri.
10.Bagian tertentu dapat dihemat waktu pengisiannya dengan menggunakan teknik tick
mark, misalnya Y/T (Ya/Tidak).
11.Sedapat mungkin gunakan teknik pengisian bersama untuk beberapa formulir yang
bentuknya mirip (gunakan kertas karbon).
Dokumen lelang pengadaan barang dan jasa yang diajukan oleh peserta, pada umumnya terdiri atas 4 dokumen pokok, yaitu:
Ø Dokumen Prakualifikasi
Ø Dokumen Administrasi
Ø Dokumen Teknis
Ø Dokumen Penawaran Harga
Dokumen Prakualifikasi
Dokumen Prakualifikasi diajukan jika lelang pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan prakualifikasi. Dalam menyusun dokumen prakualifikasi, peserta harus mempelajari terlebih dahulu Dokumen Prakualifikasi dari panitia lelang. Dalam dokumen ini peserta lelang melakukan peninjauan terhadap persyaratan-persyaratan lelang, formulir-formulir isian serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
Dokumen Teknis
Dokumen teknis pada umumnya dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen teknis untuk pengadaan jasa konsultansi dan dokumen teknis untuk poengadaan barang/pemborongan/jasa lainnya.
Dokumen teknis untuk pengadaan barang/pemborongan/jasa lainnya pada umumnya berisi:
1. Spesifikasi teknis
2. Gambar teknis dan identitas barang
3. Jangka waktu penyerahan barang
4. Surat pernyataan jaminan purna jual (Garansi)
5. Surat pernyataan jaminan ketersediaan suku cadang
6. Surat pernyataan mengenai perawatan dan program perawatan
7. Menyediakan buku petunjuk pengoperasian
8. Surat dukungan dari perusahaan pemasok
Dokumen Penawaran Harga
Dokumen harga berisi perincian biaya-biaya yang diperlukan untuk pemenuhan paket pekerjaan atau pengadaan barang/jasa.
Konsep ALE
Penyusunan dokumen-dokumen tersebut harus memenuhi konsep Akurat, Lengkap, dan Efektif (ALE). Hal ini disebabkan pada dasarnya proses lelang pengadaan barang dan jasa didasarkan atas penilaian dan evaluasi terhadap dokumen-dokumen lelang yang diajukan oleh peserta lelang. Prinsip dasar dalam penyusunan dokumen lelang adalah ALE;
A -Akurat
Data-data dan kompetensi peserta lelang harus memenuhi kriteria dan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen lelang RKS/KAK. Hal ini antara lain kesesuaian Kemampuan Dasar, ruang lingkup usaha, tenaga ahli, peralatan, dan skala perusahaan (Besar/kecil).
L -Lengkap
Peserta lelang harus dapat menyajikan hal-hal yang disyaratakan dan diminta olehpaniti lelang secara lengkap, misalnya kelengkapan surat-surat legal, pajak, dan formulir-formulir isian. Khususnya dalam mengisi surat atau formulir isian harus diperiksa dengan teliti tanda tangan, stempel, dan tanggal surat.
E – Efektif
Dokumen lelang yang diajukan harus efektif dalam memenuhi metode penilaian yang diterapkan. Hal ini berarti dokumen dan isinya harus mampu mendapatkan penilaian yang tinggi, sehingga dapat menjadi peringkat tertinggi. Untuk mendapatkan penilaian ini, peserta lelang harus benar-benar semaksimal mungkin memenuhi semua persyaratan-persyaratan lelang.
Sumber :
1. http://siamitek.files.wordpress.com/2007/09/sistem-informasi-akuntansi.pdf
2. http://pengadaanbarang.blogspot.com/2007/12/jenis-jenis-dokumen-lelang-pengadaan.html
Agustus 6, 2010 pukul 5:01 am |
Menurut saya informasi dari rekan-rekan di atas sudah banyak dan dirasa cukup untuk memahami lebih dalam dari materi yang telah disampaikan oleh Bapak, saya hanya ingin menambahkan sekelumit materi dari referensi yang saya dapatkan, diantaranya adalah :
Formulir (form) adalah kartu cetakan dengan kolom-kolom kosong untuk disiarkan dengan informasi yang diperlukan, misalnya formulir lamaran, dan sebagainya.
Dokumen (document) adalah surat atau tanda bukti tentang suatu peristiwa yang terjadi, transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh pihak-pihak yang berwenang, misalnya dibuat dan dikeluarkan oleh perorangan, perusahaan, instansi, dan sebagainya.
Di bawah ini saya akan memberikan informasi mengenai cara membuat form online dan sesuai dengan prinsip Web Standards. Dikarenakan untuk mengefisienkan tempat dan menghindari ketidakjelasan materi jika di copy paste, maka saya akan memberikan alamat web nya saja, yaitu :
http://mahmudthaher.blogspot.com/2010/05/form-yang-saya-pergunakan-adalah-kontak.html
http://www.dhimasronggobramantyo.com/artikel/Aturan_membuat_Forms_dan_bagaimana_membuat_Forms_yang_sesuai_prinsip_Web_Standards
SUMBER :
Aliminsyah, SE dan Drs. Padji MA,. 2003. Kamus Istilah Akuntansi. CV. Yrama Widya : Bandung
http://mahmudthaher.blogspot.com/2010/05/form-yang-saya-pergunakan-adalah-kontak.html
http://www.dhimasronggobramantyo.com/artikel/Aturan_membuat_Forms_dan_bagaimana_membuat_Forms_yang_sesuai_prinsip_Web_Standards
Agustus 6, 2010 pukul 7:01 am |
FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari s
DOKUMEN
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Dokumen, naskah. Dokumen ini terdiri dalam dua bentuk, yang pertama dalam bentuk hardcopy, dan kedua dalam bentuk softcopy. Hardcopy biasanya dalam bentuk hasil cetakan, seperti yang biasa kita lihat pada kertas misalnya. Sedangkan softcopy, adalah dalam bentuk yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung, melalui alat bantu, seperti penyimpanan data pada file di disket, sehingga dokumen tersebut bisa dilihat dengan bantuan komputer.
Sistem Akuntansi, Mulyadi
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http://www.total.or.id/info.php?kk=document
Agustus 6, 2010 pukul 8:11 am |
Nama: Yuslia Rimadiani
Nim : 0804575
Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari
Jenis Formulir
Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh:
Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan,
pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran
Bank.
Jenis Formulir
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang, Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Dokumen sumber dan Pendukung
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber:Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
aksartono.edublogs.org/files/…/bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf –
http://www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
Agustus 6, 2010 pukul 3:04 pm |
Nama : Fani Oktaviani
NIM : 0804574
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang Dikomentari : Formulir
Pengertian Formulir
Formulir (form) merupakan dokumen terstruktur yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi tertentu. Penggunaan formulir dalam dunia bisnis merupakan hal yang mutlak diperlukan mulai dari rancangan formulir yang sederhana hingga rancangan formulir yang kompleks. Sebagai contoh formulir aplikasi permohonan kartu kredit (credit card) atau fasilitas kredit di sektor dunia perbankan, formulir pendaftaran mahasiswa baru di sektor pendidikan dan masih banyak lagi penggunaan formulir dalam berbagai bidang usaha lainnya.
Pembuatan formulir dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word, Access, Excel dan lain-lainnya. Namun, pada perkembangan terakhir, pihak Microsoft Corporation telah merilis sebuah aplikasi perkantoran baru yang khusus digunakan untuk desain pembuatan formulir dinamis yang sangat fleksibel karena mendukung skema XML yaitu aplikasi Microsoft Office InfoPath 2003. Aplikasi tersebut merupakan anggota baru dalam aplikasi perkantoran Microsoft Office System 2003.
Pada aplikasi Microsoft InfoPath, formulir merupakan dokumen yang didalamnya terdapat serangkaian objek kontrol yang memungkinkan user untuk memasukkan dan dan informasi. Pada aplikasi Microsoft InfoPath, pada sebuah formulir dapat terdiri dari rich textbox, date pickers, optional dan repeating section, data validation dan conditional formatting.
Bentuk Formulir
Dilihat dari bentuknya, formulir sendiri dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu :
1. Formulir HardCopy
Formulir hadfcopy merupakan formulir yang dicetak pada kertas di mana dalam penggunaannya user dapat mengisi langsung daftar penggunaan formulir tersebut dengan menggunakan alat tulis seperti pen atau pinsil.
Penggunaan formulir ini kurang efisien dan kurang reliabel karena pemilik formulir perlu melakukan penginputan langsung atas data yang telah diisi oleh user ke dalam komputer sehingga membutuhkan waktu untuk proses penginputan ulang tersebut dan juga dalam proses penginputan ulang tersebut terdapat kemungkinan kesalahan penginputan kembali (human error) yang dapat mempengaruhi keabsahan data yang pada akhirnya dapat mempengaruhi keakuratan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Walupun penggunaan formulir hardcopy kurang efisien dan kurang reliabel, tetapi sampai saat ini masih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut :
a. Infrastruktur teknologi dan informasi pada perusahaan tersebut masih belum memadai untuk mendukung penggunaan formulir softcopy. Misalkan penggunaan web server yang memungkinkan user untuk mengisi formulir dan kemudian mengirimkannya secara online.
b. Tingkat pendidikan yang masih rendah terutama untuk penduduk di negara-negara yang baru berkembang, serta kurangnya sosialisasi penggunaan formulir softcopy kepada user sehingga masyarakat lebih memilih penggunaan formulir hardcopy yang dapat diisi langsung menggunakan pen atau pinsil.
2. Formulir Softcopy
Formulir softcopy merupakan formulir dalam bentuk file dokumen pada komputer yang terhubung dengan database tertentu. Penggunaan formulir ini lebih efisien dan reliabel dibandingkan dengan penggunaan formulir hardcopy karena tidak perlu dilakukan penginputan ulang atas informasi yang diisi oleh user.
Disamping itu, dalam penyebaran formulir ini, pihak perusahaan tidak perlu melakukan pencetakan formulir pada media kertas yang tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar. Contohnya penggunaan formulir softcopy pendaftaran alamat email di Yahoo.
Dari segi isi (content) antara formulir hardcopy maupun formulir softcopy sama, namun perbedaannya terletak pada medianya, di mana penggunaan formulir harcopy media yang digunakan yaitu kertas, sedangkan pada penggunaan formulir softcopy media yang digunakan yaitu media komputer.
Saat ini bentuk penggunaan formulir masih lebih banyak dalam hardcopy atau masih lebih banyak dalam bentuk cetakan di atas kertas. Dalam kenyataannya di negara-negara maju, penggunaan formulir dalam bentuk hardcopy sudah banyak ditinggalkan dengan beralih ke formulir dalam bentuk file softcopy karena penggunaan formulir dalam bentuk hardcopy tidak efisien dan tidak reliabel.
Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy
Seperti yang telah dijelaskan di atas, penggunaan formulir saat ini sudah beralih ke penggunaan formulir dalam bentuk softcopy karena memilki beberapa kelebihan yang tidak dimilki formulir hardcopy.
Beberapa kelebihan penggunaan formulir softcopy dimaksud di atas yaitu sebagai berikut.
a. Formulir yang berbentuk softcopy dapat disebarkan melalui jaringan intranet dan internet baik menggunakn email maupun situs web (websites)
b. Pada formulir tersebut memungkinkan penggunaan fasilitas validasi untuk meningkatkan tingkat realibility data yang diinput oleh user.
c. Data yang tersimpan dalam database dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan strategis dan operasional.
d. Penggunaan formulir softcopy memberikan flesibilitas yang tinggi dalam hal penggunaan kembali informasi pada sistem atau proses bisnis lainnya dalam bentuk yang berbeda.
e. Biaya pembuatan dan penyebaran formulir softcopy jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya pembuatan dan penyebaran formulir hardcopy.
f. Pemilik dokumen tidak perlu melakukan penyimpanan formulir hardcopy yang membutuhkan biaya dan tempat penyimpanan dokumen.
Sumber : http://books.google.co.id/books?id=nodSoiwZZ0AC&pg=PA23&lpg=PA23&dq=Pengertian+formulir&source=bl&ots=tH6uMCA1CA&sig=45EAzmspf605_FdNv3mkIWtr5CI&hl=id&ei=DERaTI-FNcWYrAeJ-Zm-DA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBEQ6AEwADgK#v=onepage&q=Pengertian%20formulir&f=false
Agustus 7, 2010 pukul 4:52 am |
Nama : Eva Rosdiana
NIM : 0801008
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1.Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
sumber:
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Agustus 12, 2010 pukul 4:43 am |
NAMA :ANISA RAHMAH
NIM : 0801005
JURUSAN : PENDIDIKAN AKUNTANSI
KELAS : A
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
7. Sederhana dan ringkas
8. Rancang pengisian yang efisien
9. Rancang urutan logis pengisian dan penempatan kelompok data
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
DOKUMEN
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
SUMBER:
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://wbbrilliance.wordpress.com/2010/07/20/fraud-kecurangan-dalam-dunia-it/
http://syopian.net/blog/index.php?s&paged=18
Agustus 18, 2010 pukul 9:51 am |
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Definisi Dokumen
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
(http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html. 18-08-2010. 16:50 WIB).
(http://www.documentsolution.com/ID/about_document.htm. 18-08-2010. 16:50 WIB).
Agustus 18, 2010 pukul 1:22 pm |
menambahkan dari ulasan di atas..
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Agustus 18, 2010 pukul 1:23 pm |
nama : rosdianica dewi lestari
NIM : 0806304
JURNAL
A. Pengertian jurnal
• Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (berdasarkan urut waktu terjadinya) dengan menunjukkan rekening yang harus didebet dan dikredit beserta jumlah rupiah masing-masing.
• Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan, sebelum dibukukan ke buku besar harus dicatat dahulu dalam jurnal, sehingga jurnal disebut Buku catatan pertama (Book of Original Entry)
B. Manfaat jurnal
1. Alat pencatatan yang dapat menggambarkan pos-pos yang terpengaruh oleh suatu transaksi
2. Alat pencatatan yang memberi gambaran secara kronologis.
3. Jurnal dapat dipecah-pecah menjadi beberapa jurnal khusus yang dikerjakan oleh beberapa orang secara bersamaan.
4. Jurnal menyediakan ruang yang cukup uuntuk keterangan transaksi.
5. Lebih mudah melakukan pengecekan kesalahan pencatatan, dibandingkan apabila transaksi dicatat langsung ke buku besar.
C. Fungsi Jurnal
Jurnal termasuk salah satu proses pencatatan dalam akuntansi dan merupakan penghubung antara transaksi dengan buku besar. Baiklah akan saya uraikan apa saja fungsi jurnal tersebut. Fungsi jurnal adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Pencatatan
Artinya, semua transaksi yang terjadi berdasarkan bukti dokumen yang ada harus dicatat.
.
2. Fungsi Historis
Artinya, transaksi yang terjadi harus dicatat sesuai urutan waktu (kronologis).
.
3. Fungsi Analisa
Artinya, setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal harus merupakan hasil analisa dari bukti-bukti transaksi hingga jelas letak debet/kredit perkiraan beserta jumlahnya.
.
4. Fungsi Instruktif
Artinya, pencatatan dalam jurnal merupakan instruksi atau perintah untuk melakukan posting atau memindahkan debet/kredit ke dalam buku besar.
.
5. Fungsi Informatif
Artinya, jurnal dapat memberikan informasi/pemberitahuan mengenai transaksi yang terjadi.
D. Macam-macam jurnal
1. Jurnal Umum
Bentuk atau format buku jurnal sebagai tempat mencatat transaksi pada setiap perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya. Standar Jurnal Umum terdiri dari kolom-kolom sebagai berikut :
Kolom Keterangan : diisi dengan nama akun yang harus di debet dan akun yang harud di kredit akibat terjadinya transaksi. Akun yang harus di debet ditulis lebih dahulu, jumlahnya ditulis di kolom debet. Akun yang harus di kredit biasanya ditulis agak ke
kanan pada baris berikutnya, jumlah ditulis di kolom kredit. Keterangan singkat ditulis dibawahnya.
Kolom referensi (Ref) : diisi nomor kode akun buku besar sebagai tempat pemindahbukuan data yang bersangkutan. Kolom ini diisi pada saat data pos jurnal yang bersangkutan dipindahkan (posting) ke buku besar.
Kolom Debit/ Kredit : diisi dengan sejumlah nilai/angka yang di debit atau di Kredit sesuai dengan transaksi yang terjadi
2. Jurnal khusus
Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara spesifik berdasarkan jenis, sesuai kebutuhan perusahaan. Jenis jurnal khusus yang sering dipergunakan adalah:
a. Jurnal penjualan (Sales Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
b. Jurnal penerimaan kas (Cash Receives Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi penerimaan kas.
c. Jurnal pengeluaran kas (Cash Payments Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi pengeluaran kas.
Yang dimaksud dengan kas dalam pengertian tersebut adalah :
• Uang tunai yang ada di perusahaan (cash on hand)
• Uang perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk giro yang sewaktu-waktu dapat diambil (cash in bank)
Oleh karena itu pengeluaran kas meliputi pembayaran dengan uang tunai dan pembayaran dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk kepentingan pengawasan kas, semua penerimaan kas biasanya disetorkan ke bank sehingga pengeluaran kas harus menggunakan cek atau bilyet giro.
Bentuk atau kolom-kolom jurnal pengeluaran kas disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan volume dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan. Misalnya dalam perusahaan yang sering melakukan transaksi pembelian kre’dit sehingga sering melakukan transaksi pembayaran hutang, dalam jurnal pengeluaran kas harus disediakan kolom khusus untuk akun utang dagang. Demikian pula dalam perusahaan yang sering melakukari pembelian perlengkapan kantor, harus disediakan kolom khusus untuk akun perlengkapan kantor, dsb.
d Jurnal Pembelian (Purchases Journal)
Jumal pembelian berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi pembelian barang yang dilakukan secara kredit. Buktj. transaksi yang menjadi sumber pencatatan dalam jurnal pembelian adalah faktur yang diterima dari pihak lain (faktur pembelian). Pemindahbukuan data jurnal pembelian dan data buku jurnal khusus lainnya ke buku besar, dilakukan secara periodik, biasanya pada tiap akhir bulan .
Bentuk jurnal pembelian biasanya disesuaikan dengan keperluan sehingga pertimbangan untuk menyediakan bentuk jumal pembelian yang akan digunakan harus disesuaikan dengan transaksi pembelian kredit yang sering dilakukan. Artinya akun-akun buku besar yang terkait dengan transaksi pembelian kredit yang sering terjadi harus disediakan satu. kolom khusus. Misalnya harus ada satu kolom khusus untuk akun.Utang dagang .Dalam perusahaan jasa sering dilakukan pembelian perlengkapan secara kredit
BUKU BESAR
A. Pengertian Buku Besar
Buku besar adalah buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua dari semua akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraraca dan laporan laba/rugi. Buku besar dapat memberikan informasi saldo ataupun nilai transaksi untuk setiap kode perkiraan dalam suatu periode akuntansi tertentu.
B. Bentuk Buku Besar
Bentuk buku besar yang dipergunakan suatu perusahaan dapat berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Bentuk-bentuk buku besar terdiri dari:
1. Bentuk T
Bentuk T adalah buku besar berbentuk huruf T. Buku besar ini merupakan buku besar yang paling sederhana dan paling banyak digunakan, biasaya untuk keperluan analisis transaksi dan keperluan menjelaskan mekanisme penggunaan akun dalam pelajaran akuntansi.
2. Bentuk Skontro
Bentuk Skontro adalah buku besar berbentuk sebelah-menyebelah atau disebut 2 kolom. Buku besar ini merupakan buku besar bentuk T yang lebih lengkap
3. Bentuk Staffel
Bentuk Staffel adalah buku besar berbentuk halaman dan memiliki lajur saldo. Buku besar ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu buku besar 3 kolom (memiliki lajur saldo tunggal) dan buku besar 4 kolom (memiliki lajur saldo rangkap).
Sumber :http//www. 118.98.173.102/web2008/_…Jurnal/macam_jurnal.php
http//www.agustin.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/…/Jurnal+&+Posting.doc
paksiman.blogspot.com/2009/04/buku-besar-ledger.html
Agustus 18, 2010 pukul 2:56 pm |
Nama: Ade Tini K.A.
NIM : 0800040
A. JURNAL
Merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama (book of original entry), yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet maupun yang di Kredit. (http://milamashuri.wordpress.com/jurnal-umum/)
Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku di mana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar. (http://118.98.173.102/web2008/_smk/akuntansi/Buku_Jurnal/pengertian_jurnal.php)
Fungsi jurnal meliputi :
1. Fungsi historis, yaitu jurnal merupakan kegiatan mencatat semua transaksi keuangan secara kronologis atau berurutan sesuai dengan tanggal terjadinya.
2. Fungsi mencatat, yaitu jurnal merupakan pencatatan yang lengkap terperinci, artinya semua transaksi dengan sumbernya harus dicatat tanpa ada yang ketinggalan.
3. Fungsi analisis, yaitu jurnal menganalisis transaksi untuk menentukan akun yang harus di Debet maaupun yang di Kredit.
4. Fungsi instruktif, yaitu jurnal merupakan perintah memposting dalam buku besar baik yang di Debet maupun yang di Kredit sesuai hasil analisis dalam jurnal.
5. Fungsi informatif, yaitu jurnal memberikan keterangan kegiatan perusahaan secara jelas.
(http://milamashuri.wordpress.com/jurnal-umum/)
B. BENTUK DAN JENIS JURNAL
1. JURNAL UMUM
Jurnal Umum (Memorial Journal) adalah suatu catatan akuntansi pertama kali yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara kronologis sebelum transaksi tersebut dipindahkan ke dalam masing-masing perkiraan buku besarnya secara kronologis.
Penulisan Jurnal Umum
a. Kolom Tanggal diisi sesuai dengan tanggal terjadinyua transaksi.
b. Kolom keterangan/Akun diisi dengan nama perkiraan transaksinya.
c. Kolom ref diiisi untuk memudahkan dalam memeriksa kebenaran
posting dari jurnal ke buku besar.
d. Debit/Kredit Kolom ini diisi nominal atas besarnya jumlah transaksi yang didebit dan dikredit, dan antara debit dan kredit harus balance.
(http://smartboy97.blogetery.com/2009/10/17/jurnal-umum/)
2. JURNAL KHUSUS
Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara spesifik berdasarkan jenis, sesuai kebutuhan perusahaan. Jenis jurnal khusus yang sering dipergunakan adalah:
a. Jurnal penjualan (Sales Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
b. Jurnal penerimaan kas (Cash Receives Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi penerimaan kas.
c. Jurnal pengeluaran kas (Cash Payments Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi pengeluaran kas.
Yang dimaksud dengan kas dalam pengertian tersebut adalah :
*
Uang tunai yang ada di perusahaan (cash on hand)
*
Uang perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk giro yang sewaktu-waktu dapat diambil (cash in bank)
Oleh karena itu pengeluaran kas meliputi pembayaran dengan uang tunai dan pembayaran dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk kepentingan pengawasan kas, semua penerimaan kas biasanya disetorkan ke bank sehingga pengeluaran kas harus menggunakan cek atau bilyet giro.
d Jurnal Pembelian (Purchases Journal)
Jumal pembelian berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi pembelian barang yang dilakukan secara kredit. Buktj. transaksi yang menjadi sumber pencatatan dalam jurnal pembelian adalah faktur yang diterima dari pihak lain (faktur pembelian). Pemindahbukuan data jurnal pembelian dan data buku jurnal khusus lainnya ke buku besar, dilakukan secara periodik, biasanya pada tiap akhir bulan .
Bentuk jurnal pembelian biasanya disesuaikan dengan keperluan sehingga pertimbangan untuk menyediakan bentuk jumal pembelian yang akan digunakan harus disesuaikan dengan transaksi pembelian kredit yang sering dilakukan. Artinya akun-akun buku besar yang terkait dengan transaksi pembelian kredit yang sering terjadi harus disediakan satu. kolom khusus. Misalnya harus ada satu kolom khusus untuk akun.Utang dagang .Dalam perusahaan jasa sering dilakukan pembelian perlengkapan secara kredit
BUKU BESAR
Buku besar adalah buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba/rugi. Buku besar dapat memberikan informasi saldo ataupun nilai transaksi untuk setiap kode perkiraan dalam suatu periode akuntansi tertentu.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Buku_besar)
C. BENTUK-BENTUK BUKU BESAR
a. Bentuk Dua Kolom (skontro) ada 2 macam :
1. Bentuk T (T account)
Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi yaitu sisi debet dan sisi kredit
2. Bentuk T disempurnakan (bentuk dua kolom)
Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet
dan sisi kredit.
Dalam penggunaan akun bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi debet dan sisi kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah sisi debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet. Apabila jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut saldo kredit.
b. Akun bentuk Stafel ada dua macam :
1. Bentuk Tiga Kolom
2. Bentuk Empat Kolom
(http://118.98.173.102/web2008/_smk/akuntansi/Buku_besar/bentuk_bb.php)
Agustus 18, 2010 pukul 3:03 pm |
Nama : Geni Gurnisa
NIM : 0807045
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi I
Judul yang Dikomentari : Pemberian Kode Rekening
Menurut saya, pemberian kode rekening sangatlah vital dalam penyusunan data-data. Maka dari itu diperlukan aturan yang jelas dalam penyusunannya. Dalam sumber yang saya baca, terdapat beberapa metode penomoran rekening yang dapat digunakan dalam akuntansi. Metode-metode tersebut ialah sebagai berikut:
1. Sistem Numeralia
Adalah cara pemberian namer kode rekening dengan mengggunakan angka/noomer. Pemberiann nomer sebaiikknya urut, agar mudah dimengerti hubungan yang satu dengan lainnya.Sistem nomeralia terbaggi atas :
a. Kode Kelompok
Adalah pemberian nomor kode dengan memberikan angka tertentu pada kelompok, golongan dan jenis rekenning.
b. Kode Blok
Adalah cara pemberian nomor rekening dengan cra menyediakan satu blok angka setiap kelompok perkiraan.
Contoh Kode Blok :
Kelompok : Nomor Kode
Harta 100 – 199
Utang 200 – 299
Modal 300 – 399
2. Sistem Desimal
Adalah pemberian nomor kode dengan kode dengan menggunakan dasar angka 10 unit dari 0 sampai 9. Masing – masing angka//digit menunjukkan kelompok, golongan dan jenis.
Rekening dibagi dalam 10 rubrik, tiap rubrik dibagi menjadi 10 golongan, dan tiap golongn dibagi menjadi 10 jenis rekening, seperti tampak dibawah ini :
Rubrik 0 :Rekening harta tetap dan modal
Rubrik 1 : Rekening keuangan
Rubrik 2 : Rekening Netral
Rubrik 3 : Rekening persediaan bahan baku, bahan pembantu, dan bahan yang habis dipakai
Rubrik 4 : Rekening Jenis – jenis biaya/beban
Rubrik 5 : Rekening Temppat – tempat Biaya/beban
Rubrik 6 : Rekening Fabrikasi/pemikul beban
Rubrik7 : Rekening Persediaan barang jadi
Rubrik 8 : Rekening Pendapatan
Rubrik 9 : Rekening Rugi/Laba Umum
Contoh ;
5 Beban
50 Beban Penjualan
501 Gaji Salesmen
5011 Gaji Salesmen Produk A
3. Sistem Mneumonic
Adalah pemberian kode rekening dengan menggunakan singkatan huruf awal dari kelompok rekening yang bersangkutan.
Contoh :
Nama Rekening Kode
Aktiva A
Aktiva Lancar AL
Kas AL – K
4. Sistem Kombinasi Angka dan Huruf
Adalah pemberian kode rekening dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka.
Huruf paling depan sebagai golongan rekening dan nomor perkiraan dengan angka.
Contoh :
Upah dengan kode “U”
Produksi dengan kode “”9”
Benang Sutra dengan kode “2”
Jadi upah produksi benang sutra dengan kode : “U-9-2”
Sumber : http://www.akuntansi2.multiply.com
Demikian tambahan dari saya, terima kasih atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Agustus 18, 2010 pukul 4:14 pm |
NAMA : REKSA JAYENGSARI
NIM : 0802691
MATA KULIAH : SIA 1
MATERI : CATATAN PERMANEN AKUNTANSI
PENGERTIAN JURNAL
Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku di mana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar.
MACAM-MACAM JURNAL
Dalam akuntansi, Jurnal adalah suatu buku di mana transaksi-transaksi bisnis dicatat secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku besar
Jurnal Umum
Bentuk atau format buku jurnal sebagai tempat mencatat transaksi pada setiap perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya.
Jurnal khusus
Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi secara spesifik berdasarkan jenis, sesuai kebutuhan perusahaan. Jenis jurnal khusus yang sering dipergunakan adalah:
a. Jurnal penjualan (Sales Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
b. Jurnal penerimaan kas (Cash Receives Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi penerimaan kas.
c. Jurnal pengeluaran kas (Cash Payments Journal)
Berfungsi sebagai tempat mencatat semua transaksi pengeluaran kas.
Yang dimaksud dengan kas dalam pengertian tersebut adalah :
*
Uang tunai yang ada di perusahaan (cash on hand)
*
Uang perusahaan yang disimpan di bank dalam bentuk giro yang sewaktu-waktu dapat diambil (cash in bank)
Oleh karena itu pengeluaran kas meliputi pembayaran dengan uang tunai dan pembayaran dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk kepentingan pengawasan kas, semua penerimaan kas biasanya disetorkan ke bank sehingga pengeluaran kas harus menggunakan cek atau bilyet giro.
Bentuk atau kolom-kolom jurnal pengeluaran kas disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan volume dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan. Misalnya dalam perusahaan yang sering melakukan transaksi pembelian kre’dit sehingga sering melakukan transaksi pembayaran hutang, dalam jurnal pengeluaran kas harus disediakan kolom khusus untuk akun utang dagang. Demikian pula dalam perusahaan yang sering melakukari pembelian perlengkapan kantor, harus disediakan kolom khusus untuk akun perlengkapan kantor, dsb.
d. Jurnal Pembelian (Purchases Journal)
Jumal pembelian berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi pembelian barang yang dilakukan secara kredit. Buktj. transaksi yang menjadi sumber pencatatan dalam jurnal pembelian adalah faktur yang diterima dari pihak lain (faktur pembelian). Pemindahbukuan data jurnal pembelian dan data buku jurnal khusus lainnya ke buku besar, dilakukan secara periodik, biasanya pada tiap akhir bulan .
Bentuk jurnal pembelian biasanya disesuaikan dengan keperluan sehingga pertimbangan untuk menyediakan bentuk jumal pembelian yang akan digunakan harus disesuaikan dengan transaksi pembelian kredit yang sering dilakukan. Artinya akun-akun buku besar yang terkait dengan transaksi pembelian kredit yang sering terjadi harus disediakan satu. kolom khusus. Misalnya harus ada satu kolom khusus untuk akun.Utang dagang .Dalam perusahaan jasa sering dilakukan pembelian perlengkapan secara kredit
BUKU BESAR
Buku besar (Ledger) adalah kumpulan akun-akun yang digunakan untuk meringkas transaksi yangtelah dicatat dalam jurnal.Buku besar juga dapat diartikan tahapan catatan terakhirdalam akuntansi (book of final entry) yang menampung ringkasan data yang sudah dikelompokan atau diklasifikasikanyang berasal dari jurnal.
Bentuk Buku Besar yang biasa digunakan adalah :
1.Bentuk T (T account) Bentuk buku besar ini adalah yang paling sederhana dna hanya berbentuk seperti huruf T besar.Sebelah kiri menunjukan sisi Debet dan sebelah kanan menunjukan sisi Kredit. Nama akundiletakan di kiri atas dan kode akun diletakan di kanan atas.
2. Bentuk Skontro Buku besar bentuk skontro biasa disebut bentuk dua kolom.Skontro artinyasebelah menyebelah(dibagi dua) yaitu sebelah debet dan sebelah kredit.
3. B en t uk staffle(berkolom saldo tunggal)
Bentuk ini digunakan jika diperlukan penjelasan dari transaksi yang realtif banyak.
4. Bentuk Staffle berkolom saldo rangkap
Bentuk ini hamper sama dengan bentuk kolom saldo tunggal.Hanya perbedaannya kolom saldo dibagi dua kolom yaitu kolom debet dan kolom kredit.
JURNAL PENUTUP DAN JURNAL PEMBALIK
jurnal penutup adalah pencatatan pemindahan saldo akun nominal (sementara) berupa pendapatan dan beban ke akun modal melalui ikhtisar laba/rugi, serta pemindahan saldo akun prive ke akun modal.
Dengan demikian fungsi jurnal penutup adalah:
a. Menghitung jumlah laba/rugi dari akun pendapatan dan beban.
b. Memindahkan (menolkan) saldo akun sementara ke akun modal untuk pencatatan periode berikutnya.
c. Menghitung modal akhir periode.
Jurnal pembalik adalah jurnal yang dibuat pada awal periode akuntansi berikutnya untuk membalik jurnal penyesuaian yang menimbulkan perkiraan riil baru.
Jurnal ini bukan merupakan keharusan meskipun tercantum dalam siklus akuntansi. Jurnal pembalik dibuat dengan tujuan agar pencatatan pada periode berikutnya dapat dilakukan secara wajar sesuai dengan sistem akuntansi yang dipakai.
sumber : (http://118.98.173.102/web2008/_smk/akuntansi/Buku_Jurnal/siklus_jurnal.php)
(http://milamashuri.wordpress.com/buku-besar/)
(http://nettihariani.blogspot.com/2008/05/jurnal-penutup-dan-jurnal-pembalik.html)
Agustus 19, 2010 pukul 3:06 pm |
A. Pengertian Formulir
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi. Menurut saya formulir adalah lembaran yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan dijadikan data dan informasi bagi pihak yang berkepentingan. Manfaat adanya formulir yaitu mempermudah kita untu mempunyai data yang akurat yang kita perlukan untuk suatu kebutuhan karna dengan adanya formulir kita bias mengetahui informasi mengenai sesuatu. Formulir biasanya berisi pertanyaan singkat dan jelas mengenai apa yang kita ingin ketahui.
B. Dokumen
Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images). Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan.
Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata.
Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar.
Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan?
Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen.
Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi.
Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.
Sumber: Putu Laxman Pendit
Dilkutip dari:
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Agustus 20, 2010 pukul 2:50 am |
NAMA: LISGIARTI
NIM: 0800245
MATA KULIAH: SIA1
JUDUL YANG DI KOMENTAR: FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
* Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
* Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
Diposkan oleh bakoel-bakoel di 17.55
Label: Sistem akuntansi
sumber: http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Agustus 21, 2010 pukul 2:16 pm |
NIM : 0809572
NAMA : GITA WENING
MATA KULIAH : SIA1
FORMULIR
menambahkan….
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
1. Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
2. Adakah formulir lain yang ada atau akan dirancang yang isinya sebagian sama? (mengurangi pekerjaan berulang)
3. Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang logis? (mudah diisi)
4. Alat yang digunakan untuk mengisi formulir? (jumlah
ruang yang akan diisi)
5. Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas dan ukuran)
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Istilah dokumen (document) dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images). Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web.
Dokumen sumber dan Pendukung
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sebagai bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
Sistem Inf Akt 1, Drs.Ak.Sartono, MM
Agustus 23, 2010 pukul 6:01 am |
NIM : 0809572
NAMA : GITA WENING
MATA KULIAH : SIA 1
JUDUL YANG DIKOMENTARI : FORMULIR
FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Definisi Dokumen
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
SUMBER :
(http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html. 18-08-2010. 16:50 WIB).
(http://www.documentsolution.com/ID/about_document.htm. 18-08-2010. 16:50 WIB).
Oktober 26, 2010 pukul 8:19 am |
Nama
Oktober 30, 2010 pukul 9:38 am |
FORMULIR ADMINISTRASI
Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
3. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
4. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
melakukan survei pasar
menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
membuat daftar barang yang akan dibeli
mengirimkan surat pesanan
membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
menerima barang
menerima barang sesuai dengan pesanan
membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. Alur penjualan tunai
proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
negosiasi
membuat dan menandatangani surat perjanjian
membuat faktur ( invoice )
memeriksa barang yang dijual
menerima pembayaran
membuat bukti transaksi
mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
proses penjualan dimulai dari permintaan
negosiasi
menerima aplikasi kredit
melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
membuat surat perjanjian penjualan kredit
membuat bukti transaksi
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
menghitung jumlah transaksi
menerima pembayaran
memeriksa keabsahan uang yang diterima
membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
memeriksa keabsahan bukti
melekukan pembayaran
menerima bukti transaksi
Oktober 30, 2010 pukul 10:03 am |
NIM : 1002835
Nama : Aen Kustari
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi ( S.I.A )
Judul yang dikomentari : Formulir
DEFINISI FORMULIR
Setelah saya membaca materi tentang formulir ternyata begitu pentingnya manfaat dari formulir dalam semua aktivitas kehidupan karena keberadaanya dapat mempermudah kita untuk menyusun laporan keuangan atau lainya secara lebih terperinci dan sistematis. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.Formulir disebut juga dengan dokumen
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkan kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
adapun kelemahan dari penggunaan system elektronik adalah apabila terjadi eror pada system computer sehingga menyebabkan data tidak dapat terbaca oleh sebab itu diharapkan data yang diperlukan disimpan juga dalam soft file atau dicetak /print untuk menghindari hilangnya data
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Oktober 31, 2010 pukul 2:20 pm |
NAMA : YOYOH SITI RUKOYAH
NIM : 0808403
JURUSAN : PEND. AKUNTANSI
MK : SIA 1
TANGGAPAN UNTUK POKOK BAHASAN “FORMULIR AKUNTANSI”
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti transaksi). Bukti transaksi digunakan sebagai dasar dalam mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha.
Pencatatan formulir dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat bagi pihak membutuhkan. Contoh formulir: Faktur (invoice) Penjualan
No. 76776628 FAKTUR PENJUALAN
PT. MAX LAMP PT. MAX LAMP
Jl. Kenari Ujung No. 122, PTK, Jl. Kenari Ujung No. 122, PTK,
Phone: (0561) 773377 Pontianak Tgl.…/…/20..
No Kode Nama Barang Satuan Harga Qtt Jumlah
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir. Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman. Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya. Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan, Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir. Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir. Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis. Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis. Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain. Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
5. Sebagai bukti dikemudian hari
Jenis-jenis Formulir
A. Jenis Formulir menurut sumbernya:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo,surat Permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
b. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh: Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat oder pembelian.
c. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order, pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian,rekening koran Bank.
B. Jenis Formulir menurut tujuan penggunaannya:
a. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan, pembelian, bukti permintaan permintaan dan pengeluaran, barang, Memo debet dan kredit
b. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. dilakukan. Contoh: Contoh: Faktur Faktur Penjualan, Penjualan, Faktur, pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Prinsip Perancangan Formulir
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data. Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir. Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir. Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir. Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir. Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam prakteknya tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.Pencetakan garis pada fomulir Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
9. Pencatuman nomor urut tercetak. Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis. Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
10. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”. Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
11. Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
faktor-fator yang perlu dipertimbagkan dalam merancang formulir
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Kapan formulir diperlukan ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar. Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
Dokumen Sumber dan Pendukung
1. Dokumen sumber, yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
2. Dokumen pendukung merupakan lampiran dokumen sumber sebagai bukti keabsahannya.
Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order penjualan.
November 5, 2010 pukul 8:42 am |
Nama : Firlie Nosipa Af
Nim : 0801007
Kelas : B
Pendidikan Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi I
Formulir
Adalah secarik kertas yang memiliki runag untuk diisi dengan data penting tertentu.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Gambar – 23 :
Contoh Formulir Faktur Penjualan Tunai.
Formulir Elektronik
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Kelebihan elektronik form:
– Persediaan selalu cukup.
– Mudah diperbaharui.
– Efisien.
– Mudah pengisiannya.
– Cepat dalam pengisiannya.
– Praktis dan otomatis.
– Tidak ada data mengambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
Manfaat :
– Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
– Merekam data transaksi
– Mengurnagi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan
– Media komunikasi antar orang.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
Golongan formulir menurut sumbernya:
– Dibuat dan disimpan perusahaan.
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
– Dibuat dan dikirim ke luar perusahaan.
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
– Diterima dari pihak luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
– Dibuat untuk kita dibawa keluar dan kembali lagi ke kita. Contoh: form pengiriman barang
Golongan formulir menurut tujuan penggunaannya:
– Untuk meminta dilakukannya tindakan. Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Contoh: surat rujukan.
– Untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi. Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
Prinsip perancangan formulir:
– Gunakan rangkap dan carbon paper.
– Hindari duplikasi data.
– Sederhana dan ringkas.
– Terapkan internal check agar terhindar dari kesalahan pengisian.
– Cantumkan nama, alamat perusahaan, nama dan nomor kode form untuk identifikasi, lalu cantumkan nomor urut tercetak form.
– Cetak garis jika ditulis tangan.
– Cantumkan nomor garis di dua sisi jika formnya lebar.
– Rancang pengisian yang efisien.
– Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok kelompok data.
Pertimbangan dalam perancangan formulir:
– Siapa yang memerlukan data tersebut.
– Adakah form lain berisi data yang sama.
– Kelengkapan data dan urutan logis pengisian.
– Cara pengisian formulir,
– Bahan pengisian formulir.
– Pengarsipan.
– Lebih terkendali dengan password.
– Mudah pengelolaannya.
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Dokumen
Dokumen sumber : dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap jurnal.
Dokumen pendukung: dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal dan buku pembantu.
Sumber:
Buku Sistem Informasi Akuntansi Pak Nono Supriatna Nasuha.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
November 6, 2010 pukul 10:48 pm |
Reksha Laksana
0806037
Pend akuntansi 08
FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi, Bukti Pengeluaran Kas merupakan contoh formulir yang paling umum dijumpai dalam kegiatan akuntansi dalam perusahaan. Formulir yang sudah terisi merupakan sumber data untuk membuat jurnal. Formulir sering juga disebut dengan dokumen, dalam formulir ini terekam berbagai macam transaksi keuangan, data transaksi merupakan data yang sangat vital, karena dari data inilah semua laporan keuangan dihasilkan, data ini terbentuk dari berbagai kegiatan akuntansi yang dilakukan perusahaan.
Dokumen transaksi bisa berupa :
1. Bukti Pengluaran Kas
2. Bukti Penerimaan Kas
3. Bukti Setoran Bank
4. Faktur Penjualan
5. Faktur Pembelian
6. Surat Penerimaan Barang (Pembelian Kredit)
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi formulir di atas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam kegiatan bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya bisnis perusahaan
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
sumber : http://www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
November 19, 2010 pukul 8:02 am |
Nama: Anisa Nurjanah
NIM: 0807047
Jurusan: Pendidikan Akuntansi
Materi yang dikomentari: Form (Formulir)
DEFINISI FORMULIR
Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Gambar – 23 :
Contoh Formulir Faktur Penjualan Tunai
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
MANFAAT FORMULIR
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
Gambar – 24 :
Contoh formulir
Bukti Kas Keluar
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
GAMBAR – :
Surat Order Pembelian
GAMBAR – :
Tembusan Surat Order Pembelian
Yang Di Kirim ke Bagian Penerimaan
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
Gambar:
Pembagian Zona dalam Formulir
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
—————————————————————————————————————————–
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
—————————————————————————————————————————–
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………
T E K S
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?
D E S A I N
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
K E R T A S
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?
PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dhubungi ?
KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………
=================================
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan – Surat order pengoiriman
– Laporan pengiriman barang
– Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar – Surat order pembelian
– Laporan penerimaan barang
– Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar – Daftar gaji
– Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang –
sumber:http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Mei 13, 2011 pukul 6:48 pm |
Nita Putriana
0803149
Prodi: Pendidikan Akuntansi
mata kuliah:S.I.A 2
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Formulir yang di gunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi
sekaligus.sebagai contoh dalam transaksi penjualan,suatu perusahaan menggunakan suatu
fornmulir yang di sebut surat orderan penjualan. Formulir ini di isi berbagai informasi yang
bersangkutan dengan transaksi penjualan,misalnya tanggal penjulan , nma dan alamat pembeli,
jumlah dan jenis barang yang di jual , harga jual persatuan dan total harga jual.surat orderan
penjualan ini di buat 4 lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan klerikal.lembar pertama
berfungsi sebagai faktur enjualan yang di kirim kepada pembeli; lembar ke dua berfungsi sebagai
permintaan otorisasi penjualan kredit kepada bagian kredit; lembar ke tiga berfungsi sebagai
perintah pengiriman kepada bagia pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam
formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan; lembar ke empat berfungsi sebagai
tembusan piutang yang di pakai oleh bagian piutang untuk mencatat timbunya piutang dari
penjualan kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini
memenuhi berbagai fungsi sekaligus.
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu di perhatikan :
1.S edapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buat lah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukan unsur internal check dalammerncang formulir.
5. Cantumkan alamat dan nama perusahaan pada formulir yang akan di gunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memedahkan identifikasi.
7. Berikan nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar di
gunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan di isi dengan tulisan tangan .
jika pengisian formulir akan di lakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu di cetak ,
karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri , dan juga jika bergaris , pengisian
formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya mebutuhkan tanda
atau x,atau dengan menjawab ya atau tidak , untuk menghemat waktu pengisiannya.
12.Susunlah formulir ganda dengan menyisiplan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon
(carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir di bagi menurut blok-blok daerah
yang logis yang berisi data yang saling terkait.
Pemanfaatan tembusan atau copy formulir. untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus ,
perlu di buat beberapa formulir . dalm melaksanakan transaksi pembekian misalnya , di perlukan
pemberitahuan kepada pemask mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan
mengenai barang ynag akan di terima dari pemsaok,dan pemberitahuan kepada bagian utang
untuk melakukan pencatatn utang, jika barangnya sudah di terima. Untuk mengurangi pekerjaan
klerikal, analisis sistem membuat beberapa lembar formulir , yang dengan sekali pengerjaan,
beberapa tujuan tersebut dapat tercapai. Oleh karena itu , analisis sistem merancang formulir
surat order pembelian (purchase order0 untuk di kirim kepada pemasok, yang hanya dengan
sekali pengerjaan dapat menghasilkan tembusan yang dapat memberikan informasi kepada
bagian enerimaan dan bagian utang.
Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.dalam mengumpulkan data hindarilah
pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali . sekali data telah di kumpulkan dari sumbernya
, data tersebut haru di rekam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga akan membantu
pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
Unsur internal check dalam merancang formulir.formlir merupkan bagian dari berbagai
internal check dalam organisasi. Kesalahan, baik yanag di sengaja maupun yang tidak di sengaja
adalah kelemahan yang melekat pada setiap mausia.pengisian data ke dalam formulir sering kali
mengandung kesalahan dalam pengisian formulir, analis sistem harus memasukan unsur internal
check pada saat perancangan formulir.
Nama dan alamat perusahaan pada formulir.formulir untuk antar bagian di dalam
perusahaan, tidak perlu memeut nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang di
kirim keluar perusahaan , nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan tersebut perlu di cantumkan
pada formulir, untuk memudahkan identifikasi aal formulir bagi perusahaan penerima.
Pencantuman nama, alamat ,dan logo tersebut umumnya di bagian formulir sebelah atas , kiri
atau kanan.faktur penjualan , surat order pembelian , pernyataan piutang , dan bukti kas keluar
merupakan contoh formulir yang memuat nama ,alamat ,dan logo perusahaan .lihat formulir
faktur penjualan tunai9gambar 3.1) dan formulir bukti kas keluar (gambar 3.2).
Nama formulir.seperti halnya dengan orang, formulir pun memerlukan nama untuk
memudahkan
identifikasinya,nama
formulir
di
gunakan
untuk
memudahkan
identifikasinya.nama formulir biasanya di pilih
untuk menggambarkan fungsi formulir
tersebut.jika formulir di gunakan untuk meminta barang dari gudang, maka formulir tersebut di
gunakan sebagai bukti penerimaaan barang gudang. Jika formulir di gunakan sebagai bukti
pengeluaran barang dari bagian gudang,maka formulir tersebut di beri nama bukti pengeluaran
barang gudang .jika formulir di gunakan untuk meminta dan sekaligus juga berfungsi sebagai
bukti pengeluaran barang dari bagian gudang , formulir terseut di beri nama bukti permintaan
dan pengeluaran barnag gudang . namun formulir ini di cetak pada pada formuliruntuk
memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
PT Dirgantara
Jl.sawa CT 8/94,Yogyakarta ,55281
Telepon (0274)86104
No.BKK:5078
No.Cek:_____
BUKTI KAS KELUAR
Di bayakan_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Kepada :
Jumlah uang : _Rp__________ ____________________________
_____________________________________
Untuk keperluan :_________________________________________
tanda tangan tanggal no.rek jumlah
direktur keuangan
kepala dep.keuangan
kepala
bag
utang kasa
Gambar 3.2 bukti kas keluar
Nomor identifikasi pada setiap formulir. Jika peusahaan menggunakan berbagai jenis
formulir, pemberian nomor identifikasi trhadap formulir mulai di perlukan untuk mengingat
berbagai nama formlf ,kemungkinan orang akan menemui kesulitan . oleh karena itu nomor
dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir . dalam praktik tidak jarang
nomor identifikasi lebih umum di gunakan untuk menyebut formulir di bandingkan dengan nama
formulir tersebut.
Formulir besar.jika kita harus mengisibanyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau
tiga kali kertas folio, kemungkinan kita mengisi pada baris yang salah adalah besar.untuk
menghindari kesalahan pengisisan formulir yang lbar, setiap garis di beri nomor urut, baik pada
tepia atausebelah kiri ataupun tepi sebelah kanan.
Pencetakan garis pada formulir. Garis harus di cetak pada formulir ,jika formulir tersebut akan
di isi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akandi lakukan dengan mesin ketik , garis
tidak perlu di cetak , karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika
bergaris, pengisian formulir dengan akan memakan waktu guna menempatkan tulisan tepat di
antara dua garis.
Pencantuman nomor urut tercetak. nomor urut tercetak di gunakan untuk mengawasi
pemakaian formulirdan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis.penggunaan nomor urut tercetak
pada formulir seperti buktikas keluar , cek ,memo kredit , faktur penjualan, dan memo debit
merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir
tersebut.nomor urut tercetak ini akan di cantumkan dalam catatan akuntansi , sehingga
memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang di catat didalam.
sumber:http://www.scribd.com/doc/39711163/Prinsip-Dasar-Yang-Melandasi-Perangcangan-Formulir
Juli 26, 2011 pukul 5:12 am |
Anisa Andani Tami
0906347
Pendidikan Akuntansi
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Formulir Elektronik
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah memiliki banyak manfaat.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Juli 26, 2011 pukul 5:39 am |
Elnik Febria Salma
0901378
Pendidikan akuntansi 2009
FORMULIR
Pengertian formulir
menurut Ira A penn formulir merupakan alat yang yang di gunakan untuk mengorganisasi, mengumpulkan, dan mengalihkan informasi.
pengertian yang sederhana, formulir merupakan secarik kertas yang telah di atur formatnya dan di isi sesuai dengan kebutuhan.
contoh formulir sering kita liat di mana-mana. Baik itu di sebuah perusahaan, maupun di sebuah universitas. Dan formulirpun sering kita gunakan ketika kita mungkin akan masuk sekolah, mengisi rencana study, ataupun akan melamar pekerjaan.
Meskipun formulir itu sebuah kertas, tapi banyak sekali manfaat dari sebuah formulir seperti halnya yang telah di jelaskan oleh bapa manfaat dari sebuah formulir yaitu :
1). Menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.
Tidak efesiennya suatu formulir dapat di akibatkan oleh beberapa faktor seperti halnya :
1. Formulir sering kali dibuat melalui prosedur yang salah
2. Formulirsulit untuk diisi
3. Formulir memuat informasi yang tidak dibutuhkan
4. Formulir sering kali tumpang tindih dengan yang lain
5. Intruksi formulir kadang tidak jelas
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Juli 26, 2011 pukul 5:13 pm |
SP 2-11
NAMA : LUTFIAH HAYATI
NIM ; 0906765
kalo menurut fifi, formulir salah satu media untuk mengumpulkan beberapa informasi, biasanya secarik kertas yang dipermudah dengan tersedianya kolom-kolom untuk beberapa informasi yang dibutuhkan. 🙂
itu opini pribadi saja pa.
nanti akan dicari dari sumber lain.
Juli 27, 2011 pukul 2:55 am |
LOKITA RIZKY M. (0906438)
PENDIDIKAN AKUNTANSI
Definisi Formulir:
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Juli 27, 2011 pukul 3:10 am |
Arti Dokumen
Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan Arti Dokumendalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
http://wawan-junaidi.blogspot.com/2011/02/arti-dokumen.html
Juli 27, 2011 pukul 6:01 am |
NIM : 0901248
Nama : Nunik Eka Yuniawati Sukma
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul yang dikomentari : 01. FORM (Formulir)
A.Pengertian Formulir
Formulir berasal dari bahasa Belanda yaitu formulier, adalah sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi. Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. Dalam arti luas, formulir adalah secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.
Dapat disimpulkan bahwa formulir itu adalah sebuah kertas yang memiliki format atau pertanyaan yang diisi oleh seseorang lalu diserahkan kepada pihak lain demi kepentingan tertentu. Contoh formulir : Formulir pendaftaran,adapun formulir dalam bidang keakuntansian atau keuangan adalah faktur pembelian, faktur penjualan dll.
B. Keuntungan Penggunaan dan Manfaat Formulir
Keuntungan penggunaan formulir adalah:
1) Orang tidak perlu menulis sembarangan (sehingga mencetak hasilnya merupakan suatu yang standar dan bisa dilakukan secara otomatis)
2) Orang akan tahu apa yang perlu dijawab dan tidak perlu dijawab dari pertanyaan tersebut
Adapun manfaat formulir itu sendiri adalah
1) Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2) Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3) Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4) Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi sebagai media komunikasi.
C. Prinsip – prinsip Perancangan Formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
D. Klasifikasi Formulir
Adapun klasifikasi formulir adalah :
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
E. Formulir Elektrik
Namun seiring dengan perkembangan zaman, dan peningkatan teknologi, khususnya meluasnya pemakaian komputer maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Formulir elektrik ini memiliki keuntungan yang lebih baik karena :
• Tidak pernah kehabisan formulir
• Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
• Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
• Pengisian formulir jadi lebih cepat
• Data dapat langsung diolah menjadi informasi
F. Dokumen
Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer). Dan biasanya dokumen ini mencatat pertanggalnya satu item. Contoh dalam akuntansi adalah faktur.
Menurut G.J.Renier menjelaskan dokumen dalam 3 pengertian,pertama dalam arti luas meliputi semua sumber baik lisan maupun tulisan, kedua arti sempit meliputi sumber tertulis saja, ketiga dalam arti spesifikmeliputi surat – surat resmi maupun Negara, seperti surat perjanjian, udang – undang hibah, dll.
Zaman sekarang, media elektronik seperti komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
• sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
• sebuah laptop/komputer portabel
• sebuah Personal Digital Assistant
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://wawan-junaidi.blogspot.com/2011/02/arti-dokumen.html
Juli 27, 2011 pukul 8:43 am |
Meriana Pratiwi
0907214
Pend. Akuntansi
Cara membuat formulir elektronik:
Dalam pembuatan formulir elektronik langkah pertama yang harus dilakukan dengan cara mengklick tab di bagian plopler yang dimana anda memilih protect dokumen. setelah itu anda harus memilih restik formatik and editing. Kemudian anda harus memberikan tanda ceklis pada allow all at this tab of editing in. Setelah itu kita memilih felling infrom, dimana kita hanya mengijinkan pengguna untuk mengisikan datanya saja, lalu anda langsung mengklick tombol yes. Kemudian anda dapat mengisikan password yang anda inginkan dan mengklick tombol OK.
Jika anda ingin formulir yang anda tidak bisa diganti atau dirubah dengan orang yang tidak dikenal, maka caranya adalah pertama, anda harus mendesign formulir yang akan anda gunakan. setelah selesai, untuk memulai membuat formulir melalui word klik tab deplover, kemudian pada bagian control pilih jenis dari pada formulir yang akan menampung data. misalnya klik pada bagian nama, kemudian pilih text lalu pilih properties, pada title inisial misalnya untuk nama fieldnya, kemudian aktifkan cannot control delete agar tidak dapat di hapus. kemudian lakukan pada field-field lainnya. dan untuk tanggal lahir anda gunakan date paker, kemudian klik properties, pada title anda ketikan tanggal dan kemudian pilih bentuk tanggal yang anda inginkan. dan begitu juga untuk yang lainnya.
Sekarang kita sudah dapat membuat langkah-langkah untuk mengisikan formulir kita. Di dalam membuat atau pun mengisi formulir kita tidak dapat mengganti stuktur design, di sini kita hanya bisa mengisikan data nya saja Untuk pengisian tanggal, kita dapat memilih atau pun mengetikkan tanggal yang kita inginkan. Untuk melanjutkan pelatihan yang telah tersedia, anda sudah dapat memilih langsung paket yang telah tersedia. Dalam urusan pendaftaran anda langsung dapat mengetikkan isinya begitu juga dengan uang kursus.
Sekarang formulir kita aman dan dapat digunakan sebagai electronik formulir, sedangkan apabila kita ingin membuka password terhadap formulir yang telah kita buat, kita cukup mengklick stop protection lalu masukkan kembali password yang telah kita buat sebelumnya, kemudian klick OK. Apabila kita ingin melakukan editing terhadap formulir kita, anda bisa melakukan dengan cara mengklick tombol design mode lalu anda dapat menghapus bagian feel yang tidak di inginkan.
http://videobelajar.com/membuat-formulir-elektronik/
Juli 27, 2011 pukul 8:44 am |
Intan Permana
0901377
Pend.Akuntansi’09
SIA 1 (SP)
Analisis dan Desain Formulir
Formulir-formulir yang digunakan bagi kepentingan pelaksanaan pekerjaan administratif sebaiknya mempunyai desain yang efisien dan ekonomi. Elemen dasar dari desain formulir adalah ukuran, lay out, dan mudah dibaca.
Pertimbangan fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti umpamanya cara formulir digunakan, tujuan, keterangan yang dibutuhkan, jumalh copy yang diperlukan serta formulir harus memiliki bentuk yang umum berlaku sehingga dapat digunakan di instansi pemerintah maupun bisnis. Disamping pertimbangan yang bersifat fungsional, faktor yang bersifat fisik juga perlu diperhatikan. Diantaranya meliputi berat kertas, jenis kertas, serat, warna, dan ukuran.
Desain formulir dapat berbentuk formulir tunggal maupun multiple. Untuk menentukan hal ini ada hal yang perlu dipertimbangankan, diantaranya siapa saja yang memerlukan Copy dari formulir yang dibuat. Desain formulir dapat juga dilakukan dengan memanfaatkan teknologi komputer.
Pada umumnya jenis formulir dapat dibedakan menjadi 5 macam, diantaranya :
1. Formulir tunggal
2. Formulir stub type
3. Formulir continuous stub type
4. Formulir kipas
5. Formulir continuous semi strip
Formulir yang digunakan di Indonesia memiliki kekhasan dalam desain, yang pada dasarnya mengandung unsur-unsur : kepala, batang tubuh, dan kaki. Suatu desain formulir harus dirancang dengan baik agar dapat digunakan secara efisien dengan memperhatikan beberapa aturan umum yang berlaku :
1. Formulir harus dipahami dan ditentukan tujuan dan penggunaannya
2. Desain formulir harus dibuat sederhana
3. Setiap formulir harus mencantumkan nomor dan nama
4. Sebaiknya menggunakan kartu atau ukuran kertas yang standar
5. Menggunakan terminologi yang standar dalam instruksi
6. Items sebaiknya disusun pada formulir dalam urutan yang tepat
Formulir-formulir seperti juga arsip mempunyai kecenderungan untuk terus tumbuh dan bertambah. Kadang terlepas dari kebutuhan, dan sering terjadi membuat formulir baru tanpa mempertimbangkan apakah data yang diinginkan telah terdapat pada formulir yang ada atau dapat direkam pada formulir yang ada dengan modifikasi. Untuk mengatasi kemungkinan inefisiensi dan memperbaiki kegunaan formulir maka perlu adanya pengawasan untuk mengendalikan penggunaan formulir kedinasan.
Bagian integral dari pemanfaatan formulir adalah pengembangan dan pemeliharaan berkas. Berkas formulir merupakan inventaris dari keseluruhan formulir yang digunakan dalam suatu organisasi. Ada dua jenis pengendali berkas formulir, yaitu numerik yang berdasarkan pada nomor formulir, dan klasifikasi agar yang saling berkaitan dapat disatukan kedalam satu kelompok.
Klik untuk mengakses 37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf
Juli 27, 2011 pukul 8:48 am |
Nama : Siti Fatimah Sundawi
Nim : 0901271
Prodi : Pend. Akuntansi
Mk : SIA 1 (SP)
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Menurut Ira A. Formulir merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggorganisasi, mengumpulkan, mengalihkan informasi. Formulir memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Ada Beberapa hal yang penting mengapa formulir-formulir digunakan :
1. Untuk keseragaman atau pembakuan kerja
2. Untuk mempermudah dalam penggolongan
3. Untuk mempermudah pemberkasan
4. Untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja
5. Sebagai alat pemberian instruktur
6. Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif
7. Sebagai alat untuk control dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klik untuk mengakses 37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf
Juli 27, 2011 pukul 8:55 am |
Restu Rahayu
0906043
Pendidikan Akuntansi
Sistem Akuntansi Informasi1
Formulir (Form)
Formulir (form) merupakan dokumen yang yang disusun secara terstruktur yang digunakan untuk memasukan data atau informasi secara khusus.
Penggunaan formulir di dalam dunia bisnis biasanya sangat mutlak diperlukan mulai dari rancangan yang sederhana hngga rancangan yang kompleks. Contohnya seperti surat permohonan kartu kredit (credit card) atau fasilitas kredit disektor perbankan, formulir pendaftaran mahasiswa baru disektor pendidikan, dan masih banyak lagi penggunaan formulir yang dalam berbagai bidang bisnis usaha lainnya.
Bentuk Formulir (Form)
Ada 2 jenis bentuk Formulir, yaitu ;
1. Formulir Hardcopy
Formulir ini merupakan formulir yang di cetak pada kertas dimana dalam penggunaannya user dapat mengisi langsung daftar pertanyaan formulir tersebut dengan menggunakan alat tulis berupa pen atau pencil.
Penggunaan ormulir ini kurang efisien dan reliebel karena pemilil formulirperlu melakukan penginputan ulang atas data yang di isi oleh user ke dalam komputer sehingga membutuhkan waktu untuk proses penginputan ulang tersebut dan juga dalam penginputan ulang tersebut terdapat kemungkinan adanya kesalahan penginputan kembali (human error) yang akan mempengaruhi keabsahan data yang pada akhirnya dapat mempengaruhi keakuratan pengambilan keputusan pihak manajemen.
2. Formulir Sofcopy
formulir softcopy merupakanformulir dalam bentuk file dokumen pada komputer yang terhubung dengan database tertentu.
Penggunaan formulir ini lebig efisien dan reliable dibandingkan dengan fotmulir hardcopy karena tidak perlu penginputan ulang atas informasi yang di isi oleh user.
http://books.google.co.id/books?id=nodSoiwZZ0AC&pg=PA23&lpg=PA23&dq=pengertian+formulir&source=bl&ots=tI-vKxC9yu&sig=cwYdqxoDrN4anqNkPluZxLWzZp4&hl=id&ei=4cYvTuatH-T4mAXrq_Eq&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBcQ6AEwAA#v=onepage&q=pengertian%20formulir&f=false
Juli 27, 2011 pukul 9:44 am |
NIM :0900649
Nama : Ika Famela Kurnia
Pendidikan akuntansi
formulir itu adalah sebuah kertas yang memiliki format atau pertanyaan yang diisi oleh seseorang lalu diserahkan kepada pihak lain demi kepentingan tertentu.
formulir atau dokumen lainnya berfungsi untuk menyampaikan informasi akuntansi kepada yang memerlukan informasi akuntansi tersebut.
Formulir Dokumen adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggungjawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan.
Formulir dokumen pada dasarnya digunakan untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab kagiatan untuk memulai, mecatat atau menyelesaikan
transaksi.
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
3. Mengirim data dari satu pihak ke pihak lainnya.
4. Merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan
Agar penggunaan furmulir mencapai efisiensi yang tinggi, dalam perancangannya perludiperhatikan prinsip:
1. Kurangi jumlah pembuatan dokumen asli seminim mungkin.
2. Sedapat mungkin gunakan lembar duplikat (tembusan).
3. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
4. Desain formulir harus sederhana dan ringkas.
5. Upayakan agar desain formulir memudahkan pencatatannya.
6. Upayakan agar didalam desain formulir terkandung unsur internal check.
7. Upayakan agar formulir dapat dimanfaatkan untuk keperluan laporan statistik.
8. Upayakan agar desain formulir memudahkan proses audit eksternal.
ALASAN KEBUTUHAN FORMULIR DALAM PERUSAHAAN
Formulir mutlak diperlukan jika:
1. Ada suatu kejadian atau transaksi yang perlu dicatat, karena berdampak pada
perubahan posisi keuangan.
2. Jika ada data yang harus dicatat berulangkali oleh beberapa pihak.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu digabungkan dalam tempat
yang sama, sehingga pengecekan kelengkapan data dapat dilakukan dengan mudah.
4. Jika perlu penetapan tanggung jawab.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
PENGERTIAN DOKUMEN :
Menurut G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Menurut Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.
sumber :
Juli 27, 2011 pukul 9:59 am |
Nama : Ika Rikatriana
Nim : 0901424
Pend. Akuntansi 2009
Mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul yang dikomentari : 01. FORM (Formulir)
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
umumnya Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir
adapun prinsip dalam perancangan formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
sedangkan yang dimaksud dengan elektronik form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, formulir dalam bentuk e-form juga dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna. sehingga lebih user friendly.
lebih dari itu, Organisasi yang bergantung pada intranet dan internet untuk internal, masyarakat, dan-untuk-bisnis komunikasi bisnis lebih lanjut bisa mendapatkan keuntungan dengan mengintegrasikan e-form bentuk cerdas untuk pengumpulan data dan proses otomasi. sehingga pengelolaan data bisa lebih mudah dan efisien.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
berikut keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
terkait dengan dua hal diatas (dokument dan formulir), sebenarnya keberadaan dokumen dan formulir difungsikan sebagai alat untuk mempermudah pengelolaan data sekaligus untuk menghindari atau meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi akibat kelalaian (human error) maupun dalam ketidakakuratan data.
adapun Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut :
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas dan utang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan perintah surat pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan suratpermintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid182_gci212039,00.html http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http//www.books.google.co.id
http://ginnysthoughts.wordpress.com/2007/09/15/muhammad-nur’s-blog
Juli 27, 2011 pukul 10:00 am |
Nama : Ika Rikatriana
Nim : 0901424
Pend. Akuntansi 2009
Mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul yang dikomentari : 01. FORM (Formulir)
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
umumnya Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir
adapun prinsip dalam perancangan formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
sedangkan yang dimaksud dengan elektronik form adalah sebuah program komputer versi bentuk kertas. Selain menghilangkan biaya pencetakan, penyimpanan, dan distribusi pra-cetak formulir, dan wastage bentuk usang, formulir dalam bentuk e-form juga dapat diisi lebih cepat karena program yang terkait dengan mereka secara otomatis dapat memformat, menghitung, mencari, dan memvalidasi informasi bagi pengguna. sehingga lebih user friendly.
lebih dari itu, Organisasi yang bergantung pada intranet dan internet untuk internal, masyarakat, dan-untuk-bisnis komunikasi bisnis lebih lanjut bisa mendapatkan keuntungan dengan mengintegrasikan e-form bentuk cerdas untuk pengumpulan data dan proses otomasi. sehingga pengelolaan data bisa lebih mudah dan efisien.
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
berikut keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
terkait dengan dua hal diatas (dokument dan formulir), sebenarnya keberadaan dokumen dan formulir difungsikan sebagai alat untuk mempermudah pengelolaan data sekaligus untuk menghindari atau meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi akibat kelalaian (human error) maupun dalam ketidakakuratan data.
adapun Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut :
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas dan utang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan perintah surat pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan suratpermintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
Sumber :
http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid182_gci212039,00.html http://arsiparis.blogspot.com/2008/06/apa-itu-dokumen.html
http://ginnysthoughts.wordpress.com/2007/09/15/muhammad-nur’s-blog
Juli 27, 2011 pukul 10:10 am |
NUNUNG NURHAYATI
0901199
PENDIDIKAN AKUNTANSI
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk didisi. Sedangkan formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar computer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik yang memiliki berbagai manfaat berikut ini :
1. Tidak akan pernah kehabisan formulir, karena formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah sekai disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari, karena formulir elektronik dapat dengan segera menyesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir salah, karena pengendalian formulir elektronik dapat dilakukan dengan penentuan pemakaian formulir formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password.
5. Kecepatan pengisian formulir, karena kecepata pengisian formulir elektronik jauh lebih cepat dibandingkan dengan pengisian formulir kertas.
6. Penangkapan data dilakukan sekali, karena dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data kedalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang, karena dengan formulir elektronik, data dimasukan dan dikirimkan dari satu tempat ketempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Golongan formulir menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 golongan :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan,
Contohnya : Surat Permintaan Pembelian, memo kredit, memo debet, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan.
Contohnya : Bukti Kas Keluar, Surat Order Penjualan, dll.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Contohnya : Faktur Pembelian, Rekeniong Koran dari Bank.
Golongan formulir menurut menurut penggunaannya :
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh : Bukti Permuntaan dan Pengeluaran Barang Gudang
2. Surat Permintaan dan Penawaran Harga
Contoh : Memo Kredit dan Memo Debet.
Informasi yang diperlukan Dalam Merancang Kembali Suatu Formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodic untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan pemeriksaan guna mengumpulkan informasi :
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegitan penyediaan, pengisian dan pencatataninformasi dari formulir tersebut.
Sumber :
S.P. Hariningsih, SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, ARDANA MEDIA, 2006, Yogyakarta
Formulir dalam kegiatan adminitrasi dapat berupa:
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
Tata cara Mengisi Formulir
Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya
a. Daftar harga barang
Daftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.
b. Daftar konsumen
Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan
c. Buku pesanan konsumen
d. Faktur
e. Kuitansi
f. Nota kredit
g. Nota debet
h. Kartu persediaan
i. Nota permintaan
j. Surat pesanan
Sumber :
http://pustaka.ictsleman.net/bisnis/penjualan/11_FORMULIR_ADMINISTRASI/materi3.html
Juli 27, 2011 pukul 10:12 am |
ANISSA AGISTIA (0901367)
Setelah saya mencari informasi mengenai formulir,saya mendapatkan beberapa informasi yang mudah-mudahan bermanfaat. Diantaranya sebagai berikut.
Pengertian Formulir
• Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi banyak pertanyaan yang harus diisi. Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang. (http://id.wikipedia.org)
• Formulir merupakan dokumen terstruktur yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi tertentu. (Irawan Sardi/ http://books.google.co.id).
• Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir disebut juga dengan dokumen.( http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com)
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari Jenis Formulir
6. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
7. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
8. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
9. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Juli 28, 2011 pukul 1:22 am |
NUNUNG NURHAYATI
0901199
PENDIDIKAN AKUNTANSI
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk didisi. Sedangkan formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar computer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik yang memiliki berbagai manfaat berikut ini :
1. Tidak akan pernah kehabisan formulir, karena formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah sekai disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari, karena formulir elektronik dapat dengan segera menyesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir salah, karena pengendalian formulir elektronik dapat dilakukan dengan penentuan pemakaian formulir formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password.
5. Kecepatan pengisian formulir, karena kecepata pengisian formulir elektronik jauh lebih cepat dibandingkan dengan pengisian formulir kertas.
6. Penangkapan data dilakukan sekali, karena dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data kedalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang, karena dengan formulir elektronik, data dimasukan dan dikirimkan dari satu tempat ketempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Golongan formulir menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 golongan :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan,
Contohnya : Surat Permintaan Pembelian, memo kredit, memo debet, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan.
Contohnya : Bukti Kas Keluar, Surat Order Penjualan, dll.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Contohnya : Faktur Pembelian, Rekeniong Koran dari Bank.
Golongan formulir menurut menurut penggunaannya :
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh : Bukti Permuntaan dan Pengeluaran Barang Gudang
2. Surat Permintaan dan Penawaran Harga
Contoh : Memo Kredit dan Memo Debet.
Informasi yang diperlukan Dalam Merancang Kembali Suatu Formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodic untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan pemeriksaan guna mengumpulkan informasi :
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegitan penyediaan, pengisian dan pencatataninformasi dari formulir tersebut.
Sumber :
S.P. Hariningsih, SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, ARDANA MEDIA, 2006, Yogyakarta
Juli 28, 2011 pukul 1:27 am |
Nama : Fitri Eliya R.
NIM : 0906098
Pendidikan Akuntansi 2009
Judul yang dikomentari : Manfaat Formulir
Menurut Ira A. Penn, formulir merupakan alat yang dapat digunakan untuk
mengorganisasi, mengumpulkan, mengalihkan informasi. Formulir memberikan fasilitas
terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang
ringkas dan padat.
Pengertian yang sederhana, formulir merupakan sehelai kertas tercetak yang
menyediakan ruangan untuk di muat catatan – catatan, informasi atau instruksi – instruksi yang
akan diteruskan kepada individu – individu, atau organisasi lain. Formulir merupakan alat
penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan di
kumpulkan dan disimpan.
Ada beberapa alasan penting mengapa formulir – formulir digunakan :
1. untuk keseragaman atau pembakuan kerja ( work standarization )
2. untuk mempermudah dalam penggolongan ( classification ) data.
3. untuk mempermudah pemberkasan ( filling ) baik sistem maupun tempatnya.
4. untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja.
5. sebagai alat pemberian instruksi
6. sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat
kuantitatif maupun kualitatif.
7. sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif.
Dengan demikian pada dasarnya, apabila dirancang secara benar berdasarkan perspektif
sistem manajemen kearsipan, formulir dapat mempercepat arus kerja di dalam kantor atau
organisasi secara keseluruhan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional, dan
mengurangi biaya.
Tidak efisiensinya suatu formulir dapat disebabkan oleh beberapa faktor seperti misalnya :
1. formulir seringkali dibuat melalui prosedur yang salah
2. formulir sulit untuk diisi
3. formulir memuat informasi yang tidak dibutuhkan
4. formulir seringkali tumpang tindih dengan yang lain
5. instruksi formulir kadang tidak lengkap dan jelas
6. formulir sudah kadaluarsa
7. desain formulir tidak standar
Bil dilihat dalam kerangka konsep daur hidup arsip ( life cycle of record ) manajemen
formulir berada pada fase penciptaan ( creation ). Standarisasi dan desain formulir, akan
menentukan data dan informasi apa saja yang layak direkam dalam suatu formulir. Isi data dan
informasi yang akan direkam sebaliknya juga akan menentukan kualitas kertas dari formulir.
Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup
organisasi harus menggunakan kualitas yang tinggi.
Analisis dan Desain Formulir
Formulir – formulir yang digunakan bagi kepentingan pelaksanaan pekerjaan
administratif sebaiknya mempunyai desain yang efisien dan ekonomis. Elemen dasar dari desain
formulir adalah ukuran, lay out, dan mudah dibaca.
Pertimbangan fungsional berhubungan dengan faktor – faktor seperti umpamanya cara
formulir digunakan, tujuan, keterangan yang dibutuhkan, jumlah copy yang diperlukan serta
formulir harus memiliki bentuk yang umum berlaku sehingga dapat digunaka di instansi
pemerintah maupun bisnis. Disamping pertimbangan yang bersifat fungsional, faktor yang
bersifat fisik juga perlu diperhatikan. Diantaranya meliputi berat kertas, jenis kertas, serat,
warna, dan ukuran ukuran.
Desain formulir dapat berbentuk formulir tunggal maupun multiple. Untuk menentukan
hal ini ada hal yang perlu dipertimbangkan, diantaranya siapa saja yang memerlukan kopi dari
formulir yang dibuat.Desain formulir dapat juga dikakukan dengan memanfaatkan teknologi
komputer.
Pada umumnya jenis formulir dapat dibedakan menjadi 5 (lima ) macam, diantaranya :
1. Formulir tunggal
2. Formulir stub type
3. Formulir continuous stub type
4. Formulir kipas
5. Formulir continuous semi strip
Formulir yang digunakan di Indonesia memiliki kekhasan dalam desain, yang pada dasarnya
mengandung unsur – unsur : kepala, batang tubuh, dan kaki. Suatu desain formulir harus
dirancang dengan baik agar dapat digunakan secara efisien dengan memperhatikan beberapa
aturan umum yang berlaku :
1. formulir harus dipahami dan ditentukan tujuan dan penggunaannya.
2. desain formulir harus dibuat sederhana .
3. setiap formulir harus mencantumkan nomor dan nama.
4. sebaiknya menggunakan kartu atau ukuran kertas yang standar.
5. menggunakan terminologi yang standar dalam instuksi.
6. Items sebaiknya disusun pada formulir dalam urutan yang tepat.
Formulir – formulir seperti juga arsip mempunyai kecenderungan untuk terus tumbuh dan
bartambah. Kadang terlepas dari kebutuhan, dan sering terjadi membuat formulir baru tanpa
mempertimbangkan apakah data yang diinginkan telah terdapat pada formulir yang ada atau
dapat direkam pada formulir yang ada
dengan modifikasi.Untuk mengatasi kemungkinan
inefisiensi dan memeperbaiki kegunaan formulir maka perlu adanya pengawasan untuk
mengendalikan penggunaan formulir kedinasan.
Bagian integral dari pemanfaatan formulir ini adalah pengembangan dan pemeliharaan
berkas. Berkas formulir merupakan inventaris dari keseluruhan formulir yang digunakan dalam
suatu organisasi. Ada dua jenis pengendali berkas formulir, yaitu numerik yang berdasarkan pada
nomor formulir,dan klasifikasi agar yang saling berkaitan dapat disatukankedalam satu
kelompok.
sumber : http://bpadjogja.info/file/37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf
Juli 28, 2011 pukul 3:00 am |
Fynesha Rahayu
0901285
Pend. Akuntansi 2009
Menurut pemahaman saya, formulir adalah secarik kertas yang berisikan informasi yang memiliki bagian – bagian tertentu guna menyimpan atau menulis data yang lebih detail, seperti judul, dan bagian – bagian khusus seperti data pribadi, data umum, dsb. Contohnya jika pada formulir pendaftaran, akan terdapat Judul ( contoh : Formulir Pendaftaran URM eSKa FM UPI ), data pribadi ( contoh : nama, tempat dan tanggal lahir, alamat asal, alamat tinggal sekarang, no.hp, dsb ), data umum ( contoh : riwayat berorganisasi, pengalaman dalam broadcasting, dsb ). formulir yang diisi oleh data – data penting inilah yang disebut dokumen.
contoh dalam akuntansi :
faktur penjualan
yang berisikan informasi (seperti nama toko, alamat toko, nomor telepon toko ), tanggal, data pembeli, no faktur, tanggal jatuh tempo, nomor perincian, jumlah barang, harga/unit, total, serta tanda tangan penjual dan pembeli.
manfaat dari formulir diantaranya :
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
setiap transaksi memiliki pertanggungjawaban dari setiap divisi yang kesepakatannya disetujui oleh kepala divisi yang memiliki wewenang dalam transaksi tersebut.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
formulir berfungsi sebagai alat rekam ( bisa sebagai bukti otentik ) yang secara real mebuktikan dan menegaskan adanya transaksi yang telah dilakukan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
pada proses produksi, jika informasi itu tersebar dari mulut ke mulut akan terjadinya perubahan informasi yang menyebabkan adanya kesalahan informasi dari orang pertama sampai orang terakhir sehingga terjadi kesalahan pada produksi tersebut. disinilah fungsi formulir berperan, sebagai bukti informasi berupa tulisan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam suatu produksi.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
formulir berfungsi pula sebagai alat untuk menyampaikan informasi baik secara intern maupun ekstern perusahaan.
sumber : http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 28, 2011 pukul 3:00 am |
FORMULIR
Formulir adalah Pencatatan dilakukan dengan tertib untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Manfaat Formulir
1. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan
4. Untuk menyampaikan informasi pokok
5. Sebagai bukti dikemudian hari
Jenis Formulir
Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh: Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening Koran Bank.
Jenis Formulir
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang, Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Prinsip Perancangan Formulir
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
1. Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
2. Adakah formulir lain yang ada atau akan dirancang yang isinya sebagian sama? (mengurangi pekerjaan berulang)
3. Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang logis? (mudah diisi)
4. Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah ruang yang akan diisi)
5. Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas dan ukuran)
Formulir dalam kegiatan adminitrasi:
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
DOKUMEN
Sebuah dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan ato memakai media elektronik (seperti printer).
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”.
Dokumen sumber dan Pendukung
• Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis.
• Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sbg. bukti keabsahannya.
• Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan, dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.
Sumber:
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
Juli 28, 2011 pukul 3:33 am |
Wafa Nurhilma
0901341
Pendidikan Akuntansi
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi.
Keuntungan penggunaan formulir adalah:
• Orang tidak perlu menulis sembarangan (sehingga mencetak hasilnya merupakan suatu yang standar dan bisa dilakukan secara otomatis)
• Orang akan tahu apa yang perlu dijawab dan tidak perlu dijawab dari pertanyaan tersebut
Contoh formulir :
Manfaat Formulir :
1. Menetapkan Tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi bisnis
3. Mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
4. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Golongan Formulir :
MENURUT SUMBERNYA :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan di perusahaan
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar perusahaan
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan
MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA :
1. Formulir untuk menerima dilakukannya tindakan
2. Formulir untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan
Formulir sesuai pengolahan data akuntansi :
1. Dokumen sumber
2. Dokumen pendukung
Prinsip Dasar Perancangan Formulir :
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas
4. Unsur internal check dalam perancangan formulir
5. Nama dan alamat perusahaan
6. Nama Formulir
7. Nomor identifikasi dalam setiap formulir
8. Pencetakan garis pada formulir
9. Pencantuman nomor urut cetak
10. Formulir ganda dan pembagian Zona
Faktor yang dipertimbangkan dalam merancang formulir :
1.Siapa yang memerlukan informasi tersebut ?
2. Adakah formulir lain yang sedang dirancang engan inormasi yang sama
3. Apakah elemen-elemen yang disusun telah logis ?
4.Apakah formulir tersebut mmerlukan tulisan dengan tangan,menggunakan pena dll.
5. Apakah formulir tersebut perlu disimpan di dalam arsip ?
Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
http://www.google.co.id/imgres?imgurl=http://hobifilateli.files.wordpress.com/2008/04/form-jakarta.jpg&imgrefurl=http://hobifilateli.wordpress.com/2008/04/01/formulir-jakarta-2008/&h=1229&w=868&sz=191&tbnid=6UwG581Unxm85M:&tbnh=90&tbnw=64&prev=/search%3Fq%3Dformulir%26tbm%3Disch%26tbo%3Du&zoom=1&q=formulir&docid=kzcXaiQKsHkRLM&hl=id&sa=X&ei=hsowTpqrF7DWiALhxoSnBg&ved=0CCoQ9QEwAw&dur=1480
http://www.fileden.com/files/2007/11/24/…/Temu%203%20-%20Formulir.pdf
Juli 28, 2011 pukul 4:03 am |
NIM : 0906692
Nama : Anita Hasna
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul yang dikomentari : SIA-1 : 01.Form (formulir)
A. Pengertian Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.
B. Informasi yang diperlukan dalam merancang formulir
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
C. Kapan Formulir diperlukan ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
D. Faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
sumber :
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 28, 2011 pukul 4:12 am |
NIM : 0901686
Nama : Erty Efrianti J.
Mata kuliah : SIA1
Judul yang dikomentari : Formulir
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi. Definisi lain, Formulir atau form merupakan dokumen terstruktur yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi tertentu.
Keuntungan penggunaan formulir adalah:
• Orang tidak perlu menulis sembarangan (sehingga mencetak hasilnya merupakan suatu yang standar dan bisa dilakukan secara otomatis)
• Orang akan tahu apa yang perlu dijawab dan tidak perlu dijawab dari pertanyaan tersebut
Jenis Formulir
Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan.
Contoh: memo, surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar.
Contoh:
Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh: Order pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran Bank.
Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang, Memo debet dan kredit.
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
• Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
• Adakah formulir lain yang ada atau akan dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
• Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang logis? (mudah diisi)
• Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah ruang yang akan diisi)
• Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas dan ukuran)
Sumber :
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
http://Solusi%20Jitu%20Infopath&access2003+cd%20-%20Google%20Buku.htm#v=onepage&q=pengertian%20formulir&f=false
Juli 28, 2011 pukul 11:34 am |
Cyntia Rezky Aldrina
0908150
mata kuliah: SIA 1
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi direkam di secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Contoh formulir adalah formulir penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang dan sebagainya. Formulir ini digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.
Formulir sangat penting untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab mengenai timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data mengenai transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke orang yang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Golongan formulir menurut sumbernya:
Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi 3 golongan, yaitu:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat prmintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan pengeluaran barang gudang.
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
Contoh: faktor penjualan tunai, faktor penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Contoh: faktor pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan yang piutang yang dirterima dari kreditur dan rekening koran bank (bank statement).
Golongan formulir menurut tujuan penggunaannya:
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh: bukti permintaan dan pengeluaran barang (material requsition), surat permintaan penawaran harga (price quotation), memo kredit atau memo debit (debit or credit memos)
2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Contoh: faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat (bill of lading), pernyataan piutang (account receivable satement).
Formulir elektronik
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
1. Manfaat formulir elektronik yaitu;
Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Informasi yang diperlukan dalam merancang formulir:
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
sumber:
Klik untuk mengakses Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
Klik untuk mengakses bagian2_formulir.pdf
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 28, 2011 pukul 12:00 pm |
Rani Wiandani
0906475
Pendidikan Akuntansi
* FORMULIR
Dalam distribusi gaji dan upah, formulir-formulir yang digunakan dapat dipisahkan menjadi dua yaitu media asli dan formulir untuk meringkas media asli, terdiri dari:
1. Daftar hadir setiap departemen yang ditandatangani oleh karyawan, tiap hari
untuk setiap departemen digunakan satu daftar.
2. Laporan waktu kerja (shop time reports) digunakan untuk mendistribusikan gaji
dan upah tidak langsung ke rekening-rekening biaya, gaji dan upah langsung ke
job atau order produksi. Laporan waktu kerja ini dapat di peroleh dari buku
catatan mandor atau dari daftar hadir kartu kerja (job ticket).
* JENIS FORMULIR
# Menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat
permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.
2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh:
Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order
pembelian.
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan,
pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran
Bank.
9-Oct-08 SIA I, Drs. Ak. Sartono, MM 6
# Menurut tujuan penggunaannya:
1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan, contoh: surat permintaan pembelian,
bukti permintaan dan pengeluaran barang,
Memo debet dan kredit
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur
pembelian, kartu jam kerja, surat muat
* Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
Siapa saja yang memerlukan (rangkap)?
Adakah formulir lain yang ada atau akan
dirancang yang isinya sebagian sama?
(mengurangi pekerjaan berulang)
Bagaimana isi formulir disusun sesuai urutan yang
logis? (mudah diisi)
Alat yang digunakan untuk mengisi form. (jumlah
ruang yang akan diisi)
Apakah akan disimpan dalam arsip? (mutu kertas
dan ukuran)
Sumber:
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
Klik untuk mengakses bab-03-formulir-catatan-akuntansi.pdf
Juli 28, 2011 pukul 1:31 pm |
diko novriana hidayat
0901768
judul dikomentari
formulir elektronik?
dewasa ini untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
Arti formulir:
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini
peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik
kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah
faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data
mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual,
harga barang dsb. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk
mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur
penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan.
manfaat formulir
1). Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.
sumber:
http://www.siap-software.com/Buku_Petunjuk_SIAP.pdf
anak007.wordpress.com/…/mengolah-formulir-menggunakan-ph…
Juli 29, 2011 pukul 3:01 am |
NIM :0901397
NAMA :ANISSATINNUPUS
SIA 1 (SP)
JUDUL :FORM
Formulir, dari bahasa Belanda, formulier, adalah sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi.biasanya berbentuk persegi panjang dan terdiri dari konten-konten yg menyesuaikan dengan tujuan formulir tersebut.
Kadangkala formulir juga disebut dengan kata borang.
Sedangkan formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang diolah dalam pengelolaan data elektronik.
Keuntungan penggunaan formulir adalah:
* Orang tidak perlu menulis sembarangan (sehingga mencetak hasilnya merupakan suatu yang standar dan bisa dilakukan secara otomatis)
* Orang akan tahu apa yang perlu dijawab dan tidak perlu dijawab dari pertanyaan tersebut
*Untuk mempermudah proses administrasi
*Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
*Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
*Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
*Menyampaikan informasi pokok dari orang saru ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.
Manfaat formulir elektronik :
Tidak pernah kehabisan formulir.
Tidak pernah ketinggalan jaman.
Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.
Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.
Kecepatan pengisian formulir.
Penangkapan data dilakukan sekali.
Tidak ada data yang mengambang.
Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir
-Pemanfaatan tembusan (copy formulir).
-Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
-Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
-Unsur internal check dalam merancang formulir.
-Nama & Alamat perusahaan dalam formulir.
-Nama Formulir.
-Nomor indentifikasi pada setiap formulir.
-Formulir besar.
-Pencetakan garis pada formulir.
-Pencantuman nomor urut tercetak.
-Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda atau mencantumkan jawaban.
-Formulir ganda.
KAPAN FORMULIR DI PERLUKAN
-Jika suatu kejadian harus dicatat.
-Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali.
-Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.
-Jika diperlukan tanggung jawab terhadinya transaksi.
PENGGOLONGAN FORMULIR
-DOKUMEN SUMBER
-DOKUMEN PENDUKUNG
FORMULIR ADMINISTRASI
Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
1. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
2. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
1. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
2. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
3. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
4. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
5. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
6. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
7. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
* proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
* melakukan survei pasar
* menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
* memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
* membuat daftar barang yang akan dibeli
* mengirimkan surat pesanan
* membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
* menerima barang
* menerima barang sesuai dengan pesanan
* membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. Alur penjualan tunai
* proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
* negosiasi
* membuat dan menandatangani surat perjanjian
* membuat faktur ( invoice )
* memeriksa barang yang dijual
* menerima pembayaran
* membuat bukti transaksi
* mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
* proses penjualan dimulai dari permintaan
* negosiasi
* menerima aplikasi kredit
* melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
* mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
* jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
* membuat surat perjanjian penjualan kredit
* membuat bukti transaksi
* menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
* dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
* memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
* menghitung jumlah transaksi
* menerima pembayaran
* memeriksa keabsahan uang yang diterima
* membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
* dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
* menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
* memeriksa keabsahan bukti
* melekukan pembayaran
* menerima bukti transaksi
http://id.wikipedia.org/wiki/Formulir
http://www2.jogjabelajar.org/modul/bisnis/penjualan/11_FORMULIR_ADMINISTRASI/index.html
repository.binus.ac.id/content/F0642/F064246855.ppt
Juli 29, 2011 pukul 8:17 am |
Nama : Nurul Fatimah
NIM : 0900311
Jurusan : Pendidikan Akuntansi
Mata kuliah : SIAK 1.
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah “dokumen”, karena peristiwa yang terjadi di dalam organisasi didokumentasikan di atas secarik kertas.
Formulir sering juga disebut dengan istilah “media”, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjaddi dalam organisasi ke dalam catatan. dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Contoh formulir adalah : faktur penjualan. buku kas keluar dan cek. denganfaktur penjualan misalnya, direkam data mengenai nama tangan otorisasi, dan sebagainya. dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan, informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku pembantu piutang. Dengan demikian faktur penjualan tersebut merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan media posting ke dalam buku pembantu piutang.
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system)diguankan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.
sumber : Sistem Akuntansi oleh Mulyadi.
Juli 29, 2011 pukul 9:57 am |
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
7. Sederhana dan ringkas
8. Rancang pengisian yang efisien
9. Rancang urutan logis pengisian dan penempatan kelompok data
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
DOKUMEN
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
– dokumen sumber
– dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2.Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat-dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
SUMBER:
http://mnurblog.blogspot.com/2009/03/sistem-informasi-akuntansi-dari.html
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
http://wbbrilliance.wordpress.com/2010/07/20/fraud-kecurangan-dalam-dunia-it/
http://syopian.net/blog/index.php?s&paged=18
Juli 29, 2011 pukul 11:30 am |
NIM :0900056
NAMA :RITA PURNAMASARI
SIA 1 (SP)
JUDUL : SIA-1 : 01. FORM (Formulir)
ATURAN DASAR DESAIN FORMULIR
Pengertian Formulir
1. Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebgai bukti transaksi atau sering juga disebut dokumen. (Bacoel-bacoel, 2008)
2. Dalam arti luas, formulir dapat diartikan secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Dengan meluasnya pemakaian computer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar computer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. (Bacoel-bacoel, 2008)
3. Formulir adalah lembaran atau surat yang harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam, diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga, wesel pos, kartu pos, daftar riwayat hidup, selip tabungan, dan lain-lain. (Ifa iklassiyah, 2010)
Kesimpulan :
Formulir adalah lembaran kertas atau bias juga berupa formulir elektronik yang memiliki ruang untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan pertama adalah apakah formulir digunakan untuk mengumpulkan atau atau untuk laporan informasi. Data adalah fakta dan bentuk kasar. Informasi adalah data yang telah diproses dengan suatu maksud dan kegunaan. Aturan dasar desain meliputi :
1. Pelajari maksud dan kegunaan formulir dan mendesainnya dengan pertimbangan pemakai.
2. Desain formulir sesederhana mungkin; hindari informasi atau data yang tidak perlu.
3. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau sediakan definisi; beri nama/tanda semua informasi.
4. Sertakan petunjuk untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau interpretasi.
5. Bagi item data secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen atau dalam susunan penangkapan data; sajikan informasi dalam susunan yang dapat menarik minat pembaca.
Formulir menentukan tanggung jawab dan mengenali riwayat kesehatan untuk pengisian data dan reverensi dimasa datang. Standarisasi formulir memastikan konsistensi dalam pengumpulan dan interpretasi data. Yang paling penting ialah, formulir dapat menyampaikan suatu hal. Sebagai contoh, hasil dari diagnose disampaikan oleh laboratorium ke dokter, informasi keuangan diberikan kepada kepala eksekutif dari petugas keuangan, dan lain sebagainya. Karena formulir melayani banyak kebutuhan, maka tiap formulir harus didesain untuk memenuhi kebutuhannya.
sumber: (http://zakiakartikautami.blog.ugm.ac.id/2011/05/07/aturan-dasar-desain-formulir/)
( http//books.google.com/books?id=pOPD009z668C&pg=PA118&lpg=PA118&dq=formulir+adalah&source=bl&ots=j9BW1iuO_r&sig=t1TePq8LVV4fl09CEdIWAt9jV8c&hl=en&ei=Rn4yTsn8I4HQrQfjnqTaCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CBMQ6AEwADgK#v=onepage&q=formulir%20adalah&f=false)
Juli 29, 2011 pukul 2:07 pm |
Nama: Gina Rahmadiyanti
NIM: 0901407
Mata kuliah: Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari: Form
Formulir sering disebut sebagai dokumen dan sering juga dikatakan sebagai media. Pengertian formulir itu sendiri adalah merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya peristiwa, baik peristiwa tersebut berupa transaksi keuangan, maupun peristiwa yang lain.
Contoh formulir: bukti kas keluar, faktur pembelian, dan laporan penerimaan barang.
– Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:
1. Surat order produksi
Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.
2. Daftar kebutuhan bahan
Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan.
3. Daftar kegiatan produksi
Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk.
4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.
5. Bukti pengembalian barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi.
6. Kartu jam kerja
Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.
7. Laporan produk selesai
Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.
Juli 29, 2011 pukul 2:07 pm |
Nama: Gina Rahmadiyanti
NIM: 0901407
Mata kuliah: Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari: Form
Formulir sering disebut sebagai dokumen dan sering juga dikatakan sebagai media. Pengertian formulir itu sendiri adalah merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya peristiwa, baik peristiwa tersebut berupa transaksi keuangan, maupun peristiwa yang lain.
Contoh formulir,
– Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:
1. Surat order produksi
Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.
2. Daftar kebutuhan bahan
Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan.
3. Daftar kegiatan produksi
Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk.
4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.
5. Bukti pengembalian barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi.
6. Kartu jam kerja
Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.
7. Laporan produk selesai
Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.
Juli 29, 2011 pukul 4:55 pm |
NIM : 0900912
Nama : Rensi Yulizah
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul yang dikomentari : 01. FORM (Formulir)
hmmm . 😕 berpikir
kalau menurut info yang rensi dapat 😉 mengerlingkan mata
formulir dalam bahasa inggris yaitu “form”, kalau di indonesiakan yaitu lembar isian, surat isian yg telah diisi harus diserahkan kpd bagian pendaftaran. kalau dalam bahasa belanda formulier, sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi.
Manfaat formulir :
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
dengan berkembangnya zaman. sehingga formulir pun ikut berkembang pa , sekarang ada formulir elektronik.
keuntungan dari formulir elektronik:
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
naah , kalau contoh dalam akuntansi nya :
faktur penjualan, yang berisikan informasi (seperti nama toko, alamat toko, nomor telepon toko ), tanggal, data pembeli, no faktur, tanggal jatuh tempo, nomor perincian, jumlah barang, harga/unit, total, serta tanda tangan penjual dan pembeli. rekap daftar gaji.
*sumber
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
http://www.danareksaonline.com/TopNav/FAQ/Glossary/tabid/141/language/id-ID/Default.as 😀
Juli 30, 2011 pukul 4:03 am |
ROSI SUHARTI (0901887)
Pendidikan Akuntansi
Menurut saya formulir itu merupakan lembar isian yang jika telah di isi harus diserahkan kembali ke tempat pendaftaran.
Menurut sumbernya, Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis.
Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.
MANFAAT FORMULIR
Fromulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi.
Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
sumber : sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 30, 2011 pukul 10:08 am |
NIM : 0901017
Nama : Dieni Nurul Aliyya
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : FORM (formulir)
Disain Formulir
Pengertian formulir berdasarkan terminologi kearsipan oleh Daryan (1998)adalah jenis surat yang memiliki desain khusus yang memuat data kedinasanuntuk tujuan tertentu. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan, yang mempunyai kolom-kolom atau lajur-lajur, dengan judul-judul tertentu yang diisi dengan data atau informasi dan merupakan saranakomunikasi perkantoran.
Disain formulir merupakan bagian dari pelaksanaan manajemen formulir. Penetapan manajemen formulir merupakan kontrol terhadap keseluruhan atas proses permintaan, desain, pembuatan, penyimpanan, penyebaran, pemeriksaan,dan pemusnahan formulir (Kennedy, 1998). Dan Martono (1997) menyebutkan bahwa manajemen formulir adalah kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian formulir, produksi, serta penggunaan formulir secara sistematik. Diamon (1995) menyebutkan manajemen formulir berfungsi untuk pertangggungjawaban atas penciptaan, disain, revisi, dan kontrol terhadap keseluruhan formulir di dalam suatu organisasi. Menurut Diamond, manajemen formulir meliputi analisis kebutuhan pengguna untuk menentukan formulir seperti apa yang dibutuhkan, mendisain formulir yang terbaik sesuai dengan kebutuhan, dan menjamin formulir tersebut dapat dihasilkan seefisien mungkin dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Disain formulir bertujuan untuk dapat menciptakan formulir yang benar- benar sesuai dengan kebutuhan dan keperluan. Menurut Irawan (1998), disain formulir yang baik akan menghasilkan suatu formulir yang mudah untuk dibaca dan dipahami, diisi, serta diberkaskan.
Dan dijelaskan bahwa di dalam melakukan perencanaan formulir perlu dipertimbangkan fungsi dan fisik dari formulir. Dalam pertimbangan fungsi, yang diperhatikan adalah: a) Maksud dan tujuan dari pembuatan formulir, harus dapat mengarahkan dari awal hingga akhir pekerjaan. b) Menentukan keterangan-keterangan apa saja yang harus dicakup, sesuai informasi apa saja yang ingin diperjelas oleh formulir tersebut. c) Nama formulir
harus menunjukkan tujuannya. d) Tahap-tahap item pada pokoknya harus berupa arus normal pekerjaan dan item yang berhubunggan harus dikelompokkan. e)Memiliki bentuk yang umum berlaku. Sedangkan pertimbangan fisik formulir adalah meliputi: berat kertas, kualitas kertas, serat kertas, warna kertas, dan ukuran kertas.
(sumber: http://www.scribd.com/doc/56292495/11/Disain-Formulir)
Juli 30, 2011 pukul 10:59 am |
NIM : 0906401
Nama : Selvia Irmawati
Pendidikan Akuntansi 2009
mata kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang dikomentari : Formulir
DEFINISI FORMULIR
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh: Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
5. Kecepatan pengisian formulir
6. Penangkapan data dilakukan sekali
7. Tidak ada data yang mengambang
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut
KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Sumber : http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 30, 2011 pukul 11:59 am |
Indra Kurniawan
0900980
Pend. Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi 1
Saya hanya sedikit menambahkan dari kutipan materi diatas.
FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
MANFAAT FORMULIR
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2009/10/bab-3-f-o-r-m-u-l-i-r.html
Juli 30, 2011 pukul 3:16 pm |
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Juli 30, 2011 pukul 3:21 pm |
0906559
Ika dyah astrini
Sistem informasi akuntansi
formulir
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Juli 31, 2011 pukul 3:28 pm |
Menambahkan tentang dokumen
Dokumen
Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya, dokumen ditulis di kertas dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai tangan atau memakai media elektronik (seperti printer).
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007; 216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau pengujian akunting. Sedangkan dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005;82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Zaman sekarang, media elektronik sepertu komputer juga bisa dipakai untuk menyimpan dan menampilkan dokumen, sebagai contoh:
• sebuah komputer pribadi dengan sebuah monitor/layar komputer
• sebuah laptop/komputer portabel
• sebuah Personal Digital Assistant
referensi :
http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen
http://wawan-junaidi.blogspot.com/2011/02/arti-dokumen.html
Agustus 1, 2011 pukul 3:35 am |
Nama: Gina Rahmadiyanti
NIM: 0901407
Mata Kuliah: Sistem Informasi Akuntansi
Judul yg dikomentari: FORM
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Barry E. Chusing yang dialih bahasakan oleh Kosasih (2007 : 24) adalah sebagai berikut :
1). Sumber daya manusia
2). Peralatan
3). Formulir
4). Catatan
5). Prosedur
6). Laporan
– Formulir
Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua trasnsaksi yang tejadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen. Karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas.
Menurut Barry E. Chusing dalam Kosasih (2007 : 81) formulir terdiri dari 4 bagian pokok, yaitu:
(1) Pengenalan (introduction)
Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir.
(2) Instruksi (Instruction)
Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian.
(3) Isi Utama (main body)
Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat.
(4)Kesimpulan (conclusion)
Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.
Dalam definisi akuntansi, Mulyadi menyebutkan:
Formulir adalah keluaran system lain yang menjadi masukan system akuntansi, system lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub system yang diberi nma prosedur.
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebgai bukti transaksi atau sering juga disebut dokumen. (Bacoel-bacoel, 2008)
2. Dalam arti luas, formulir dapat diartikan secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Dengan meluasnya pemakaian computer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar computer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. (Bacoel-bacoel, 2008)
3. Formulir adalah lembaran atau surat yang harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam, diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga, wesel pos, kartu pos, daftar riwayat hidup, selip tabungan, dan lain-lain. (Ifa iklassiyah, 2010)
Kesimpulan :
Formulir adalah lembaran kertas atau bias juga berupa formulir elektronik yang memiliki ruang untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Jadi, Desain Formulir itu adalah : Proses produksi kreativitas seseorang pada formulir berupa kertas atau formulir elektronik dalam bentuk komunikasi visual yang mempunyai fungsi dan nilai estetika untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada setiap orang yang telah diatur formatnya sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
umumnya Formulir yang digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan yang ada di perusahaan lain dalam lingkup usaha yang sejenis, sebagai contoh formulir penarikan dana dalam suatu bank pada dasarnya hampir sama dengan formulir penarikan dana pada bank lain.sebuah perusahaan yang belum memiliki formulir baku dapat mencontoh dari perusahaan lain atau mengambil sumber dari buku manual sistem akuntansi. Formulir contoh selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan atau membuat rancangan baru dengan melibatkan pihak kantor akuntan atau secara khusus mempunyai keahlian untuk merancang formulir
adapun prinsip dalam perancangan formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
3. Adanya unsur internal check
4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan
5. Ada nama dan alamat perusahaan
6. Ada nama formulir
7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)
8. Ukuran formulir
9. Petunjuk pengisian
sumber:
Klik untuk mengakses Chapter%20II.pdf
http://www.docstoc.com/docs/32612423/Sistem-Informasi-Akuntansi
http://zakiakartikautami.blog.ugm.ac.id/2011/04/16/desain-formulir/
Agustus 1, 2011 pukul 2:49 pm |
NIM : 0900994
Nama : Harpa Sugiharti
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi 1
Judul yang Dikomentari : FORM (Formulir)
A. PENGERTIAN
Formulir : Secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu.
B. MANFAAT FORMULIR :
1. Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2. Merekam data transaksi
3. Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan
4. Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi
C. GOLONGAN FORMULIR
1. Menurut Sumbernya :
– Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan
Contoh : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang dagang
– Form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan
Contoh : faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan
– Form yang diterima dari pihak luar perusahaan
Contoh : faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank (bank statement)
2. Menurut Tujuan Penggunaannya :
– Form untuk meminta dilakukannya tindakan
Contoh : bukti permintaan dan penawaran barang gudang (material requisition), surat permintaan penawaran harga (price quotation), memo kredit atau memo debit (debit or credit memos)
– Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi
Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat (bill of lading), pernyataan piutang (account receivable statement)
D. PRINSIP PERANCANGAN FORMULIR
1. Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
2. Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form lainnya
3. Sederhana dan ringkas
4. Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian
5. Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dengan Pihak luar
6. Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi
7. Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol pengeluaran form
8. Cetak garis jika akan ditulis tangan
9. Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar
10. Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak
11. Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data
E. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?
Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu
1. Jika suatu kejadian harus di catat, maka formulir perlu di gunakan
2. Jika informasi tertentu harus di catat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang tepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan
F. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERANCANGAN FORMULIR
1. Siapa yang memerlukan atau yang akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat
2. Adakah formulir lain yang sekarang di rancang atau sekarang di gunakan berisi informasi yang sama, jika ya apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang di rancang ini dengan formulir lain. banyak perusahaan yang merancang faktur penjualan, surat muat (bill of leading), slip pembungkus (packing slip), dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan
3. Apakah elemen-elemen yang harus di cantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. hal ini akan mengurangi kemunhkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisn formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir
4. Apakah formulir akan menggunakan penulisan tangan atau dengan mesin dll
G. INFORMASI YANG DIPERLUKAN UNTUK MERANCANG KEMBALI FORMULIR
1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan
2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut
H. KELEBIHAN ELECTRONIC FORM
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan, pengendalian dan pengarsipan datanya.
I. DOKUMEN
– Dokumen Sumber (Source Document) :
Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap jurnal atau buku pembantu.
– Dokumen Pendukung (Supporting S.) :
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal dan buku pembantu
SUMBER :
Klik untuk mengakses bagian2_formulir.pdf
Agustus 2, 2011 pukul 3:09 pm |
Eldo Ikhsan
Pendidikan Akuntansi 2009
0905955
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
Agustus 2, 2011 pukul 3:10 pm |
Eldo Ikhsan
Pendidikan Akuntansi 2009
0905955
source : http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
Agustus 2, 2011 pukul 3:31 pm |
Eldo Ikhsan
Pendidikan Akuntansi 2009
0905955
Saya setuju dengan materi bapak, karena meskipun formulir hanyalah secarik kertas dengan ruang kosong untuk diisi dengan data-data transaksi namun jika tidak ada formulir akan mengakibatkan kekacauan dalam sistem pencatatan akuntansi, karena salah satu input dari akuntansi adalah dari data-data yang terdapat di formulir transaksi
source : http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik
Tidak pernah kehabisan formulir
Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
Pengisian formulir jadi lebih cepat
Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
Merekam data transaksi bisnis perusahaan
Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
Menurut sumbernya :
Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Menurut tujuan penggunaannya :
Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
Identitas formulir, ada nama dan id formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
(Disarikan dari Sistem akuntansi, Mulyadi)
Agustus 3, 2011 pukul 4:02 pm |
Diko Novriana Hidayat
Pendidikan Akuntansi 2009
0901768
Saya sedikit mengomentari tulisan bapak, semoga bermanfaat.
PERANCANGAN FORMULIR
Definisi Formulir
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur penjualan
Dengan meluasnya pemakaian komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keuntungan menggunakan formulir elektronik :
1. Tidak pernah kehabisan formulir
2. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir elektronik mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
3. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
4. Pengisian formulir jadi lebih cepat
5. Data dapat langsung diolah menjadi informasi
Manfaat formulir
1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
Klasifikasi formulir
• Menurut sumbernya :
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
• Menurut tujuan penggunaannya :
1. Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll
2. Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan
2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir
3. Memiliki tembusan/copy
4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data
5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
6. Memiliki nomor urut tercetak
Definisi Dokumen
Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis.
Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya.
Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
http://bakoel-bakoel.blogspot.com/2008/09/perancangan-formulir.html.
http://www.documentsolution.com/ID/about_document.htm.
Agustus 3, 2011 pukul 4:08 pm |
Eldo Ikhsan
Pendidikan Akuntansi 2009
0905955
Saya sedikit mengomentari artikel bapak, hanya bermaksud untuk melengkapi, semoga bisa menjadi tambahan dari resensi artikel ini.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Formulir yang di gunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa fungsi sekaligus.sebagai contoh dalam transaksi penjualan,suatu perusahaan menggunakan suatu fornmulir yang di sebut surat orderan penjualan. Formulir ini di isi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan,misalnya tanggal penjulan , nma dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang di jual , harga jual persatuan dan total harga jual.surat orderan penjualan ini di buat 4 lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan klerikal.lembar pertama berfungsi sebagai faktur enjualan yang di kirim kepada pembeli; lembar ke dua berfungsi sebagai permintaan otorisasi penjualan kredit kepada bagian kredit; lembar ke tiga berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada bagia pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan; lembar ke empat berfungsi sebagai tembusan piutang yang di pakai oleh bagian piutang untuk mencatat timbunya piutang dari penjualan kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai fungsi sekaligus.
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu di perhatikan :
1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buat lah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukan unsur internal check dalammerncang formulir.
5. Cantumkan alamat dan nama perusahaan pada formulir yang akan di gunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memedahkan identifikasi.
7. Berikan nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar di gunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan di isi dengan tulisan tangan . jika pengisian formulir akan di lakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu di cetak , karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri , dan juga jika bergaris , pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya mebutuhkan tanda atau x,atau dengan menjawab ya atau tidak , untuk menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisiplan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir di bagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
Terima kasih atas kesempatannya semoga sedikit komentar ini bisa menjadi bermanfaat.
Agustus 6, 2011 pukul 7:36 am |
Nama : ika triana
Berbicara mengenai electronik form dan dokumen, saya baru saja membaca tentan bagaimana memproses sebuah transaksi kedalam dokumen berbasis komputer.
Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer
Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:
•dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
•dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
•dengan sms
•dengan menginputkan data di internet
•dengan barcode scanner
•scanner yang lain
Dokumen Input
Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.
Fungsi dokumen input:
•sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
•sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
•refleksi akuntabilitas
•menyediakan data untuk membuat laporan
Desain dokumen input yang baik:
•judul yang bermakna
•marjin
•ukuran font
•warna
•berat kertas
•nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif
Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:
•warna yang nyaman di mata user
•memudahkan user dalam menginput data
•perhitungan otomatis
•kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
•pesan kesalahan yang mudah dipahami
•menu help yang tersedia untuk membantu user
Proses
Pemrosesan Input:
•off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
•on line